Transformation of Indirect Procurement
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  • Erhöhung Kostenbewusstsein, Reduktion Maverick Buying

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Florian Dederichs

Florian Dederichs

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Strategischer Einkauf Warengruppen: Effektiv Kosten senken & EBITDA steigern


Was wäre, wenn in Ihrem Unternehmen, heute, signifikante Einsparungen und damit verbunden nachhaltige Wertsteigerungen entlang der gesamten Beschaffungskette möglich wären? Selbst in Unternehmen mit funktionierender Einkaufsabteilung sind durch professionelle strategische Warengruppenoptimierung hohe Einsparungen und Mehrwerte zu realisieren. Die erfolgreiche Methodik kann darüber hinaus nachhaltig in Ihrem Unternehmen verankert werden und eignet sich auch für schnelle, umfassende Veränderungen Ihrer Lieferantenbeziehungen.

In diesem Beitrag behandeln wir unter anderem folgende Fragestellungen:

  • Warum Ressourcen in den strategischen Einkauf von Warengruppen investieren?
  • Wie sieht die Vorgehens Methodik im strategischen Einkauf von Warengruppen aus?
  • Welche Fallen und typische Herausforderungen gilt es zu beachten?

Darüber hinaus geben wir praktische Anwender Ratschläge, diskutieren Lösungsansätze und geben einen Ausblick, wie Sie mit dem strategischen Einkauf von Warengruppen auch zukünftig einen entscheidenden Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg erbringen können.

 


 

Warum Ressourcen in den strategischen Einkauf von Warengruppen investieren?


Es lohnt sich! Von vielen Entscheidern und Managern weiterhin unterschätzt, lassen sich mit den richtigen Methodiken und Fähigkeiten durch strategischen Einkauf einer Warengruppe immer noch wettbewerbsentscheidende und dauerhafte Vorteile für Unternehmen erzielen. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten beinhaltet allein schon aufgrund von Fortschritt und Veränderungen Ihres Unternehmens, das der Bestandspartner und des Marktes ständig neue Möglichkeiten. Und dies ist ja eben genau der Grund, warum Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten. Sie möchten flexibel sein und von der Expertise des besten Anbieters für Ihre Nachfrage profitieren. Ändert sich also in diesem Angebot etwas durch Konkurrenz, Technologie oder einem anderen Einflussfaktor, sollten Sie die Zusammenarbeit neu prüfen und Alternativen strategisch bewerten, um die eigene Position zu optimieren.

Die Erfahrung aus der Praxis zeigt, die Potentiale, die sich aus professionellen strategischen Warengruppeneinkauf ergeben, liegen fast immer deutlich über den Erwartungen von Einkäufern und Geschäftsführung. Die damit ebenfalls unterschätzte Bedeutung für das Unternehmensergebnis führt häufig dazu, dass zu wenige Initiativen und Ressourcen für den strategischen Einkauf von Warengruppen eingesetzt werden und Potentiale nicht identifiziert werden.

Neben dem Aspekt der Einsparungen sichert der strategische Einkauf von Warengruppen Kapazitäten und Qualität. Vertraglich sichert er Qualitäts-, Versorgungs- und Margen-Risiken ab.  Denn Lieferengpässe, Qualitätseinbußen und unerwartete Preisanstiege führen weiterhin zu hohen Werteinbußen in vielen Unternehmen.

Allessamt Missstände, die durch professionellen strategischen Einkauf von Warengruppen erfolgreich verbessert werden können.

 

Definition und Aufgaben im strategischen Einkauf einer Warengruppe

Im Procurement bezeichnet der strategische Einkauf von Warengruppen den Prozess der Identifizierung, Realisierung sowie nachhaltigen Verankerung von Optimierungspotentialen und Einsparungen je Warengruppe. Der Prozess ist stark daten- und faktenbasiert und beinhaltet tiefgreifende Anreicherung und Analyse von internen wie extern erhobenen Daten aus Interviews und Benchmarks, um hierauf basierend die geeignetste Strategie und effektivsten Verhandlungsansatz mit den Lieferanten zu finden.

Warengruppen unterscheiden sich hinsichtlich Ihrer Warengruppenstrategie, der investierten Ressourcen und dem resultierenden Nutzen für das Unternehmen. Je nach Zielsetzung optimiert eine Warengruppe eine oder mehrere der Dimensionen Preis, Qualität und Verfügbarkeit eines einzukaufenden Produktes, Materials oder einer Dienstleistung.

Procurement ohne strategischen Warengruppen Einkauf würde lediglich die operative Beschaffung ausführen. Konditionen, Spezifikationen sowie kosten- und qualitätsbeeinflussendes Einkaufsverhalten würden nicht optimiert und entsprechend an die sich ständig verändernden Beschaffungsmärkte angepasst werden.

Demnach gehören zu den zentralen Aufgaben eines strategischen Einkaufs einer Warengruppe:

  • Erarbeitung der Warengruppenstrategie (wie sind Ziele zu erreichen)
  • Identifikation und Eignungsprüfung aktueller und alternativer Lieferanten sowie die allgemeine Marktbeobachtung und -analyse
  • TCO Kostenanalyse und Strukturierung von Preismodellen, Verträgen, Abläufen der Lieferantenzusammenarbeit, etc.
  • Durchführung von Ausschreibungen, Lieferantenverhandlung und Lieferantenworkshops
  • Lieferantenauswahl, Vertragsschluss und Vertragsimplementierung
  • Warengruppen- und Lieferantenmanagement

Die einzelnen Warengruppen werden von strategischen Einkäufern oder Category Managern betreut, welche die Verantwortung für ihre Warengruppe über die Zeit tragen. Die Aufgaben des strategischen Einkaufs sind meist Zyklen getrieben und wiederholen sich in jedem Zyklus.

Zu Beginn des Zyklus’ werden Potentiale hinsichtlich Einsparungen, Qualität und Verfügbarkeit identifiziert. Diese werden dann in einer Warengruppenstrategie formuliert und in einer kompetitiven Ausschreibung oder in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit Lieferanten versucht zu realisieren. Die anschließende Implementierung verankert die vereinbarten Konditionen und Lieferanten im Unternehmen und geht langsam ins kontinuierliche Lieferantenmanagement über bis das Zyklusende erreicht ist und ein neuer Zyklus startet.

 

Wie geht man beim strategischen Einkauf von Warengruppen vor? Gibt es einen festen Prozess?


Als OCM Best Practice Methodik im strategischen Einkauf von Warengruppen, auch Category Management genannt, hat sich ungeachtet der Warengruppenstrategie ein 3-stufiger Warengruppen Einkaufsprozess zur Orientierung und als Leitfaden bewährt. Das Projektmanagement und Reporting der Warengruppen wird so erleichtert. Methoden und Schritte sind einfacher zu vermitteln und zu kommunizieren. Nachfolgend beschreiben wir zunächst das allgemeine Vorgehen entlang der Methodik bevor später eine Vorgehens-Empfehlung für verschiedene Klassen von Warengruppen diskutiert wird.

Vielfach stagnieren die Ergebnisse und Konditionen im Einkauf. Prozesse und Herangehensweisen sind zur Routine geworden und mancher Lieferant steht dem Unternehmen so nah, dass die Einladung zur Weihnachtsfeier nicht fern ist. Bei der Frage nach Optimierungspotentialen bekommt die Einkaufs- und Unternehmensführung häufig die Antwort, dass das Optimum der Einkaufskonditionen erreicht ist und somit keine weiteren Verbesserungen mehr möglich sind – es läuft ja gut.

Ein Szenario bei welchem Einkaufsleitung und Management aufhorchen sollten. Enge Lieferantenbeziehungen können, müssen aber nicht ein Zeichen von gutem Lieferantenmanagement sein. Etablierte Methoden und Prozesse können, müssen aber nicht passend zur Markt- und Unternehmenssituation sein. Zeichen eines guten Warengruppenmanagements ist es eben auch, jederzeit über die Position der eigenen Konditionen im Markt Bescheid zu wissen, Methoden und Techniken zu variieren und auch etablierte Lieferanten ständig zu hinterfragen und zu fordern. Viele Einkaufsorganisationen verlassen sich hier auf die Einschätzung der Category Manager, schließlich sind diese naturgemäß am nächsten am Thema dran. Ob jeder Category Manager sich jedoch selbst im Ansatz regelmäßig hinterfragt und Potentiale grundsätzlich eruiert, ist in vielen Fällen eine ungestellte Frage, welche Unternehmen teuer zu stehen kommen kann. 

Um bei unseren Kunden vorhandene Potentiale zu identifizieren und den Status Quo zu bewerten, erstellen wir eine Light Version Warengruppen Profils. Neben der Sammlung und Auswertung von Ausgabendaten und Prozessen versuchen wir erste Pain Points und strategischen Einkaufshebeln zu identifizieren und zu bewerten.

Darüber hinaus erheben wir historische Informationen aus vergangen Einkaufsinitiativen sowie ein Einkaufskonditionen und deren Entwicklung in Interviews. Zum anderen erheben wir externe Marktinformationen und greifen auf Benchmarks zurück. 

Häufig eingesetzte Methoden in der Potentialanalyse sind:

  • Workshops mit den Category Managern zur hypothesengetriebenen Erarbeitung von Einkaufshebeln
  • Retrospektive Auswertung vergangener Initiativen
  • Bewertung aktueller Konditionen mit Benchmarks und Entwicklungen im Markt
  • Prüfung eingebrachter Methoden und Techniken
  • Hinterfragen der gelebten Abläufe, um eventuelle Verbesserungspotentiale im Prozess zu identifizieren
  • Hinterfragung strategischer Optionen der Warengruppe
  • Marktschnelltests, um zu sehen welche Preise am Markt verfügbar sind

 

Im Ergebnis erhält man neben einer Bewertung des derzeitigen Category Management und entsprechend abgeleiteter Maßnahmen zur Verbesserung eine Bewertung der realisierbaren Einkaufspotentiale.

Setzt Ihr Einkauf „den Plan in die Tat“ um? Unterscheiden sich die gelebten Ansätze und Maßnahmen entlang verschiedener Warengruppenkategorien und verfügen Ihre Einkäufer über unterstützende Methoden und Tools? Die Einkaufsstrategie steht, die Organisation ist auch fähig die Potentiale zu heben und doch lassen Einkaufsorganisationen Einkaufspotentiale oftmals in der Umsetzung der übergeordneten Warengruppenstrategie liegen.

Dies ist ein typisches Problem vieler Unternehmen. Meist mangelt es hier an der Vermittlung der Schritte, einer klaren Methode als Gerüst und Kommunikationswerkzeug und manchmal einfach daran, dass die Einhaltung und Umsetzung der Warengruppenstrategie nicht überwacht und gemanagt wird. Im Ergebnis nutzt die beste Strategie und die fähigste Organisation nichts, wenn diese nicht entsprechend auf Warengruppenebene umgesetzt werden.

Die in der Strategie des Einkaufs festgelegte übergeordnete Warengruppenstrategie definiert je ABCD-Warengruppenkategorie allgemeine Arbeitsschritte, Methoden und Maßnahmen, um mit den gegebenen Ressourcen das beste Ergebnis des Einkaufs zu erzielen. Im Warengruppeneinkauf gilt es dann, dies im Einzelfall auf die entsprechende Warengruppe anzuwenden. Die Kunst besteht je Warengruppe und Warengruppenkategorie darin, die Bestandteile und Arbeitsschritte der Methodik sowie den Prozess an sich so anzupassen, dass optimale Ergebnisse mit den verfügbaren Ressourcen ermöglicht werden. Hierzu bedarf es im Wesentlichen zweier Dinge:

  • einer Bewertung und Strategie zur Hebung identifizierter Potentiale je Warengruppe
  • inhaltliche sowie methodische Erfahrung im strategischen Warengruppeneinkaufsprozess

Für optimale Ergebnisse und eine effiziente Nutzung der Ressourcen setzen wir, neben dem klassischen Warengruppenansatz, unter anderem folgende Methoden und Tools ein: Self-Sourcing durch E-Sourcing Plattformen und Vendor Management Systeme, E-Auctions, Konzept des Negotiation Powerhouse, Joint Design-to-Cost Workshops, Rapid Sourcing.

Die größte Herausforderung im Lieferantenmanagements ist zum einen die strukturierte Durchführung eines professionellen Ansatzes zum Lieferantenmanagement und zum anderen die Einbindung der betroffenen Fachabteilungen beider Seiten in den Kooperationsprozess. Ein weiterer Aspekt ist eine nicht funktionierende Leistungsmessung und Steuerung. Diese haben oftmals zur Folge, dass Einsparungen und Verbesserungen aufgrund verhandelter Konditionen nicht realisiert werden können. Auf der täglichen Arbeitsebene schlecht integrierte Lieferanten und ein nicht vorhandenes Vertrauensverhältnis erschweren zudem die Kommunikation und schließen nachhaltige Schaffung von Mehrwert durch eine gemeinsame Verbesserung des Produkts aus.

Im Aufbau eines funktionierenden Lieferantenmanagements unterstützen wir unsere Kunden in der Einrichtung und Ausführung von Prozessen zur regelmäßigen Prüfung der Einkaufskonditionen sowie Leistungsmessung und -steuerung gemäß vertraglich vereinbarter KPIs. Zudem implementieren wir Kommunikationsprozesse zur Verbesserung von Planung und Steuerung der Bedarfe und Qualitätsanforderungen. Durch frühzeitig kommunizierte Planbedarfe können Risikopuffer verringert und Planungssicherheit hergestellt werden, um somit Kosten zu senken. Durch gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Lieferantenbeziehung kann zudem die Belastbarkeit der Supply Chain erhöht und der Erfahrungsaustausch zur Suche nach gemeinsamen fachlichen Lösungskonzepten verbessert werden. Ein weiterer Schritt kann die Einbindung der Material-Experten der Lieferanten in die Produktentwicklung sein. Gemeinsame Workshops zur Optimierung gemeinsamer Abläufe und der Spezifikation der Materialien für die Produktionskette können Kosten signifikant und nachhaltig senken, ohne die Marge zu reduzieren.


 

Ausblick und Fazit des strategischen Einkaufs von Warengruppen


Auch mit wachsender Technologisierung des Einkaufs ist der strategische Warengruppeneinkauf weiterhin hochrelevant, wenn es darum geht Kostenoptimierungen zu realisieren und Verfügbarkeiten risikoarm zu sichern. Die schnellen Veränderungen von Beschaffungsmärkten, Supply Chains und die steigenden Kundenanforderungen verlangen kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Beschaffung eines Unternehmens und damit auch der Warengruppenstrategien.

Durch strategische Optimierung von Warengruppen können Unternehmen Ihre Kosten oftmals drastisch reduzieren und gleichzeitig Qualität verbessern, um somit zum Unternehmenserfolg beizutragen. Hier werden in der täglichen Arbeit, die durch eine gute Strategie und Einkaufsorganisation geschaffenen Potentiale, in Einsparungen und wettbewerbsfähigen Einkaufskonditionen auch umgesetzt.

Die 3 zentralen Mehrwerte eines guten strategischen Warengruppeneinkaufs:

  • Identifikation und Realisierung von Einsparungspotentialen durch Verhandlung, Lieferantenauswahl, Bedarfssteuerung oder Spezifikationsanpassungen
  • Wertbeitrag in der Produktentwicklung zur Materialverbesserung oder Kostenersparnis durch erfolgreiches Lieferantenmanagement und Kostentransparenz
  • Nachhaltige Verankerung von Einsparungspotentialen im EBITDA durch aktives Lieferantenmanagement und Warengruppen-Steuerung

OCM bietet umfassende Unterstützung bei Gestaltung und Umsetzung Ihres strategischen Warengruppen Einkaufs durch unser Projektmodul Warengruppen optimieren. Dabei stellen wir Kostenreduktion, einen direkten Effekt im EBITDA sowie die Erreichung der strategischen Ziele der Warengruppe sicher.
Darüber hinaus verbinden wir unsere bewährte Vorgehensweise im strategischen Einkauf von Warengruppen auch mit unseren Produktmodulen Training: Strategischer Einkauf & Verhandlung, oder mit dem Aufbau und der Optimierung Ihres Lieferantenmanagements
In unserem breiten Modulangebot Einkaufsberatung finden Sie darüber hinaus weitere Leistungen, um Sie bei der Optimierung Ihrer Kosten und Ihres Einkaufs zu unterstützen
Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer Herausforderungen konkrete Lösungsansätze.

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