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Digitalisierung Einkauf: Vorgehen, Fallstricke und Lösungen
Die Digitalisierung Einkauf ist durch digitale Beschaffungsprozesse, Data Analytics oder Procurement 4.0 in aller Munde. Wie Sie eine Leistungssteigerung Ihres Einkaufs durch schnelleren Informationsfluss, die Automatisierung von Arbeitsschritten sowie den Zugang zu Technologien erreichen, erfahren Sie hier. Wir diskutieren vor diesem Hintergrund Fragestellungen wie:
- Wann macht die Digitalisierung Einkauf Sinn, wann nicht?
- Digitalisierung Einkauf - was ist das richtige Vorgehen?
- Agile oder klassisch – welches Vorgehen verspricht Erfolg bei der Digitalisierung Einkauf?
- Welche Fallstricke gilt es zu vermeiden und wie sehen Lösungen aus?
Im Anschluss an diese Fragenstellungen, diskutieren wir Herausforderungen und Lösungsansätze und geben einen Ausblick wie Sie mit der Digitalisierung Einkauf einen Beitrag zur Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens liefern können.
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Wann ergibt die Digitalisierung Einkauf Sinn, wann nicht?
Sie sollten sich zunächst genau bewusst machen, was sie konkret durch die Digitalisierung erreichen wollen und welche Bereiche betroffen sein sollen. Viele Unternehmen arbeiten nach eigenen Angaben derzeit an der Digitalisierung ganzer Unternehmensbereiche – doch was heißt das konkret?
Für den Einkauf lässt sich die Digitalisierung auf 3 wesentliche Hauptziele eingrenzen:
- Verbesserung der Informationslage
- Arbeitsprozessuale oder Beschaffungsprozess Optimierungen
- Unterstützung von Management Prozessen
Um mit der Digitalisierung den erhofften Mehrwert zu erzielen, stellen Sie sich nun die Frage, welches Ziel sie verfolgen, welche Bereiche konkret betroffen sind und welche Bereiche profitieren.
Bei der Digitalisierung ist es, selbst bei der Vision einer gesamtheitlichen Digitalisierung, ratsam in konkreten Initiativen zu denken, jede Initiative hinsichtlich ihres Aufwands/ Nutzen zu bewerten und das Zusammenspiel hin zu einem gesamtheitlichen Ziel vor Augen zu haben.
Beispiel anhand eines Referenzprojekts mit dem Ziel: Aufbau eines interaktiven Business Intelligence Dashboards für den strategischen Einkauf
Das täglich automatisch aktualisierte Dashboard bietet Analyseunterstützung für Verhandlungen oder die Warengruppenstrategie und senkt so die Analysezeit je Einkäufer um ca. 40%. Darüber hinaus verbessern sich die Verhandlungsergebnisse durch aussagekräftige Analysen im Schnitt um 3%. Zusätzlich führt die Überwachung der Maverick Buying Quote dazu, dass Ausgaben von 400k Euro mit einer Ersparnis von durchschnittlich 11% auf den Rahmenvertrag mit dem Preferred Supplier gelenkt werden konnten. Der Investitionssumme von 20k Euro stehen jährliche zu erwartenden Einsparungen von 80k Euro gegenüber.
Neben der Mehrwertbetrachtung jeder Initiative ist es essenziell die dafür notwendigen Voraussetzungen und Investitionskosten mit einzubeziehen. Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen Softwarelösungen anschaffen ohne die hierfür zwingend benötigten Voraussetzungen an Datenverfügbarkeit, Schulung und Training sowie Anbindung an die interne Systemlandschaft oder die Lieferanten zu berücksichtigen. Selbst innerhalb von Softwaresystemen übersteigt die Bandbreite an Lösungen oft das für den individuellen Fall benötigte Maß. Auch Systeme mit dem Ziel der Verbesserung der Prozesseffizienz werden oftmals angeschafft und auf die eigenen Prozesse angepasst – wenn Software angepasst und individualisiert wird, sollten Sie vorher gründlich geprüft haben, ob die eigenen Prozesse optimal sind.
In folgenden Situationen sollten Sie von einer Digitalisierung im ersten Schritt Abstand nehmen:
- Keine Digitalisierung, ohne wirkliche Strategie und Mehrwertprüfung für Ihr Unternehmen
- Keine Digitalisierung von ineffizienten Prozessen, ohne diese zu optimieren
- Keine Digitalisierung von Prozessen deren Datenanforderungen durch die Digitallösung nicht erfüllt werden können
- Keine Digitalisierung, solange diese ein Risiko für kritische Tagesgeschäft darstellt
Wann ergibt also die Digitalisierung im Einkauf Sinn? Wenn eine konkrete Initiative in ihrer Aufwand-Nutzen-Betrachtung positiv ist, alle zwingenden Voraussetzungen zur Funktionsweise der Digitalen Lösung bewertet und erfüllt sind und die Lösung systemisch und prozessual passend und umsetzbar ist.
Digitalisierung Einkauf: was ist das richtige Vorgehen?
Schritt 1: Analyse der Ausgangssituation
Sammeln und identifizieren Sie zunächst Pain Points, welche in dem betrachteten Bereich vorliegen. Identifizieren Sie mögliche Lösungen und Handlungsalternativen. Bewerten Sie Ausmaß der Pain Points und Wirkungsgrad der digitalen Lösung als Digitalisierungspotentiale. Überprüfen Sie Voraussetzungen, Zusammenhänge und sonstige Risikofaktoren einer möglichen Implementierung. Handelt es sich um eine bereits verfügbare Softwarelösung oder ist eine Eigenentwicklung möglich und sinnvoll? Welche Ressourcen sind notwendig: Programmierung, Fachressourcen, IT-Ressourcen?
Entwickeln Sie eine Realisierungsstrategie zur Prüfung und Umsetzung des Digitalisierungspotentials und legen Sie diese zur Entscheidung vor.
Schritt 2: Realisierung der Digitalisierungsinitiative
Prüfen und bewerten Sie die Realisierungsmöglichkeiten. Egal ob es existierende Softwarelösungen gibt oder eine Eigenprogrammierung angestrebt wird – definieren Sie zunächst die Zielvorstellung und den Lösungsweg.
einer Plattformlösung für e-Procurement und P2P
Berücksichtigen Sie hierzu die businessseitigen Anforderungen und den optimalen Prozess, Datenverfügbarkeiten und andere Useranforderungen. Hierzu bieten sich User Cases an, in denen konkret beschrieben ist, wie der Business Nutzen, um den es letztendlich geht zu Stande kommt.
Bei der Eigenentwicklung arbeiten Sie anschließend mit den benötigten Ressourcen an einem Blueprint der Lösung, bewerten und planen Sie die Realisierungsphase in Meilensteinen mit konkretem Datum und zu erreichendem Funktionsstand.
Handelt es sich um externe Software, informieren Sie sich über das Angebot, gleichen dieses mit Ihren Anforderungen und Zielvorstellungen ab. Demos und Lieferantenvorstellungen eigenen sich gut, um die Auswahl voranzutreiben.
In beiden Fällen empfehlen wir eine pragmatische Umsetzung über einen oder mehrere Proof of Concept (PoC). Hier können sowohl die Eigenprogrammierung wie auch externe Lösungen ihren Eignungsgrad zur Zielerreichung demonstrieren. Dieser Check sollte möglichst schnell, kostengünstig und risikofrei sein und Ihnen die Entscheidung zum Roll-Out ermöglichen.
Schritt 3: Roll-Out der Digitalisierungsinitiative
Ist die Entscheidung für den Roll-Out der Lösung gefallen, stellen Sie zunächst einen Implementierungsplan auf. Hierbei gilt es Risiken, wie den Einfluss auf das Tagesgeschäft oder Ablehnung des Wandels durch involvierte Mitarbeiter, frühzeitig zu erkennen und entgegenzuwirken. Gezielte Information, Motivation und Einbindung der betroffenen User, sowie ein schrittweises Vorgehen helfen Ihnen beim Roll-Out. Ein funktionierendes Projektmanagement sollte regelmäßig über Schwierigkeiten und Erfolge berichten und gegebenenfalls mittigeren. Schulungen anhand von anwenderbezogenen Übungen, die den Nutzen für den User demonstrieren, helfen bei der Integration in die alltäglichen Prozesse.
Agile oder klassisch – welches Vorgehen verspricht Erfolg bei der Digitalisierung Einkauf
Die Antwort ist, es kommt drauf an. Beide Projektmanagement Methoden haben ihre unterschiedlichen Vor- und Nachteile und ihre Daseinsberechtigung.
Der grundsätzliche Unterschied besteht darin, dass im klassischen Projektmanagement davon ausgegangen wird, dass man einen Endzustand beschreiben und den Produktionsprozess bis dorthin detailliert planen und hinsichtlich des Aufwands und der Kosten bewerten kann. Unvorhergesehene Ereignisse erfordern demzufolge eine Anpassung an Aufwand und Kosten bzw. ab einem gewissen Ausmaß eine komplette Neujustierung.
Die agile Projektmethodik ist ein iterativ-inkrementeller Ansatz, welcher darauf abzielt nach jeder Arbeitsphase einen nutzbaren Baustein der Gesamtlösung abzuliefern. In den kurzen Arbeitsphasen verfolgt das Team eine Produktvision und versucht Produktwünsche in einem priorisierten Backlog zu berücksichtigen. Dieses flexible Vorgehen ermöglicht kontinuierliche Neupriorisieren und schnelle kostengünstige Anpassung.
Diesen Unterschied vor Augen kann man sagen, dass im Fall von komplexen Zusammenhängen, unbekannten Technologien oder einem hohen Risiko von unvorhersehbaren Ereignissen eine agile Projektmethodik zu favorisieren ist. Ihr Nachteil ist, dass sie weniger planbare Ergebnisse und Kosten erbringen sowie einen erhöhten Kommunikations- und Abstimmungsaufwand haben.
Klassische Projektmethoden sind dahingehend deutlich effizienter und erfolgreicher, wenn die Komplexität gering und das Risiko von unvorhersehbaren Ereignissen gering ist.
In beiden Fällen empfehlen wir einen Proof of Concept, welcher die entscheidendsten Mehrwerte in kleiner und schnell erreichbarer Umgebung demonstrieren kann.
Sind wir auf dem richtigen Weg?
Prüfen Sie anhand folgender Check-Up Fragen, ob Ihre Strategie zur Digitalisierung Einkauf oder Ihre aktuelle Initiative auf dem richtigen Weg ist:
- Eine klar formulierte Strategie mit konkreten Zielvorhaben ist unter Prüfung aller Voraussetzungen formuliert und in den Köpfen der Initiativen fest verankert
- Es liegt ein klarer Fahrplan mit fest definierten Prüfzeitpunkten vor, an dem Funktionalitäten auf ihren Praxismehrwert hin dargelegt werden
- In der Ausgestaltung der Realisierung waren Ressourcen mit entsprechender Erfahrung und gesamtheitlichem Weitblick involviert
- Die gewählte Projektmethode und Steuerung sind passend zum Digitalisierungs-Vorhaben
Gerne unterstützen wir Sie im Dialog oder der Diskussion, um Ihre Strategie zur Digitalisierung Einkauf oder das konkrete Digitalisierungs-Projekt zu bewerten.
Welche Praxis-Fallstricke gilt es zu vermeiden und wie sehen Lösungen aus?
Um Anhaltspunkts für einige vermeidbare Fehler zu liefern oder um Situationen frühzeitig zu erkennen, beschreiben wir im Folgenden einige typische Praxisbeispiele, in denen die Digitalisierungsinitiative vor dem Scheitern stand. Die dabei gefundenen Lösungsansätze können gegebenenfalls bei der Prävention und Lösungsfindungen unterstützen.
Bisher konnte sich keine Komplettlösung zur Digitalisierung des gesamten Einkaufs etablieren. Dies führt dazu, dass Unternehmen auf verschiedene Einzellösungen zugreifen und diese implementieren. Schnittstellenanpassungen und -fehler sowie damit verbundene verpasste Synergien durch Vernetzung mit anderen Unternehmensbereichen und Funktionen sind häufig die Folge. Die Digitalisierung verfehlt somit Potential und kann zudem durch die historisch wachsenden Anpassungen an vorhandene, im Gesamtkontext jedoch suboptimale Vernetzung von Systemen, zu Mehrkosten und Zeitverlusten führen – ein Ergebnis entgegen der eigentlichen Ziele der Digitalisierung.
In der Erarbeitung einer Strategie zur Digitalisierung unterstützen wir unsere Kunden, ausgehend von der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie, zunächst dabei, Ziele für die Digitalisierung des Einkaufs abzuleiten. Die möglichen Ziele entstammen 3 Segmenten:
Verbesserte Informationsverfügbarkeit, -auswertung und -weitergabe:
- Echtzeitverfügbarkeit von Informationen zur früheren Fehlererkennung und Vermeidung von Risiken
- Verbesserte Datenqualität und Datenverfügbarkeit zur Steigerung des Aussagegehalts von Informationen
- Vertikal und horizontal vereinfachte sowie medienbruchfreie Kommunikation
- Verbesserte Steuerungsmöglichkeit und Entscheidungsgrundlage
- Schnellere Reaktionen auf Marktänderungen und Trends
- Verbesserte Auswertung von Kunden- und Lieferantendaten ermöglicht gezieltere Ansprache und Entwicklung individualisierter, bedarfsgerechter Produkte/ Materialbedarfe
Kosten-, qualitäts- und zeitoptimierte Prozesse:
- Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit (Anfragen, Bestellungen, Reklamationen, Auswertungen etc.)
- Verminderung des Personalaufwands für automatisierbare Prozesse
- Qualitätssteigerung durch Reaktionsgeschwindigkeit und Fehlervermeidung
Optimierung von Management-Tätigkeiten:
- Verbesserte Personalplanung und -management
- Verbesserte Messung und Steuerung des Einkaufs
- Entscheidungsoptimierung durch autonomisierte Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen im Entscheidungszeitpunkt
- Integration einkaufsrelevanter Ziele und Fragestellungen in angrenzende Fachbereiche durch Vernetzung mit angrenzenden Systemen
Nachdem die Ziele bewertet und die für den Einkauf passenden erarbeitet sind, gilt es die effektivsten Maßnahmen und Aspekte zur Erreichung der einzelnen Ziele abzuleiten. Aufbauend aus den Maßnahmen erstellen wir einen gemeinsamen Projektplan zur mittel- bis langfristigen Umsetzung einer Digitalisierung des Einkaufs.
Eine der Gefahren besteht in der Auswahl einer nicht auf die individuellen Bedürfnisse passenden Software. Vielen Unternehmen gelingt es nicht die fachliche Kompetenz mit dem notwendigen IT-Verständnis zu vereinen, um so eine fachlich und systemtechnisch ideale digitale Lösung zu finden. Folge sind oft überspezifizierte und damit zu teuren Lösungen, unvernetzte Insellösungen deren Potential nicht ausgeschöpft wird oder Digitalisierungsprojekte deren Dauer und Ergebnisse nicht dem Anspruch genügen.
Wir vereinen sowohl fachliche Expertise, IT-Verständnis als auch die notwendigen Projektmanagement Fähigkeiten, um unsere Kunden in der Auswahl, Verhandlung und Implementierung von geeigneten Lösungen zu unterstützen. Dabei achten wir darauf die Spezifikationen im Hinblick auf Zielerreichung und Realisierungsgrad aufzunehmen und von verschiedenen Best-in-Class Anbietern demonstrieren zu lassen. Wichtig ist die relevanten involvierten Fachabteilungen in die Auswahl einzubinden und den Auswahlprozess standardisiert und effizient durchzuführen. In der Implementierung gilt es deswegen dezidierte Schritte mit Verantwortlichkeiten und Fristen zu versehen und die Projektleitung mit einem ausreichenden Mandat auszustatten, um das Projekt effizient und innerhalb der Budgetvorgaben abzuschließen.
Technologischer Fortschritt und die rasanten Entwicklungen in diesem Bereich haben einige herausragende Lösungen zur Sammlung, Auswertung und Deduktion von wertsteigernden Maßnahmen hervorgebracht. Voraussetzung für den richtigen Einsatz sind neben der Auswahl der richtigen Software passend zur Strategie und zur IT-Landschaft die Erfüllung der personellen Ressourcenanforderungen sowie die Platzierung der Lösung im Team. Die Praxis belegt, dass eine Kombination aus Skepsis gegenüber Neuerungen und unzureichende Fähigkeiten und Kenntnisse im Einsatz neuartiger Lösungen den Erfolg von Digitalisierung hemmt oder gar verhindert.
Die Erfahrung zeigt, dass neue Software und Tools Förderer und Unterstützer bedarf. Zudem sorgen regelmäßige Schulungen und Kontrollen über den tatsächlichen Gebrauch dafür, dass Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse erlangen. Eine weitere Methode ist die Einführung sogenannter Super-User, welche jeder Zeit erreichbar sind und gegenseitiges Lernen im Team auf einer Ebene fördern, ohne dass Unkenntnis zu bewertenden Ressourcen durchdringt. Zu den genannten Maßnahmen und weiteren Maßnahmen erstellen wir unseren Kunden ein Trainings- und Schulungskonzept, welches wir bei Bedarf mit unterstützen, um so die Digitalisierung nachhaltig im Unternehmen zu implementieren.
Ausblick und Fazit zur Digitalisierung Einkauf
Die Digitalisierung als disruptiver Einsatz von Technologie nimmt einen zunehmenden Stellenwert ein und wird über die nächsten Jahre zu einer möglicherweise wettbewerbsentscheidenden Revolution der Art und Weise des Einkaufens von Unternehmen führen.
Lösungen der Digitalisierung Einkauf können Mehrwerte in 3 Dimensionen haben und so Personaleffizienzen heben, Einkaufspreise durch bessere Verhandlung und Zeitpunkt und Lieferantenwahl senken und Kosten durch Intransparenz und ineffiziente Steuerung vermeiden:
- Verbesserte Informationsverfügbarkeit, -auswertung und -weitergabe
- Kosten-, qualitäts- und zeitoptimierte Prozesse
- Optimierung von Management-Tätigkeiten
Die Fähigkeit eines Unternehmens frühzeitig Wettbewerbsvorteile durch Digitalisierung zu schaffen und den Anschluss nicht zu verlieren, könnte damit überlebenswichtig werden.
OCM bietet umfassende Unterstützung bei der Digitalisierung Einkauf. Wir unterstützen Sie in der Gestaltung Ihrer maßgeschneiderten Digital Strategie sowie deren Umsetzung auch in Kombination mit unserem umfassenden Produktangebot entlang der Einkaufsberatung.
Wir verbinden unsere bewährte Vorgehensweise der Ausrichtung und Steuerung des Einkaufs, der Beschaffungsprozess Optimierung und dem Know-How aus dem strategischen Einkauf einzelner Warengruppen mit der Digitalisierung Ihres Einkaufs. Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer Herausforderungen konkrete Fragestellungen und mögliche Lösungsansätze.
Kontakt
Unsere Projektmodule im Überblick:
Module Einkaufsberatung
Potentialanalyse Einkauf
- Benchmarking & Identifikation von Potentialen
- Konkreter Maßnahmenplan zur Realisierung
Transformation externe Kosten
- Kosten senken & Maverick Buying stoppen
- Einkaufsoptimierung & Zero Based Budgeting
Beschaffungsprozess optimieren
- Beschaffungsprozesse optimieren: schnell, kosteneffizient, digital
- Geschulte und involvierte Mitarbeiter
- Stärkung von Compliance
Warengruppen optimieren
- Beschaffungsstrategie & Kostenoptimierung
- Qualität steigern & Maverick Buying verhindern
Konzeption Einkaufsstrategie
- Nachhaltig max. Wertbeitrag mit optimaler Einkaufsstrategie
- Kosten senken, Beschaffungsprozesse optimieren
BI Kostenreporting
- Konsolidierte Datenquellen
- Aussagekräftige Live-Analysen
- Faktenbasierte Entscheidungen
Operating Model Einkauf
- Max. Wertsteigerungsbeitrag der Einkaufsorganisation
- Beschaffungsprozesse optimieren, messen & steuern
Training: Einkauf & Verhandlung
- Gezielt geschulte Einkäufer
- Theorie praktisch und betreut umsetzen
Interim Manager Einkauf
- Schnelle Hilfe: Kandidaten innerhalb von 48h
- Abgleich von Anforderung und Eignung vom Einkaufsexperten
- Vom Operativen Einkäufer bis CPO
Digitalisierung Einkauf
- Informationsvorteile in Geschwindigkeit, Umfang, & Aussagekraft
- Effizienz durch Automatisierung, Datenintegration & Prozessvereinfachung
Workforce Management
- Purchase to pay Kosten senken
- Prävention Scheinselbstständigkeit
Lieferantenmanagement
- Effiziente Zusammenarbeit
- Leistungsbasierte Lieferantensteuerung
Versicherungsoptimierung
- Kostenoptimierung
- Individuell optimaler Versicherungsschutz
