Digital Procurement und Data Analytics

Digitalisierung und Data Analytics als Grundlage für schnellere Prozesse bessere Entscheidungen und verbesserte Steuerung des Einkaufs

Was:

Digitaler Einkauf bezeichnet die Nutzung digitaler Lösungen zur Optimierung der Einkaufsprozesse eines Unternehmens. Data Analytics verstehen wir als zielgerichtete Nutzung von Daten und Datentechnologie mit dem Ziel eines Informationsvorsprungs und fundierterer Entscheidungen im Rahmen des Einkaufs. Die Möglichkeiten der Digitalisierung sowie Datenanalysen können sowohl als Lösungen für Teilbereiche aber auch ganzheitlich im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie für den Einkauf erarbeitet werden, um so die entstehenden Synergieeffekte der Digitalisierung zwischen den Teilbereichen zu nutzen.

Warum:

Data Analytics und die Digitalisierung von Einkaufsprozessen ermöglichen eine Leistungssteigerung Ihres Einkaufs und der Ressourcen durch schnelleren Informationsfluss, die Automatisierung von Arbeitsschritten sowie den Zugang zu Technologien, welche neuartige Methoden und Ansätze zur Qualitäts- und Kostenoptimierung einbringen.

Wer, wo, wann:

Die Entscheidung über Digitalisierungs-Initiativen wird meist auf der Ebene der Geschäfts- und/oder Einkaufsleitung getroffen. Mit der Erarbeitung und Umsetzung sind häufig hierauf spezialisierte Projekt-Manager oder externe Dienstleister betraut, da diese Themen für viele Unternehmen Neuland darstellen. Die Digitalisierung als disruptiver Einsatz von Technologie nimmt einen zunehmenden Stellenwert ein und wird über die nächsten Jahre zu einer möglicherweise wettbewerbsentscheidenden Revolution der Art und Weise des Einkaufens von Unternehmen führen.


Typische Anzeichen für Verbesserungsbedarf im operativen Einkauf und mögliche Lösungsansätze

In Abwesenheit einer Strategie zur Digitalisierung des Einkaufs führen viele ad hoc ergriffene Massnahmen ins Leere

Herausforderung:

Bisher konnte sich keine Komplettlösung zur Digitalisierung des gesamten Einkaufs etablieren. Dies führt dazu, dass Unternehmen auf verschiedene Einzellösungen zugreifen und diese implementieren. Schnittstellenanpassungen und -fehler sowie damit verbundene verpasste Synergien durch Vernetzung mit anderen Unternehmensbereichen und Funktionen sind häufig die Folge. Die Digitalisierung verfehlt somit Potential und kann zudem durch die historisch wachsenden Anpassungen an vorhandene, im Gesamtkontext jedoch suboptimale Vernetzung von Systemen, zu Mehrkosten und Zeitverlusten führen - ein Ergebnis entgegen der eigentlichen Ziele der Digitalisierung.

Lösungsansatz:

In der Erarbeitung einer Strategie zur Digitalisierung unterstützen wir unsere Kunden, ausgehend von der unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie, zunächst dabei, Ziele für die Digitalisierung des Einkaufs abzuleiten. Die möglichen Ziele entstammen 3 Segmenten:

  • Verbesserte Informationsverfügbarkeit, -auswertung und -weitergabe:
    • Echtzeitverfügbarkeit von Informationen zur früheren Fehlererkennung und Vermeidung von Risiken
    • Verbesserte Datenqualität und Datenverfügbarkeit zur Steigerung des Aussagegehalts von Informationen
    • Vertikal und horizontal vereinfachte sowie medienbruchfreie Kommunikation
    • Verbesserte Steuerungsmöglichkeit und Entscheidungsgrundlage
    • Schnellere Reaktionen auf Marktänderungen und Trends
    • Verbesserte Auswertung von Kunden- und Lieferantendaten ermöglicht gezieltere Ansprache und Entwicklung individualisierter, bedarfsgerechter Produkte/ Materialbedarfe
  • Kosten-, qualitäts- und zeitoptimierte Prozesse:
    • Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit (Anfragen, Bestellungen, Reklamationen, Auswertungen etc.)
    • Verminderung des Personalaufwands für autonomisierbare Prozesse
    • Qualitätssteigerung durch Reaktionsgeschwindigkeit und Fehlervermeidung
  • Optimierung von Management-Tätigkeiten:
    • Verbesserte Personalplanung und -management
    • Verbesserte Messung und Steuerung des Einkaufs
    • Entscheidungsoptimierung durch autonomisierte Bereitstellung entscheidungsrelevanter Informationen im Entscheidungszeitpunkt
    • Integration einkaufsrelevanter Ziele und Fragestellungen in angrenzende Fachbereiche durch Vernetzung mit angrenzenden Systemen

Nachdem die Ziele bewertet und die für den Einkauf passenden erarbeitet sind, gilt es die effektivsten Maßnahmen und Aspekte zur Erreichung der einzelnen Ziele abzuleiten. Aufbauend aus den Maßnahmen erstellen wir einen gemeinsamen Projektplan zur mittel- bis langfristigen Umsetzung einer Digitalisierung des Einkaufs.

Software von der Stange ohne die individuellen Anforderungen zu Berücksichtigen - Die Gefahren entstehenden Aktionismusses in Kombination mit fehlender Erfahrung in der Digitalisierung

Herausforderung:

Eine der Gefahren besteht in der Auswahl einer nicht auf die individuellen Bedürfnisse passenden Software. Vielen Unternehmen gelingt es nicht die fachliche Kompetenz mit dem notwendigen IT Verständnis zu vereinen, um so eine fachlich und systemtechnisch ideale digitale Lösung zu finden. Folge sind oft überspezifizierte und damit zu teure Lösungen, unvernetzte Insellösungen deren Potential nicht ausgeschöpft wird oder Digitalisierungsprojekte deren Dauer und Ergebnisse nicht dem Anspruch genügen.

Lösungsansatz:

Wir vereinen sowohl fachliche Expertise, IT Verständnis als auch die notwendigen Projektmanagement Fähigkeiten, um unsere Kunden in der Auswahl, Verhandlung und Implementierung von geeigneten Lösungen zu unterstützen. Dabei achten wir darauf die Spezifikationen im Hinblick auf Zielerreichung und Realisierungsgrad aufzunehmen und von verschiedenen Best-in-Class Anbietern demonstrieren zu lassen. Wichtig ist die relevanten involvierten Fachabteilungen in die Auswahl einzubinden und den Auswahlprozess standardisiert und effizient durchzuführen. In der Implementierung gilt es deswegen dezidierte Schritte mit Verantwortlichkeiten und Fristen zu versehen und die Projektleitung mit einem ausreichenden Mandat auszustatten, um das Projekt effizient und innerhalb der Budgetvorgaben abzuschließen.

Big Data, Data Mining und Co. Viel Potential durch neue Technologien welches sich aber erst mit richtiger Nutzung entfaltet

Herausforderung:

Technologischer Fortschritt und die rasanten Entwicklungen in diesem Bereich haben einige herausragende Lösungen zur Sammlung, Auswertung und Deduktion von wertsteigernden Maßnahmen hervorgebracht. Voraussetzung für den richtigen Einsatz sind neben der Auswahl der richtigen Software passend zur Strategie und zur IT-Landschaft die Erfüllung der personellen Ressourcenanforderungen sowie die Platzierung der Lösung im Team. Die Praxis belegt, dass eine Kombination aus Skepsis gegenüber Neuerungen und unzureichende Fähigkeiten und Kenntnisse im Einsatz neuartiger Lösungen den Erfolg von Digitalisierung hemmt oder gar verhindert.

Lösungsansatz:

Die Erfahrung zeigt, dass neue Software und Tools Förderer und Unterstützer bedarf. Zudem sorgen regelmäßige Schulungen und Kontrollen über den tatsächlichen Gebrauch dafür, dass Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse erlangen. Eine weitere Methode ist die Einführung sogenannter Super-User, welche jeder Zeit erreichbar sind und gegenseitiges Lernen im Team auf einer Ebene fördern, ohne dass Unkenntnis zu bewertenden Ressourcen durchdringt. Zu den genannten Maßnahmen und weiteren Maßnahmen erstellen wir unseren Kunden ein Trainings- und Schulungskonzept, welches wir bei Bedarf mit unterstützen, um so die Digitalisierung nachhaltig im Unternehmen zu implementieren.


Ergebnisse Digitalisieurng

Die Fähigkeit eines Unternehmens Wettbewerbsvorteile durch Digitalisierung zu schaffen, kann sich zu Beginn des Zeitalters von Industrie 4.0 und vor allem für die Zukunft als überlebenswichtig herausstellen. Die 3 bedeutsamsten Mehrwerte einer implementierten und strategisch richtig ausgewählten Digitalisierungslösung lauten:

  • Verbesserte Informationsverfügbarkeit, -auswertung und -weitergabe
  • Kosten-, qualitäts- und zeitoptimierte Prozesse
  • Optimierung von Management-Tätigkeiten