Die Einkaufsressourcen so organisieren, dass ein Rad ins andere greift

Was:

Einkaufsorganisation bedeutet die Informations- und Arbeitsabläufe sowie Orts-, System- und Personalressourcen so zu organisieren, dass die durch die Einkaufsstrategie vorgegebenen Ziele mit höchst möglicher Effizienz erreicht werden.

Warum:

Nur durch eine optimale Einkaufsorganisation kann das maximale Ergebnis aus den Vorgaben der Strategie erreicht werden. Effiziente Prozesse in Arbeitsabläufen, Freigaben und der täglichen Koordination reduzieren kostbare Ressourcenzeit. Bessere Informationsabläufe in der Kommunikation sowie der Datenauswertung sind die Basis für genauere und vollständigere Informationen, welche zum Ziehen der richtigen Rückschlüsse essentiell sind. Zudem lebt ein guter Einkauf von motivierten und fachkundigen Mitarbeitern, welche durch Zuteilung klarer Verantwortlichkeiten, Aufgabenbereiche, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Informationszugang sowie Motivation und Inspiration beste Leistungen erbringen.

Wer, wo, wann:

Die Organisation ist die Befähigungsebene der Strategie und damit nachfolgend angesiedelt. Ihre Aufgaben sind aus der Strategie abgeleitet und die Ressourcen durch Budgets finanziert. Die Ausrichtung und Steuerung der Einkaufsorganisation ist Aufgabe der Einkaufsleitung sowie angrenzender HR-Verantwortlicher und, in bestimmten Fragen, die der Geschäftsführung. Weitreichendere Änderungen in der Organisation sind in der Regel nicht in kürzeren Abständen als einem Jahr empfehlenswert, da mit Ihnen meist ein Wissenstransfer und eine Einarbeitungsphase einhergehen. Überprüfungen und Verbesserungen in Abläufen, Informationsaustausch oder durch Fort- und Weiterbildung sollten jedoch in sehr regelmäßigen Abständen erfolgen.


Anzeichen für Verbesserungspotential sowie typische Herausforderungen der Einkaufsorganisation und wie Sie diese für Ihr Unternehmen beantworten können

Die optimale Organisationsstruktur

Problem:

Viele Einkaufsorganisationen kennen die folgende Situation: Einkäufer sind mit Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Zuständigkeitsgebiets beschäftigt oder der Anteil der verfügbaren Zeit für strategische, operative oder Projekt-Themen weicht deutlich vom Sollzustand ab. Oftmals bleiben Aufgaben auch liegen, weil sich niemand zuständig fühlt und unklar ist, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist. Ein unausgeglichenes Arbeitspensum innerhalb der Abteilung oder überforderte Einkäufer sind weitere häufig auftretende Probleme. Diese Situationen sind oftmals Anzeichnen einer suboptimalen Organisationsstruktur. Typische Folgewirkungen sind: erheblich verpasste Einkaufspotentiale, mindere Qualität der Einkaufsdienstleistung und frustrierte Mitarbeiter

Lösungsansatz:

Um eine optimale Organisationsstruktur unserer Kunden zu erreichen bietet sich ein Vorgehen in 2 Schritten an:

  • Mittels des Aufgaben-Anforderungsprofils erstellen wir die Aufgaben, Verantwortungen und Tätigkeiten innerhalb der ergebnisoptimalen Soll-Organisationsstruktur. Aus den definierten Warengruppen, der in der Strategie festgelegten übergreifenden Warengruppenstrategie und der Gesamtunternehmensstruktur ergibt sich WAS für Aufgaben (operative Aufgaben, Warengruppen- & Projekteinkaufstätigkeiten, Supportaktivitäten, Führungsaufgaben), WO (zentral, dezentral), WANN und WIE OFT (Zeitpunkt und Häufigkeit) zu erledigen sind. Zu berücksichtigen sind Qualitätsrestriktionen, Budgetrestriktionen, eine lückenlose Aufteilung von Verantwortlichkeiten, notwendige Fähigkeiten und Kenntnisse zur Erfüllung der Anforderungen sowie Personal-, Orts- und Systemrestriktionen. Mit diesem Vorgehen ist gewährleistet, dass die geschäftskritischen Aufgaben sowie die Tätigkeiten mit größtem Einsparungspotential im Fokus stehen, ohne die beschriebenen Restriktionen zu verletzen.
  • Die definierten Aufgaben und Tätigkeiten werden zu Personalprofilen mit anforderungsähnlichen Fähigkeiten und Kenntnissen zusammengefasst und aus den interagierenden Profilen Teams gebildet. Typische Profile sind strategischer Einkäufer(in), taktische oder Projekteinkäufer(in), operative Einkäufer(in), Spezialfunktionen wie etwa Analysten, e-Procurement Spezialisten, Prozess- und Führungspositionen. Je nach Entwicklungsstand des Einkaufs und Größe der Warengruppen findet im modernen Einkauf zunehmend auch eine Spezialisierung der Mitarbeiter hinsichtlich einzelner Prozessschritte statt (z.B. Verhandlungsexperten, Ausschreibungsexperten, inhaltliche Expertisen, etc.). Ungeachtet der sinnvollsten Profile für Ihr Unternehmen gilt es die Interaktion der Profile miteinander zu optimieren. Hierzu bietet sich in vielen Fällen eine Matrixstruktur aus einer inhaltlichen Dimension (beispielsweise entlang der internen Bearbeitungskette einer Warengruppe) und einer funktionsspezifischen Dimension (z.B. aller Strategen) zur Anordnung der Profile zu fach- und funktionsspezifischen Teams an. Innerhalb jedes Teams werden fach- und funktionsspezifische Verantwortlichkeiten und übergreifende Aufgaben koordiniert und gemanagt, um somit das beste Ergebnis des Teams zu gewährleisten.

Optimale Einkaufsprozesse und -methoden: schöpft der Einkauf das Maximum aus seinen Ressourcen?

Problem:

Mit den gleichen Ressourcen mehr in der gleichen Zeit zu erreichen verbessert das Ergebnis. Das ist nichts Neues. Auch nicht, dass man hierzu die Prozesse verbessern muss. Warum also besteht hier bei vielen Unternehmen Optimierungspotential? Die Ursache liegt zumeist an einer nicht ausreichenden Optimierung, Standardisierung oder Implementierung der Einkaufsprozesse. Anzeichen sind oft unnötige Handlungen, die Wiederholung gleicher Schritte im Prozess, eine unterschiedliche Dauer für die gleichen Vorgänge oder Abweichungen zwischen definierten Soll- und gelebten Ist-Prozessen. Die Folgen suboptimaler Prozesse und Methoden sind weitreichend und können erheblichen Einfluss auf das Ergebnis des Einkaufs haben:

  • Ineffiziente Prozesse reduzieren die Mitarbeitereffizienz und Erhöhen somit die Personalkosten
  • Einsparungen oder andere Ziele werden nicht im Optimum erreicht, weil ergebnisrelevante Prozessschritte oft ausgelassen oder nicht in der notwendigen Qualität ausgeführt werden

Typische Anzeichen sind:

  • ein reagierendes statt agierendes Einkaufsverhalten
  • Kostenerhöhungen bei Materialien oder Schwankungen im Bedarf gehen zu Lasten der eigenen Marge
  • Haftung und entstandene Kosten bei Mängeln eingekaufter Materialien bleiben im Unternehmen
  • fixierte Vereinbarungen sowie Konditionen zum Kunden unterscheiden sich in Dauer und/oder Gültigkeitszeitraum von denen hin zu den relevanten Lieferanten.

Lösungsansatz:

Prozesse und damit auch deren Optimierung finden entlang aller Ebenen der Einkaufspyramide statt - von der Strategie bis hin zum Operativen Einkauf. Wir unterstützen unsere Kunden in allen Fragestellungen der Einkaufsprozesse und -methoden, sowohl für einzelne Ebenen des Einkaufs als auch ganzheitlich.

Optimale Prozesse:

Hierzu sind im ersten Schritt alle Ist-Prozesse, Schnittstellen und Tätigkeiten beziehungsweise ausgetauschten Informationen gemeinsam mit den Mitarbeitern aufzunehmen und hinsichtlich Ihrer Effizienz zur Zielerreichung und dem hierfür benötigtem Aufwand auszuwerten. In Abstimmung mit unserem Kunden entwickeln wir zunächst einzelne optimale Sollprozesse für die Vorgänge und vergleichen diese mit dem Status Quo, um Verbesserungspotentiale sichtbar zu machen. Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Prozessen hängt die Effizienz und nachhaltige Implementierung maßgeblich von der Standardisierung ab. Daher stimmen wir mit unseren Kunden alle einzelnen Einkaufsprozesse hinsichtlich Standardisierung und zugänglicher Vermittlung ab und konzipieren somit für Ihren Einkauf eine optimale, standardisierte Gesamtprozessstruktur.

Methoden und Richtlinien:

Um die Prozesse zu vermitteln, entwickeln wir mit Ihnen zugängliche und verständliche Richtlinien zur Dokumentation und Veranschaulichung. Zudem bieten wir an, aus Ihren und unseren Best-Practices sowie technologischen Neuerungen Methoden und Tools zu erstellen, welche die Prozesse beschleunigen und Ihrem Einkauf helfen bessere Ergebnisse zu erzielen. Typische Methoden sind zum Beispiel: ABC/XYZ Analysen, Herstellungskostenanalysen, Lieferanten Scorecards, Linear Performance Pricing, Lebenzykluskonzepte, Balanced Scorecard, Ausgabenanalysen, Optimale Bestellmengen Modelle, Strategie-Frameworks, TCO-Preisstruktur Analysen, Vertragsbewertungstools.

Nachhaltige Implementierung:

Die Implementierung ist kritisch für die Verbesserung der Einkaufsprozesse. Unser Hauptfokus liegt dabei auf 3 Elementen:

  • Die Prozesse müssen mess- und steuerbar sein, um so deren nachhaltige Einhaltung sicherzustellen,
  • Die neuen Richtlinien sowie Handbücher und Trainings zur Nutzung und Einhaltung der neuen Prozesse und Methoden müssen verständlich und eine Einführung in der Organisation sichergestellt sein,
  • Ein regelmäßiges Training und Coaching unterstützt die neuen Prozesse nachhaltig zu implementieren und die Fähigkeiten der Einkaufsmitarbeiter mit neuen Methoden weiterzuentwickeln.

Weiterbildung und Training Ihrer Einkaufsorganisation

Problem

Durch neue Einkaufsansätze, Technologien und Regularien sowie den zunehmenden Einfluss des Einkaufs im Unternehmen werden Einkäufer vor neue und komplexere Aufgaben gestellt. In vielen Einkaufsorganisationen wird diesem Thema nicht die notwendige Aufmerksamkeit gewidmet. Damit die Organisation neue Technologien, Konzepte und Methoden wirksam einsetzen kann, bedarf es neben optimalen Arbeitsabläufen und Prozessen fähiger Mitarbeiter sowie einer ausreichenden Weiterbildung und Schulung - kein optimaler moderner Einkauf ohne hierfür ausgebildete Ressourcen.

Lösungsansatz:

Wir bieten unseren Kunden ein individuelles Trainingsprogramm zur Entwicklung der Einkäufer an. Der Trainingsansatz von OCM beinhaltet eine Definition von individuellen Anforderungsprofilen für Ihren Einkauf und die darin benötigten Fähigkeiten, Eigenschaften sowie erlernte Methoden und Analysekonzepte. Demnach erfolgt eine Standortbestimmung der Mitarbeiter innerhalb der ihnen vorgesehenen Profile, um hieraus gezielte Trainingsinhalte und -ziele in einem individuellen Ausbildungsplan zu erstellen. Einzelgruppentrainings sollten nach Möglichkeit mit Einzelcoachings ergänzt werden, um individuell auf Trainingsbedürfnisse eingehen zu können. Die Erarbeitung eines Trainings- und Weiterbildungskonzepts geht einher mit einer konsequenten Umsetzung, welche regelmäßig die Fortschritte überprüft und auf die individuellen Bedürfnisse eingeht.


Ergebnis und Mehrwert einer optimalen Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation befähigt erst die Erreichung der in der Strategie festgelegten Ziele. Wie ein Unternehmen seinen Einkauf organisiert entscheidet, ob und wie gut die gesteckten Ziele erreicht werden können:

  • Die optimale Organisationsstruktur Ihres Einkaufs stellt sicher, dass Sie mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen alle geschäftskritischen Aufgaben erfüllen und dass die ergebnismaximierenden Tätigkeiten und Maßnahmen des Einkaufs priorisiert werden
  • Um das Maximum aus den Ressourcen des Einkaufs zu schöpfen, bedarf es optimaler Prozesse und Methoden, welche nachhaltig implementiert und gesteuert werden müssen