Der Operative Einkauf als Spezialist zur effizienten, termingetreuen und kostenoptimalen Deckung der Bedarfe

Was:

Die täglichen Aufgaben des Operativen Einkaufs reichen von der Bedarfsermittlung bis zur Bedarfsdeckung und Rechnungsprüfung der Zahlung (Purchase-to-Pay). Zu den konkreten Verantwortlichkeiten zählen: die Bedarfsermittlung, einkaufsseitige Freigaben im Bedarfsfreigabeprozess, Bestands- und Bestellmengenkoordination und -prüfung, die Bestellung des Bedarfs über zugelassene Lieferanten unter Sicherstellung der optimalen Bestellmengen und Konditionen, die Betreuung der Bestellung bis zum Wareneingang, das Reklamationsmanagement sowie die Zahlungsfreigabe nach Rechnungsprüfung. Ziel ist die termingetreue und kostenoptimale Bedarfsdeckung. Weshalb die Behebung von Terminverzug, Reklamationen und Ablaufstörungen ebenfalls zu den Aufgaben des Operativen Einkaufs gehören.

Warum:

Um Bedarfe termingerecht und kostenoptimal zu decken, bedarf es neben einem effizienten P2P Prozess einer auf dessen Abwicklung spezialisierten Ressource. Diese muss vertraut mit den verhandelten Konditionen, der Bestellmengenoptimierung über alle Bedarfsabteilungen hinweg und der Beschaffungsabwicklung sein. Darüber hinaus stellt der operative Einkäufer auch einen Gegenpol zur Fachabteilung dar, indem er Bedarfe der Fachabteilung hinterfragt und sich bei Problemen und Verzögerungen vollkommen auf deren Lösung fokussieren kann.

Wer, wo, wann:

Die operativen Einkäufer sind tagtäglich mit der termingerechten Bedarfsdeckung betraut. Hinsichtlich Lokalisierung gibt es zwei verschiedene Treiber. Für optimale Resultate ist sowohl die Nähe zu den Bedarfsabteilungen als auch zu den Category Managern der Warengruppe relevant. Je nach Organisation kann dies entsprechend der Gegebenheiten bedeuten, dass operative Einkäufer zentral oder lokal in Reichweite der Bedarfsabteilung angesiedelt sind.


Typische Anzeichen für Verbesserungsbedarf im operativen Einkauf und mögliche Lösungsansätze

In Produktion und in der Jahresauswertung fallen rückblickend Qualitäts- und Abrechnungsfehler auf

Herausforderung:

Trotz verhandelter Konditionen werden durch Falschabrechnung Einsparungen nicht realisiert und oft fällt dies erst am Jahresende oder manchmal nur durch Zufall auf? Gründe sind oft Nachlässigkeiten, fehlende Verantwortlichkeitszuteilung oder den prüfenden Organen unbekannte Einkaufskonditionen. Ein weiteres Anzeichen für Verbesserungsbedarf im operativen Einkauf sind anhaltende und zu spät auffallende Qualitätsprobleme - eine Gewährleistung seitens des Lieferanten nach der vertraglich vorgesehenen Wareneingangskontrolle ist meist verfallen. Die Beispiele verdeutlichen, Fehler durch menschliches Versagen im Beschaffungsprozess sind nicht auszuschließen und normal. Um Folgen für das Unternehmen zu vermeiden, gilt es durch Prüf- und Kontrollprozesse diesen Fehlerquellen entgegenzuwirken.

Lösungsansatz:

Dem Operativen Einkauf kommt als abwickelndem Organ zwischen Lieferant und Bedarfsabteilung die Aufgabe zu, den Übergang der Waren zu den vereinbarten qualitativen und kommerziellen Konditionen sicherzustellen. Hierzu gehört die Sicherstellung einer durchgeführten Wareneingangskontrolle mit angeschlossenem Reklamationsmanagement gegenüber dem Lieferanten sowie eine Rechnungsprüfung auf korrekte Abrechnung der bestellten Mengen und vereinbarten Konditionen. Diese Prozessschritte müssen im Operativen Einkauf fest implementiert und messbar gemacht sein, um Fehler durch die Kontrolle transparent zu machen und diese zu korrigieren. Wir unterstützen unsere Kunden in der Prüfung ihres Operativen Einkaufs auf Einhaltung dieser Arbeitsschritte, helfen diese zu implementieren und zu verbessern oder durch den Einsatz von geeigneter Software zu automatisieren.

Produktionsstop aufgrund fehlender Ware, überquillende Lager oder teure Kleinstmengenbestellungen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag

Herausforderung:

Der Spagat ausreichend Bedarfe in Menge und Zeitpunkt exakt decken zu können, ohne dabei Kosten durch Haltung hoher Lagerbestände oder Mehrkosten für ad hoc Versand und Kleinstmengenbestellungen zu verursachen, ist eine der größten Herausforderungen vieler operativer Einkäufer. Bedarfsschwankungen, ungenaue Prognosen und fehlende Einbindung in die Bedarfs- und Produktionsplanung erhöhen das Risiko einen Bedarf nicht zu decken und haben Puffer oder unökonomisches Bestellverhalten zur Folge, um einen Produktionsstop zu verhindern.

Lösungsansatz:

Um ein effizientes Bestands- und Bestellmengenmanagement zu etablieren, helfen wir unseren Kunden in einem ersten Schritt die Zusammenhänge transparent zu machen und Ursachen hervorzubringen. Eine häufige Ursache ist die fehlende frühzeitige Einbindung des operativen Einkaufs in Produktionsplanung und Erstellung von Bedarfsprognosen. Weitere Gründe sind ein oftmals fehlendes Bewusstsein der Bedarfsabteilungen über die monetären Auswirkungen oder auch die unzureichende Berücksichtigung von Bedarfsschwankungen in Lieferantenverträgen. Nachdem Ursachen identifiziert sind, helfen wir durch Anpassungen in Kommunikations-, Informations- und Verantwortlichkeitsprozessen die Planbarkeit zu erhöhen sowie durch einschlägige Reports die Kosten allen Beteiligten bewusst zu machen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit entgegenwirkende Vertragskonditionen und Preismechanismen in den Lieferantenverträgen zu verankern. Hierdurch können Mengenflexibilität, kürzere Leadtimes und eine stückweite Verlagerung der Risiken dabei helfen Mehrkosten und das Risiko von Produktionsausfällen zu minimieren.


Die Ergebnisse eines guten Operativen EinkaufS sind ein effizienter, kostenoptimaler und termingetreuer Purchase-to-Pay Prozess

Die Resultate sind kaum messbar. Die Folgewirkungen von Materialausfällen, Produktionsverzögerungen und falschem Bestellmanagement können hingegen immens sein. Wichtigste Eigenschaften eines guten Operativen Einkaufs sind:

  • Funktionierende Qualitäts-, Mengen- und Rechnungskontrolle
  • Überwachung & Kontrolle des Bestands- & Bestellmanagements zur Sicherstellung von Liefertreue und optimalen Bestandskosten
  • Effiziente Abwicklung und Problemlösung entlang des P2P Prozesses