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Florian Dederichs

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Aktives Management von Beschaffungsrisiken

 

Supply Chain Risikomanagement ist in aller Munde und der Einkauf sieht sich täglich mit Beschaffungsrisiken konfrontiert. Denn viele Einkäufer kennen mindestens eine der folgenden Situationen nur zu gut:

  • Die Geschäftseinheit benötigt plötzlich wesentlich mehr Material als im Lieferantenvertrag verhandelt oder nimmt nicht die geplanten Mengen ab
  • Die operative Geschäftsleitung kritisiert die Beschaffung, weil sich saisonale oder andere Veränderungen der Rohstoffpreise am Markt negativ auf die Produktmarge auswirken
  • Der Kunde reklamiert das Produkt auf Grund von Qualitätsmängeln, der Lieferant ist sich keiner Schuld bewusst und so wird letztendlich im Einkauf der Schuldige gesucht und oft gefunden

Diese Liste lässt sich beinahe beliebig fortsetzen...

Die erforderliche Flexibilität in Bezug auf Menge, Umfang und Marktveränderungen setzt den Einkauf unter Druck. Werden Beschaffungsrisiken nicht angemessen gesteuert, führt dies zu unerwarteten Kosten und schwierigen Gesprächen. Infolgedessen taumelt der Einkauf oft von einem Problem zum nächsten – und erinnert so an einen Löschzug, der lediglich reagieren anstatt agieren kann.

Was läuft also schief? Ganz einfach: ein unzureichendes Risikomanagement im Einkauf. Viele der oben genannten Probleme sind auf die ungleiche Verteilung des Risikos zwischen Lieferanten, Beschaffung und Kunden zurückzuführen. Bei der Entscheidung über den Preis für ein Produkt werden meist Kosten und Gewinnspannen berücksichtigt, jedoch selten ein faktenbasierter Risikoaufschlag entsprechend den getragenen Risken in die Berechnung einbezogen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für den Einkauf gilt, die Beschaffungsrisiken zu identifizieren, zu vermeiden oder zu minimieren und die bestehenden Risiken im Unternehmen transparent zu machen.

 

 

Präventive Identifikation von Beschaffungsrisiken

 

Um die Risikoposition des Unternehmens zu ermitteln, bedarf es einer kombinierten Pareto-Analyse der Kunden- und der zugehörigen Lieferantenverträge, mit dem Ziel, diejenigen Lieferanten-Kunden-Kombinationen zu identifizieren, die den Großteil der Ausgaben - und des Risikos - ausmachen.

Ebenso wie die Vertragskonditionen, müssen auch die historischen und geplanten Ausgaben in Bezug auf Preis und Menge sowie die externen Faktoren, die den Lieferanten oder Kunden beeinflussen, geprüft werden. Typische Punkte, auf die es im Supply Chain Risikomanagement zu achten gilt, sind:

  • Mindestabnahmemengen und andere Mengenverpflichtungen oder -beschränkungen
  • Vertrags- oder Lieferfenster und Verlängerungen
  • Exklusivitätsvereinbarungen oder andere den Wettbewerb mindernde Bedingungen
  • Abhängigkeiten und Vereinbarungen zwischen Lieferant und Kunde
  • Unterschiede in den Preismodellen zwischen Lieferant und zugehörigem Kunden
  • Nachfrageschwankungen und Prognosequalität
  • Betrachtung verschiedener Szenarien, z.B. Kostensteigerung, Kostensenkung, Schadensfall etc.
  • Haftungsregelungen
  • Verfahren und Verantwortlichkeit im Schadensfall

 

 

Maßnahmen zur Minimierung von Beschaffungsrisiken

 

Verzahnung Lieferant, Unternehmen, Kunde

Zusammenarbeit und geteiltes Risiko

Für jede problematische Risikoposition besteht das Ziel darin, die Exposition des Unternehmens so weit wie praktisch möglich zu verringern. Entsprechende Maßnahmen sollten für alle lieferantenseitigen Fälle abgeleitet und je nach Ausmaß des Risikos und der Ressourcenkapazitäten bei nächster Gelegenheit umgesetzt werden. Solche Maßnahmen können Prozess- oder Technologieänderungen umfassen (z. B. verbesserte Prognoseanalysen), inkludieren in den meisten Fällen aber auch eine Neuverhandlung der Vertragsbedingungen mit Lieferanten und Kunden. Solche Verhandlungsmaßnahmen werden in einem zwischen Einkauf und Vertrieb abgestimmten Jahresplan strukturiert bewertet und umgesetzt. Aufgrund der typischerweise geringeren Verhandlungsmacht bei kundenseitigen Änderungen der Rahmenbedingungen sollten zunächst Verhandlungen zwischen dem Vertrieb und dem Kunden geführt werden. Mit dem Kunden nicht erreichte Risikominimierungsziele sind mit Nachdruck auf der Lieferantenseite durchzusetzen oder in einem letzten Schritt intern durch ein geeignetes Risikomanagement im Einkauf zu erreichen (z. B. Diversifikation, Erweiterung der Lieferantenbasis oder wettbewerbsfördernde Maßnahmen zur Verbesserung der Verhandlungsmacht, risikominimierende Änderungen durchzusetzen).

 

Verhandlungen im Rahmen des Supply Chain Risikomanagements

 

Erfolgreiche Verhandlungen beruhen stets auf einer starken Verhandlungsposition und einer guten Vorbereitung. Hierfür müssen die "ASK"- und "BID"-Schwellenwerte im Voraus abgeleitet und mit soliden Begründungen und Reaktionen auf die erwarteten Gegenargumente untermauert werden. Im Rahmen einer gezielten Minimierung des Beschaffungsrisikos sollte besonderes Augenmerk auf die Verbesserung der Risikoposition gelegt werden. Außerdem sollten die Risikolücken in nachfolgenden Verhandlungen weiter verringert werden.

Nach erfolgreicher Umsetzung empfiehlt sich die Überwachung der Verträge in einem geeigneten Contract Management System sowie eine regelmäßige Kontrolle der Risikoposition.

 


 

Ergebnisse und Mehrwerte

 

Typischerweise lassen sich die Ergebnisse eines wirksamen Risikomanagements in der Beschaffung nur schwer messen, da vermiedene Probleme den Referenzpunkt stellen und der Betrieb weiterläuft wie bisher. Der Unterschied in den Ergebnissen, wenn ein gutes Risikomanagement im Einkauf vorhanden ist oder nicht, kann je nach Ausgangslage und Situation jedoch enorm sein. Denken Sie nur an die Kosten durch Engpässe, Kundenklagen oder nicht weiterreichbare Schadensersatzforderungen, welche vermieden werden können. Weitere mögliche Folgewirkungen sind ein chronisch zu hohes Kostenniveau. Dies entsteht, wenn der Einkauf reagiert, um Bedarfslücken zu schließen, anstatt mit den Lieferanten aus einer starken, konsolidierten Position – gekennzeichnet durch eine gleichmäßige Risikoverteilung - heraus zu verhandeln.

OCM bietet Ihnen umfassende Unterstützung bei der Gestaltung und Umsetzung Ihres Risikomanagements im Einkauf. Wir unterstützen Sie bei der Identifikation von Beschaffungsrisiken sowie bei Kunden- und Lieferantenverhandlungen - auch in Kombination mit unserem umfassenden Dienstleistungsangebot im Bereich Einkauf & SCM. Wenn Sie Informationen zum weiteren Vorgehen wünschen oder Fragen zu Supply Chain Risikomanagement haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Gerne stellen wir Ihnen unseren Ansatz und unsere Module dazu vor oder diskutieren mit Ihnen konkrete Fragestellungen und Lösungsmöglichkeiten anhand Ihrer Herausforderungen.

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