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Einkaufsoptimierung: transformative & nachhaltige Wertsteigerung
Wertsteigerung und EBITDA wirksame Maßnahmen, Ziele die COOs, Private Equity Investoren und Einkaufsleiter oft ausschließlich mit Kostensenkungen in Verbindung bringen. Häufig jedoch nicht mit den weitreichenden und sehr effektiven Möglichkeiten, die eine wirksame Einkaufsoptimierung entlang des Beschaffungs- und Herstellungsprozesses eines Unternehmens mit sich bringen sollte und kann.
Durch erfolgreiche und wirklich gut durchgeführte Programme der Einkaufsoptimierung lassen sich meist zweistellige prozentuale Kostensenkungen erreichen. Nachhaltig umgesetzt und transparent gemessen, erreichen diese direkt das EBITDA. Was sind die Gründe, weshalb Einkaufsoptimierung als Mittel zur Erwirtschaftung von weitreichenden Kostenoptimierungen und Effizienzen entlang des Beschaffungsprozesses weiterhin unterschätzt wird? Um einige Aspekte dieser Fragestellung zu beleuchten, diskutieren wir nachfolgend Fragestellungen wie:
- Warum Einkaufsoptimierung? Wir optimieren uns ständig…
- Wann ist ein guter Zeitpunkt für Einkaufsoptimierung?
- Was bedeuten fehlendes Mandat, Priorisierung und Buy-in für die Transformation?
- Was sind die häufigsten Fehler in Projektplanung, -steuerung und -koordination?
- Mangelt es an Ressourcen, Know-how und Fähigkeiten?
In der Diskussion dieser und anderer Fragestellungen erörtern wir häufige Herausforderungen und Anregungen für erfolgreiche Einkaufsoptimierung. Außerdem nennen wir Ihnen 3 entscheidende Faktoren, um so einen entscheidenden Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg erbringen zu können.
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Warum Einkaufsoptimierung? Wir optimieren uns ständig…
Die ständige Verbesserung innerhalb der eigenen Procurement Abteilung ist wichtig und richtig. Aus 2 Gründen ist jedoch eine tiefgreifendere, transformativere Einkaufsoptimierung notwendig.
Erstens, innerhalb bestehender Abteilungen nutzt sich die transformative Wirkung von Ideen, Herangehensweisen und Strukturen ab, sodass die für wirkliche Änderungen benötigte Innovationskraft zunehmend abnehmen.
Zweitens, tiefgreifende Transformation im Einkauf benötigen ein über die normalen Tätigkeiten hinausgehendes Fähigkeitsprofil sowie ein ausreichendes Maß an Zeit und Erfahrung in der Transformation oder Einkaufsoptimierung.
Mit Einkaufsoptimierung bezeichnen wir fundamentale Änderungen im Einkauf als Aktion oder Reaktion auf ein sich änderndes Umfeld. Ein Programm zur Einkaufsoptimierung verfolgt eindeutig definierte Ziele, treibt und implementiert diesen Wandel der Organisation über einen gesteckten Zeitraum. Häufige Ziele der Einkaufsoptimierung sind beispielsweise:
- Neuausrichtung der Einkaufsstrategie oder Einkaufsorganisation und die Beschaffungsprozess Optimierung
- Warengruppen umfassende Programme zu weitreichenden Kosteneinsparungen oder Qualitätsverbesserungen
- Digitalisierung Einkauf sowie die einschneidende Einführung neuer Technologien
Die Einkaufsoptimierung ist nachgelagert zu den strategischen oder organisatorischen Fragestellungen des Einkaufs meist mit deren Umsetzung in der Organisation betraut. Zudem erfolgen Einkaufsoptimierungen oft auf Grundlage vorliegender signifikanter Einsparungspotentiale über mehrere Warengruppen hinweg. Der Zeitdruck und die Expertise in der spezifischen Thematik sowie in der Durchführung einer Einkaufsoptimierung als solches, bedürfen hierauf spezialisierte Projektmanager und -teams. Wenn sich die Rahmenbedingungen Ihrer Procurement Abteilung entscheidend ändern oder das letzte große Transformationsprojekt schon länger zurückliegt, empfiehlt es sich die Potentiale zu überprüfen.
Wann ist ein guter Zeitpunkt für Einkaufsoptimierung?
Viele Unternehmen begehen den Fehler sich nicht regelmäßig und unter Einbindung von unbefangener Expertise von außen tiefgreifend mit Potentialen der Einkaufsoptimierung auseinander zu setzen. Zu verankert ist oftmals der traditionelle Blick auf den Einkauf. Er wird oft als reiner Beschaffer und Preisdrücker statt als zentrales Organ zum effizienten Management aller externen Unternehmensausgaben angesehen. Dabei fördert die Einbindung einer Einkaufsperspektive, z.B. in die Produktentwicklung oder das Supply Chain Management, meist unerwartete Optimierungspotentiale zu Tage.
Bedarf und Chance für die Einkaufsoptimierung entstehen daher oft nur reaktiv durch Änderungen am Markt, der Unternehmensstruktur sowie durch technologische Neuerungen. Tritt die Situation regulatorischer Änderungen, die Einführung einer neuen Produktionstechnologie oder Folgen eines Preisverfalls ein, so können die Auswirkungen diesen Wandel zu verpassen erheblich sein. Hier ist erst recht ein schnelles Handeln der Einkaufsleitung und des strategischen Einkaufs gefragt. Die Geschwindigkeit, mit der diese Änderungen Unternehmen treffen, nimmt weiterhin zu, weshalb vorausschauende Einkaufsoptimierung und schnelle Reaktionsfähigkeit immer wichtiger werden.
Um in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig zu bleiben, ist erfolgreiche Einkaufsoptimierung und Transformationsfähigkeit somit nicht nur Instrument, sondern zugleich ein zunehmend wichtiger Leistungsindikator des Einkaufs.
Fallstricke und Lösungsansätze für erfolgreiche Einkaufsoptimierung
Im Folgenden wollen wir einige Erfahrungsbeispiele beleuchten, in denen eine Bewilligung der Initiative zur Einkaufsoptimierung auf der Kippe oder die Initiative selbst vor dem Scheitern stand.
Wandel beginnt im Kopf – um den Wandel, das Ziel jedes Transformationsprogramms, herbeizuführen bedarf es die involvierten Köpfe zu erreichen, damit diese den Wandel tagtäglich leben. Typische Widerstände der meisten Optimierungen im Einkauf ergeben sich aus dem notwendigen Zusatzaufwand und den Änderungen bisher gelebter Verhaltensmuster. Auch wird oft verpasst ein Bewusstsein für die unbedingte Dringlichkeit des Wandels bei jedem Einzelnen sowie in der Priorisierung des Projekts beim Management zu schaffen. Ein weiterer Hauptgrund für das Scheitern vieler Einkaufsoptimierungen ist das Fehlen und eine, nicht ausreichend oft wiederholte, Kommunikation einer klaren Vision und des gemeinsamen Ziels. Über die verpassten Projektziele und vergeudete Ressourcen hinaus, bedeutet eine gescheiterte Einkaufsoptimierung eine zusätzliche Portion an Pessimismus gegenüber erfolgreichem Wandel in den Köpfen.
Zur erfolgreichen Optimierung im Einkauf bedarf es daher zunächst der Überzeugung und des aktiven Sponsorships des Managements. Nur durch die notwendige Priorisierung des Projektes innerhalb der Organisation sowie regelmäßige Lenkungskreise zur effizienten Vermeidung von Road Blocks und einer schnellen Entscheidungsfindung, lässt sich ein Transformationsprojekt erfolgreich gestalten. Bei weitreichenden Einkaufsoptimierungen empfehlen wir unseren Kunden einerseits rational und andererseits emotional auf allen Ebenen des Unternehmens für den Wandel zu überzeugen. Eine besonders wirksame Methode ist das Aufzeigen einer zugänglichen Vision, welche den positiven und auch den negativen Ausgangsfall der Transformation veranschaulicht. Kombiniert oder einzeln angewandt hilft eine „Burning Platform Speech“ einer emotional akzeptierten Führungskraft des Unternehmens die Mitarbeiter und Partner zu erreichen. Darüber hinaus empfehlen wir eine rationale Erklärung, warum diese Richtung sich gegenüber den Alternativen behauptet und wie das Ziel über eine Roadmap zu erreichen ist.
Häufig scheitern Transformationsprojekte daran, dass Projekte durch langsame Entscheidungsprozesse gegen Projektende oder durch Widerstände in der Organisation verzögert werden. Viel Zeit muss auch oftmals auf das Managen von kritischen Stimmen und einer oft wenig proaktiven Kooperationseinstellung verwendet werden. Zur Verbesserung der Kommunikation und Schaffung von Buy-in ist die Einführung eines Kommunikationsplans mit Werkzeugen wie einem „Weekly Newsletter“ oder einer „Change Werkstatt“ zudem sehr effektiv.
Zu guter Letzt scheitern viele Programme daran, dass Erfolge frühzeitig verkündet werden, hierdurch Nachlässigkeiten und alte Muster wiederaufleben und der Wandel somit nicht nachhaltig aufrechterhalten werden kann.
Um diese Probleme zu vermeiden legen wir in Planung und Steuerung viel Wert auf die frühzeitige und regelmäßige Einbindung der Unternehmensorganisation sowie vordefinierter Abstimmungsschleifen. Denn oftmals spielt der Zeitpunkt und die Art und Weise, wie Informationen geteilt werden eine entscheidende Rolle.
In der Realität sind jedoch nicht alle Skeptiker und Zweifler durch Einbindung und Kommunikation zu überzeugen. Daher ist es wichtig durch frühzeitige und regelmäßige Ergebnisse zu überzeugen oder zumindest zwischenzeitlich zu beruhigen, um so Störfeuer zu vermeiden.
Das Aufweisen von regelmäßigen Erfolgen kann zudem zu einer positiven Euphorie innerhalb der Organisation führen. Um dem Zeitaufwand der Zusammenarbeit vieler Stakeholder in komplexen und großen Projekten Schuld zu tragen, bedarf es klarer Kommunikationsregeln und einer vorherigen Definition von gegenseitigen Erwartungen.
Nachhaltiger Wandel stellt sich am besten durch regelmäßige Kontrolle, das Reporten und somit Erinnern an die Projekterfolge und deren Folgen über das Projekt hinaus ein.
Sind die Projektressourcen mit der Arbeitslast überfordert oder genügt die Qualität der Leistung nicht den Ansprüchen? Fehlt eingebrachten Ideen der Blick für das große Ganze oder einer anderen Perspektive auf die Problemstellung? Die Ursachen für die erwähnten Probleme sind vielschichtig. Zu wenige Ressourcen und fehlende Priorisierung der Aufgaben sind zeitbedingte Einschränkungen. Diesen gegenüber stehen fehlende Fähigkeiten oder Erfahrungen in Transformationsprojekten. Ungeachtet der Ursache steht und fällt ein erfolgreiches Transformationsprojekt vor allem auch mit den verfügbaren Ressourcen, deren Fähigkeiten und Know-how.
Ein Ansatz ist, durch Einstellung oder Aufbau eigener spezialisierter Transformationsressourcen unternehmensintern, z.B. im strategischen Einkauf, aufzubauen. Diese sind fachlich spezialisiert, weisen zudem eine bessere Kenntnis der unternehmensspezifischen Abläufe und Umstände auf, missen aber meist eine objektive Perspektive und die Erfahrung ähnlicher Situationen bei anderen Unternehmen. Externe Unterstützung kann neben den spezialisierten Fähigkeiten dabei helfen Ressourcenspitzen unregelmäßigen Bedarfs an Transformationsexperten zu decken.
Was sind die Mehrwerte erfolgreich durchgeführter Einkaufsoptimierung?
Etablierte Unternehmen, welche stets erfolgreich waren und dies heute noch sind, haben vor allem eins gemeinsam: sie sind wandlungsfähig – es gelingt sich an sich ändernde Marktbedingungen, technologische Neuerungen und unternehmensinterne Veränderungen anzupassen. Gleiches gilt für den Einkauf. Hierzu bedarf es neben der richtigen Strategie und Organisation der Fähigkeit die Transformation erfolgreich durchzuführen – sei es mit eigenem Personal oder mit Unterstützung externer Ressourcen. Einkaufsoptimierung verfolgen häufig sehr unterschiedliche Ziele – der Erfolg basiert jedoch stets auf 3 Elementen:
- Maximales Ergebnis als Resultat einer optimalen Strategie und dem richtigen Vorgehen. Maßgeblich sind vor allem die Fähigkeiten der Ressourcen, welche neben fachlichen, methodisch und vor allem stark in ihren kommunikativen Fähigkeiten sein sollten
- Effiziente Projektdurchführung als Resultat strukturierten Projektplans und Projektmanagements in Kombination mit erzeugtem Buy-In der gesamten Organisation
- Nachhaltigkeit als entscheidender Gratmesser einer erfolgreichen Transformation. Gute und schnelle Ergebnisse sind kostspielig, wenn deren Einhaltung nicht nachhaltig in der Organisation verankert ist
OCM bietet umfassende Unterstützung in der Optimierung Ihres Einkaufs. Unser umfassendes Produktangebot Einkaufsberatung enthält 100% anwendungsbezogene Projektmodule zur Einkaufsoptimierung und basieren auf unserer breiten Expertise entlang aller Ebenen des Einkaufs.
Wir bieten unsere Unterstützung im Zuge der Einkaufsoptimierung entlang des gesamten Projektlebenszyklus an: von der Identifikation und Analyse von Potentialen über die Konzeption und Realisierung hin zur nachhaltigen Implementierung und Steuerung der realisierten Potentiale.
Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer individuellen Herausforderungen konkrete Lösungsansätze.
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Unsere Projektmodule im Überblick:
Module Einkaufsberatung
Potentialanalyse Einkauf
- Benchmarking & Identifikation von Potentialen
- Konkreter Maßnahmenplan zur Realisierung
Transformation externe Kosten
- Kosten senken & Maverick Buying stoppen
- Einkaufsoptimierung & Zero Based Budgeting
Beschaffungsprozess optimieren
- Beschaffungsprozesse optimieren: schnell, kosteneffizient, digital
- Geschulte und involvierte Mitarbeiter
- Stärkung von Compliance
Warengruppen optimieren
- Beschaffungsstrategie & Kostenoptimierung
- Qualität steigern & Maverick Buying verhindern
Konzeption Einkaufsstrategie
- Nachhaltig max. Wertbeitrag mit optimaler Einkaufsstrategie
- Kosten senken, Beschaffungsprozesse optimieren
BI Kostenreporting
- Konsolidierte Datenquellen
- Aussagekräftige Live-Analysen
- Faktenbasierte Entscheidungen
Operating Model Einkauf
- Max. Wertsteigerungsbeitrag der Einkaufsorganisation
- Beschaffungsprozesse optimieren, messen & steuern
Training: Einkauf & Verhandlung
- Gezielt geschulte Einkäufer
- Theorie praktisch und betreut umsetzen
Interim Manager Einkauf
- Schnelle Hilfe: Kandidaten innerhalb von 48h
- Abgleich von Anforderung und Eignung vom Einkaufsexperten
- Vom Operativen Einkäufer bis CPO
Digitalisierung Einkauf
- Informationsvorteile in Geschwindigkeit, Umfang, & Aussagekraft
- Effizienz durch Automatisierung, Datenintegration & Prozessvereinfachung
Workforce Management
- Purchase to pay Kosten senken
- Prävention Scheinselbstständigkeit
Lieferantenmanagement
- Effiziente Zusammenarbeit
- Leistungsbasierte Lieferantensteuerung
Versicherungsoptimierung
- Kostenoptimierung
- Individuell optimaler Versicherungsschutz
