Faktensheet
- Kosten- & Risikoreduktion durch Anpassung des Preismodells
- Eliminierung nicht wertschöpfender Substrukturen
- Einführung eines Gutschriftverfahrens und effizienten Rechnungsprüfungsprozesses zur Sicherstellung leistungsbasierter, korrekter Abrechnung
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Kostenoptimierung durch Transportausschreibung
Ein führender Pharmagroßhändler hat das langfristige strategische Ziel ausgegeben, durch Kostenführerschaft weitere Marktanteile in einem stark umkämpften Markt zu gewinnen. Die wettbewerbsfähigsten Konditionen sollen als eindeutiges Alleinstellungsmerkmal gegenüber den Wettbewerbern genutzt werden, den Umsatz zu steigern ohne dabei die Serviceleistung und Qualität zu verringern. Um dieses Ziel zu erreichen wurde ein Einsparprogramm mit Fokus auf den größten indirekten Ausgabenblock, den Transportausgaben, initiiert.
Unser Kunde betreibt mit über 1.000 Lieferwagen ein eigenes Transportnetzwerk, um seine Kunden, die Apotheken, mehrmals am Tag schnell und zuverlässig zu beliefern. Das Netzwerk ist ausschließlich extern über 150 sogenannten Transport Frachtführer abgebildet. Diese Frachtführer sind zumeist kleine Transportunternehmer, die durchschnittlich 5 bis 10 Fahrzeugen im Einsatz haben.
In diesem Artikel beschreiben wir die Vorgehensweise und Erfahrungen, um durch mit einer Transportausschreibung erfolgreiche Kostenoptimierung zu erreichen.
Ziel und Herausforderung: Kostenoptimierung ohne Qualitätsverluste
Das von unserem Kunden ausgegebene Projekt Ziel war klar definiert: Größtmögliche Kosteneinsparungen für das Transportnetzwerk identifizieren und durch eine Transportausschreibung umsetzen.
Die Herausforderungen im Transporteinkauf sind generell vielschichtig, wie auch in unserem beschriebenen Projekt wieder sichtbar wurde. Zum einen sind bei Transportausschreibungen die Kostentreiber der Lieferanten vernachlässigt worden. Das angewandte Preismodell hat die Kostentreiber der Lieferanten nicht optimal abgebildet, den Transportdienstleitern blieb damit keine andere Wahl als ein Kostenrisiko in Ihr Angebot einzupreisen und somit die Gesamtkosten für unseren Kunden zu erhöhen. Zum anderen sind Transport Subunternehmer eine sehr gefragte und knappe Ressource, auch aufgrund durch die ansteigende Paketflut sind. Dies zieht Preissteigerungen und Qualitätseinbußen in der gesamten Transportbranche mit sich. Entweder müssen für eine durchschnittliche Qualität teils hohe Preise gezahlt werden, oder die Qualität fällt bei geringer Bezahlung stark ab .
Weitere Herausforderungen liegen in der Transportabrechnung. Jeder der 180 eingesetzten Transport Dienstleister hat monatlich eine Rechnung der gefahrenen Leistungen gestellt. Nicht nur der manuelle Aufwand der Rechnungsprüfung, sondern auch die Nachvollziehbarkeit der Leistungsdaten stellte den aktuellen Prozess in Frage.
Hinzukommen kommen immer neue Regularien für die Durchführung von Transporten im Gesundheitswesen, welche mit weiteren hohen Mehrkosten verbunden sind, die im Normalfall nicht zu kompensieren sind.
Vorgehensweise
Um die angestrebten maximalen Einsparungen bei gleichbleibender Qualität zu erreichen haben wir unseren Kunden mit einer Transportausschreibung über 3 Phasen unterstützt:
- Potentialanalyse
- Projektdurchführung
- Nachhaltigkeit (ongoing)
Der Einkauf von Transportdienstleistungen umfasst nicht nur einen Ausschreibungsprozess, um die bestmöglichen Konditionen zu verhandeln. Weitere Kernpunkte sind zum einen die Analyse der Kostentreiber und Preismodelle der Transportdienstleister aber auch die Definition der optimalen Lieferantenstruktur. Zu den Hauptaufgaben des Transporteinkaufs gehört zudem die Identifikation und richtige Auswahl von potenziell geeigneten Lieferanten. Der Einsatz von leistungsfähigen Transportdienstleistern mit einem wettbewerbsfähigen Preisniveau ist eine der großen Erfolgsfaktoren einer optimal funktionierenden Supply Chain
Die größten Herausforderungen der dreiwöchigen Potentialanalyse lagen darin belastbare Optimierungs- und Einsparpotentiale zu identifizieren, Maßnahmen aufzustellen und letztendlich hierzu eine Strategie für die Transportausschreibung zu entwickeln.
Um belastbare Potentiale zu ermitteln musste zunächst eine transparente Daten- und Ausgabengrundlage (Kosten-Baseline) aufgestellt und validiert werden. Durch eine detaillierte und flächendeckende Benchmark-Analyse sind Einsparungen in Höhe von 3-6 Mio. Euro (8 bis 12 %) identifiziert und letztendlich als Projektziel verbindlich festgesetzt worden
Wir haben unseren Kunden über einen Zeitraum von 5 Monaten begleitet und in der Projektdurchführung zur Erreichung der identifizierten und vorgegebenen Ziele den OCM Transportausschreibungs-Prozess angewendet.
Die größte Herausforderung des Projektes lag darin, leistungsstarke Subunternehmer mit einem wettbewerbsfähigen Preisniveau zu identifizieren. Die hohen Einsparungsziele wurden maßgeblich durch die Anwendung der folgenden 5 Optimierungshebel realisiert:
- Anpassung des Preismodells und Einführung eines standardisierten Dieselfloater
- Eliminierung von nicht wertschöpfenden Substrukturen
- Schaffung von Wettbewerb durch Qualifikation und Einbindung neuer Unternehmer in den Ausschreibungsprozess
- Identifizierung und Eliminierung eingepreister Risikoelemente in Preis- und Vertragskonditionen der Transport Subunternehmer
- Einführung Gutschriftverfahren und Rechnungsprüfungsprozess zur transparenten Prüfung der abgerechneten Leistungsdaten
„Der Transporteinkauf als Vehikel um bestehende Substrukturen zu hinterfragen“
Nach Ausschreibung und intensiven Verhandlungen konnten die neu verhandelten Konditionen bei Bestandslieferanten kurzfristig angewendet werden, sodass ein Großteil der anvisierten Einsparungen noch während des Projekts umgesetzt werden konnten. Zur erfolgreichen Einführung neuer Unternehmer bedarf es eines detaillierten Umsetzungsplans und intensiver Vorbereitung.
Nach erfolgreicher Implementierung der Ergebnisse sind Organisationsstrukturen, Prozesse und Kontrollmechanismen aufgebaut worden, um eine genaue Kontrolle, Abrechnung und Steuerung der Frachtführer zu ermöglichen. Dies erfolgte durch die Einführung eines rollierenden Schulungsprogramms der Transportunternehmen und Fahrer sowie einer regelmäßigen Prüfung und Beurteilung der Liquidität und Qualität der Unternehmer.
Ergebnisse
Durch erfolgreiche Implementierung der Ausschreibungsergebnisse sowie Anwendung der weiteren genannten Einsparungshebel, konnten jährliche Einsparungen in Höhe von 4,8Mio. Euro und damit das anvisierte Projektziel erreicht werden.
OCM bietet umfassende Unterstützung bei Gestaltung Ihrer maßgeschneiderten Transportausschreibung sowie deren Umsetzung über unser umfassendes Produktangebot Supply Chain Consulting & Logistikberatung.
Wir verbinden unsere bewährte Vorgehensweise des Strategischen Einkaufs Warengruppe mit dem Logistik Know-How, um optimale Ergebnisse zu erreichen.
Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer Herausforderungen konkrete Lösungsansätze.
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