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Florian Dederichs

Managing Partner

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Negotiation Powerhouse

Intensive Preisverhandlungen für indirekte & direkte Warengruppen
Kosten senken und Lieferantenbasis in kürzester Zeit neu strukturieren

Sechs Wege, mit Preisschwankungen im Einkauf umzugehen

Als sich zu Beginn des Jahres 2020 die Covid-19-Krise ausbreitete, fiel der Marktpreis für Brent-Rohöl innerhalb weniger Monate von 70 $ auf 20 $ pro Barrel. Aufgrund der weltweiten wirtschaftlichen Erholung, sowie des russischen Überfalls auf die Ukraine, hatte sich der Brent-Rohölpreis bereits einen Monat später im Februar 2022 versechsfacht und lag nun bei über 120 $ pro Barrel. Selbst innerhalb des Monats März 2022, als Russland mit Sanktionen belegt wurde, stieg und fiel der Marktpreis innerhalb weniger Wochen mehrfach um bis zu 20 %.

Die Weltbank warnte davor, dass die Weltwirtschaft im Jahr 2022 und darüber hinaus mit dem "größten Rohstoffschock" seit den 1970er Jahren zu kämpfen habe, was zu weiteren Preissteigerungen nicht nur bei Öl führe, sondern auch bei Erdgas, Weizen, Baumwolle... die Liste ließe sich fast endlos fortsetzen. Am stärksten von den volatilen Märkten betroffen wird in Ihrem Unternehmen der Einkauf sein. Lieferanten werden sich entweder vom Markt zurückziehen müssen oder Preiserhöhungen fordern. Gleichzeitig wird der Vertrieb die aktuellen Verkaufspreise halten wollen, um die Absatzmengen im volatilen Markt aufrechtzuerhalten. Der Vorstand dagegen wird damit beschäftigt sein, das Unternehmen vor den Gründen der Preisschwankungen und damit verbundenen Komplikationen zu schützen. Die Gewinnspanne wird immer kleiner, oder, schlimmer noch, die Lieferfähigkeit der Waren und Dienstleistungen selbst kann gefährdet sein.

"Der wahre Investor begrüßt die Volatilität"

Schlecht gemanagt, können Preisschwankungen schnell zu einer existenziellen Bedrohung werden. Wenn es allerdings nach Börsenanlegern geht, so sind Preisschwankungen nichts, was man fürchten muss. Warren Buffet äußerte sich wie folgt: "Der wahre Investor begrüßt die Volatilität". In gewissem Maße gilt diese Aussage auch für die "wahre Einkaufsabteilung", die in ihrem Tagesgeschäft und in ihren Lieferantenvereinbarungen vollumfänglich auf Preisschwankungen vorbereitet ist.

In diesem Artikel gehen wir zunächst auf die Gründe für Preisschwankungen ein, sowie auf die Herausforderungen, die sich daraus für den Einkauf ergeben können. Anschließend stellen wir Ihnen sechs Hebel vor, wie Sie Ihren Einkauf optimieren und mit den Preisschwankungen im Einkauf umgehen können.

Was verursacht Preisschwankungen im Einkauf?

Um es bereits vorwegzunehmen: so ziemlich alles kann zu volatilen Märkten führen. In den letzten Jahren haben wir uns auf Pandemien, Konflikte, Dürren und Rezessionen einstellen müssen. Wahrscheinlich wäre die Sammlung komplett, wenn die NASA noch einen Meteoriten auf Kollisionskurs mit der Erde entdeckt. Aber in aller Ernsthaftigkeit: Was genau sind die Mechanismen hinter volatilen Märkten? Was sind die Ursachen für Preisschwankungen?

Der Marktpreis einer Ware wird, wie wir alle wissen, durch Angebot und Nachfrage bestimmt. Einfach ausgedrückt: Alles, was sich auf das Angebot oder die Nachfrage einer Ware auswirkt, führt zu einer Verschiebung des Gleichgewichtspreises. Je nach Elastizität von Angebot und Nachfrage ändert sich der Gleichgewichtspreis stärker oder schwächer.

Angebot, Nachfrage & Gleichgewichtspreis in volatilen Märkten

In den letzten beiden Jahren (2020-2022) gab es sowohl Angebots- als auch Nachfrageschocks, die zu einem Preisdruck nach unten und nach oben führten.

Als die Pandemie ausbrach, ging die Nachfrage nach einer Reihe von Rohstoffen drastisch zurück: Die Nachfrage nach Reisen ging so stark zurück, dass der Ölpreis sank; Bauunternehmen stellten ihre Tätigkeiten ein, sodass die Nachfrage und die Marktpreise für Stahl und Holz zurückgingen. Der Abwärtsdruck war bei allen Rohstoffen zu spüren.

Als sich die Weltwirtschaft schließlich erholte, kam es auf den Rohstoffmärkten nicht nur zu einem Anstieg der Nachfrage, sondern auch zu einer Angebotsverknappung. Während des Abschwungs hatten Rohstoffproduzenten ihre Produktion gedrosselt, um Fixkosten zu senken, und auf den plötzlichen Angebotsanstieg konnte nicht schnell genug reagiert werden. Hinzu kamen Unterbrechungen der Lieferketten aufgrund von Ereignissen wie der Blockade des Panamakanals oder dem Ukrainekrieg, so dass sich die Versorgungsengpässe verschärften. In der Folge zogen die Marktpreise wieder an und stiegen sogar über das Niveau vor der Pandemie.

Wie so oft, hat die Preisschwankung ihren Ursprung in scheinbar einzigartigen Marktbedingungen. Nur wenige konnten vorhersehen, dass im Jahr 2020 ein neuartiges Coronavirus und alle seine Folgevarianten die Welt einnehmen würde; und der russische Einmarsch in der Ukraine ist - hoffentlich - ebenso eine internationale Ausnahmesituation. Aber wir können solche Ereignisse in Kategorien einordnen, was uns dabei hilft, die Auswirkungen ähnlicher Ereignisse zu verstehen und vorherzusehen.

Wetter und Klima: Je nach saisonalen Wetterbedingungen und Temperaturen ändert sich die Nachfrage nach fossilen Brennstoffen zum Heizen. So führen beispielsweise kalte Winter und eine hohe Nachfrage zu Preissteigerungen. Ebenso führen schlechte Anbaubedingungen aufgrund extremer Witterungsbedingungen zu einem reduzierten Lebensmittelangebot und damit zu höheren Preisen; hervorragende Anbaubedingungen wiederum können zu einer Rekordernte und sinkenden Preisen führen.
Konflikte: Internationale Verwerfungen wirken sich mit großer Sicherheit auf das Angebot aus, sei es durch Produktionsstopps in Konfliktgebieten, oder durch die Verhängung internationaler Sanktionen gegen kriegsführende Staaten, Lieferketten werden unterbrochen.
Wirtschaftliche Abschwünge oder Rezessionen: Geringere Verbraucherausgaben und reduzierte Investitionen, z. B. in die Infrastruktur, führen in der Regel zu einem Rückgang der Nachfrage sowie der Marktpreise. In Zeiten des wirtschaftlichen Aufschwungs oder Booms ist das Gegenteil der Fall.
Allgemein Unterbrechungen der Lieferkette: Von blockierten Handelswegen bis hin zu Rohstoffengpässen - wenn die Produktion oder der Warenverkehr unterbrochen wird, steigen in der Regel auch die Marktpreise.

Selbstverständlich wirkt sich jedes Ereignis individuell auf die Weltwirtschaft aus, vor allem, wenn die Auswirkungen auf einzelne Rohstoffe betrachtet werden - zum Beispiel die Weizenproduktion des bedeutenden Lebensmittelproduzentens Ukraine. Die Auswirkungen eines jeden Ereignisses sollten daher von Fall zu Fall individuell analysiert werden.

Was sind die größten auf Preisschwankungen zurückzuführenden Herausforderungen für den Einkauf?

In der Regel entfallen zwischen 10%-50 % der Herstellungskosten eines Produkts auf die Kosten für die Rohstoffe. Wenn man darüber hinaus bedenkt, wie sich beispielsweise die Ölpreise auf die Logistikkosten auswirken und wie sich die Inflation auf die Löhne der Arbeitnehmer auswirkt, dann wird deutlich: volatile Märkte wirken sich nicht nur auf die Einkaufspreise für Rohstoffe aus, sondern bewirken auch Preisschwankungen für Waren oder Dienstleistung.

Steigende Marktpreise sind für eine unvorbereitete Einkaufsabteilung problematisch. Entweder schrumpft die Gewinnmarge, oder Verkaufspreise müssen erhöht und die Kundenbindung damit riskiert werden. Genauso schwierig ist die Situation aber auch, wenn die Marktpreise fallen.

Beispielsweise wenn die Rohstoffpreise fallen, der Einkauf aber vertraglich an Preise gebunden ist, die zu einem höheren Marktpreis vereinbart wurden, muss das Unternehmen entweder auf eine bessere Gewinnmarge verzichten oder es entgeht ihm die Möglichkeit, die Verkaufspreise zu senken und Marktanteile zu gewinnen. Noch schlimmer wird es, wenn ein Wettbewerber Einkaufspreise vereinbart hat, die sich an den Marktpreisen orientieren. Diese Regelung verschafft uns einen Nachteil im Preiskampf, unter Umständen verlieren wir Marktanteile und wir finden uns in einer Existenzkrise wieder, so wie es auch bei einem Margendruck während steigender Marktpreise der Fall sein kann.

Darüber hinaus beschränken sich die durch volatile Märkte verursachten Herausforderungen nicht nur auf die gezahlten Preise. Wie bereits erläutert, werden Markt- und Preisschwankungen häufig durch Versorgungsprobleme verursacht. Diese können auch folgenden Auswirkungen haben:

Verpasste Liefertermine: Mit Kunden vereinbarte Liefertermine können nicht eingehalten werden, wenn es in der Lieferkette zu Verzögerungen kommt. Vertragsverletzungen oder verpasste Geschäftsmöglichkeiten können die Folge sein.
Wettbewerb mit profitableren Branchen: Wenn Rohstoffe knapp sind, können sich Branchen mit höheren Margen ebenfalls höhere Marktpreise leisten. Weniger profitable Branchen leiden unverhältnismäßig stark unter den Preisschwankungen.
Das Aufkommen von Niedrigpreiskonkurrenten: Wenn angesichts steigender Marktpreise der Gürtel enger geschnallt werden muss, nimmt die Bedeutung des Preises auch in den Einkaufsentscheidungen unserer Kunden zu. Bietet man ein Premium-Produkt oder eine Dienstleistung an, deren Nutzen finanziell schwer zu beziffern ist, kann man leicht von der Billigkonkurrenz verdrängt werden.
Ungewissheit bei der Produktionsplanung: Nutzt man volatile Rohstoffe in der Produktion, muss ein gewisses Risiko einkalkuliert werden. Eine Überplanung der Produktion führt zu Ausfallzeiten von Ressourcen und unnötigen Kosten, während eine Unterplanung zu verpassten Gelegenheiten und kostspieligen Lagerbeständen führt.

Wie kann sich ein Unternehmen also bei großer Angebots- und Preisunsicherheit erfolgreich aufstellen?

Der Umgang mit Preisschwankungen im Einkauf

Preisschwankungen müssen für den Einkauf kein Grund zur Panik sein. Bei effektivem Umgang können sie sogar einen Vorteil gegenüber unvorbereiteten Wettbewerbern schaffen.

Wir stellen Ihnen 6 Hebel vor, mit denen Sie Preisschwankungen in den Griff bekommen können:

1. Datentransparenz und Berichterstattung

Der erste Schritt, um die Auswirkungen volatiler Märkte auf Ihre Einkaufsaktivitäten zu verstehen, besteht darin, den Anteil des Rohstoffpreises an Ihrem Einkaufspreis zu ermitteln. Beim Kauf von Stahlblech beispielsweise ist dieser Anteil voraussichtlich hoch, wobei nur ein verhältnismäßig kleiner Anteil des Preises auf Logistik- und Verwaltungskosten fällt. Beim Kauf von komplexeren Stahlerzeugnissen ist der Anteil des Rohstoffpreises geringer, da der Lieferant zusätzliche Kosten für Herstellung, Design und Lagerung zu tragen hat.

Oftmals geben Lieferanten solche Informationen nur ungern preis, um die Gewinnspanne im Einkaufspreis zu verstecken. Ein wettbewerbsorientiertes Ausschreibungsverfahren kann dabei helfen, den Einkaufspreis in die einzelnen Bestandteile herunterzubrechen. Preisinformationen können dann in das Risikomanagement, die Überwachung und die Kontrollprozesse einfließen und die Basis für messbare KPIs bilden - welche aus zuverlässigen, zwischen den Parteien vereinbarten Datenquellen berechnet werden sollten.

Dieser Schritt ist zwar bereits an und für sich nützlich, bildet aber auch die Grundlage für die meisten nachfolgenden Einkaufsmaßnahmen. Im Zeitalter der Preisschwankungen sind Daten unentbehrlich…

2. Kostenweitergabe

Um das Unternehmen vollständig vom Volatilitätsrisiko zu befreien, können die Rohstoffkosten vom Lieferanten bis zum Kunden weitergegeben werden. Ein solcher Mechanismus sollte sowohl in den Lieferantenverträgen als auch in mit dem Kunden ausgehandelten Konditionen festgehalten werden.

Ob dies in der Praxis angemessen ist, hängt vom Kunden ab. Einige werden das Risiko gerne übernehmen, während risikoscheue Kunden vielleicht größere Sicherheit und feste Preise bevorzugen. Kurzum, es ist eine Frage der internen und externen Politik, die offen und mit voller Datentransparenz diskutiert werden muss.

3. Materialsubstitution und -anpassungen

Unter bestimmten Umständen ist es möglich, die für die Herstellung eines Produkts verwendeten Materialien durch Andere zu ersetzen. Das klingt zwar relativ einfach, birgt aber eine Reihe von Risiken und Hürden, die es zu überwinden gilt:

Design: Alle Materialänderungen müssen vom Produktdesignteam abgesegnet werden, um sicherzustellen, dass sie a) funktionieren, b) keine Auswirkungen, insbesondere langfristiger Natur, auf andere Aspekte des Produkts haben und c) alle gesetzlichen Vorschriften erfüllen. Wenn es um Tests und Vorschriften geht, kann dieser Prozess Monate oder sogar Jahre andauern und auch den Zeithorizont der Preisschwankungen übersteigen. Daher sollte vor Beginn derartiger Anpassungen ein umfänglicher Projektplan erstellt werden.
Vertragliche Vereinbarungen: Verträge mit Rohstofflieferanten können Mengenzusagen für einen bestimmten Zeitraum enthalten - eine Änderung wird daher Verhandlungen und möglicherweise Ausstiegskosten mit sich bringen. Ebenso können Verkaufsverträge die Verwendung bestimmter Materialien vorschreiben, so dass jede Änderung mit dem Kunden abgesprochen werden muss.
Volatilität bei der Wiederbeschaffung: Es wäre natürlich unsinnig, von einem Rohstoff auf einen anderen umzusteigen, nur um dann festzustellen, dass der Preis des Ersatzstoffs nun höher ist als der des ursprünglichen Materials. Eine Substitution sollte nur dann erfolgen, wenn der Ersatz tatsächlich kostengünstiger ist oder ein geringeres Volatilitätsrisiko aufweist.

Bevor eine Änderung vorgenommen wird, sollte eine vollständige Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt werden, bei der der Nutzen über mehrere Jahre betrachtet wird und Preisschwankungen durch eine Szenarioanalyse berücksichtigt werden.

4. SRM- und Bezugsquellenstrategie

Zusammenarbeit oder Wettbewerb? Die uralte Frage des Einkaufs stellt sich ins besondere auch dann, wenn es um volatile Märkte geht.

Eine Zusammenarbeit mit einem einzigen Lieferanten kann dazu genutzt werden, sich gegenseitig in die Bücher zu schauen, was zu mehr Verständnis und Transparenz führt. Die Auswirkungen der Preisschwankungen können dann kollaborativ angegangen werden, sei es durch eine Änderung des Einkaufspreises, Preisabsicherung, -festsetzung oder durch die Suche nach innovativen technischen Lösungen, wie z. B. die Substitution von Materialien.

Wenn eine Zusammenarbeit, aus welchen Gründen auch immer, nicht möglich ist, ist der Weg über den Wettbewerb ebenfalls eine Option. Mehrere Bezugsquellen können genutzt werden, um durch Wettbewerb den bestmöglichen Preis zu erzielen. Wenn die Marktpreise sinken, sollten Sie darauf vertrauen, dass Lieferanten ihre Verkaufspreise senken, um das Volumen zu erhöhen; wenn sie steigen, sollten Sie darauf vertrauen, dass Lieferanten alles tun, um das Volumen nicht an die Konkurrenz zu verlieren. Auf diese Weise kann der Gleichgewichtspreis erreicht werden.

Wie lautet also die Antwort auf die Frage, ob Zusammenarbeit oder Wettbewerb besser ist? Sie hängt von der Kaufkraft Ihres Unternehmens und dem Profil des Marktes selbst ab. Bei komplexen Produkten oder Dienstleistungen ist auch eine Hybridlösung möglich, indem beispielsweise eine Beschaffungsallianz gebildet wird. Dabei schließt ein Unternehmen Verträge mit wenigen großen Lieferanten ab und profitiert von dem gemeinsamen Fachwissen in einem kollaborativen Umfeld sowie von Wettbewerbsdruck, um effiziente Prozesse und Preise zu gewährleisten.

5. Einkaufsstrategie: Fest- vs. Spotpreise und Hedging

In volativen Märkten kann die Entscheidung, Preise über einen langen Zeitraum zu fixieren oder mit "Spotpreisen" (dem Marktpreis zum Zeitpunkt des Einkaufs) zu arbeiten, schwierig sein.

Die Festsetzung des Preises mit einem Lieferanten schafft Sicherheit für das Unternehmen, führt aber dazu, dass der Lieferant das Risiko einpreist. Außerdem besteht die Möglichkeit, im Falle eines fallenden Preises zu viel zu bezahlen, was mit den oben genannten Problemen verbunden ist. Die Zahlung von Spotpreisen verringert die Sicherheit, aber auch das eingepreiste Risiko Es besteht die Chance, je nach den Launen des Marktes zu „gewinnen“ oder zu „verlieren".

Mit Hilfe einer Szenarioanalyse lässt sich ermitteln, wie hoch das finanzielle Risiko für das Unternehmen in jedem einzelnen Fall ist. Bei dieser Analyse sollten die Marktpreise über einen bestimmten Zeithorizont und, soweit möglich, die Wahrscheinlichkeiten der einzelnen Preisprofile berücksichtigt werden. Daraus lassen sich die "erwarteten" Kosten je Szenario berechnen.

Bei dieser Analyse sollte auch die Tatsache berücksichtigt werden, dass die Preisfestsetzung im Falle eines extremen Anstiegs der Marktpreise zum Konkurs des Lieferanten führen kann. Dies würde bedeuten, einen neuen Lieferanten finden zu müssen und dem aktuell hohen Marktpreis ausgesetzt zu sein – ebenso hat man während Niedrigpreis-Zeiten womöglich über dem Marktpreis eingekauft.

Das Risiko kann auch dadurch gemindert werden, dass in den Beschaffungs- und Verkaufsverträgen derselbe Preisansatz verfolgt wird: feste Einkaufsverträge in Verbindung mit festen Verkaufspreisen oder Spot-Einkaufsverträge in Verbindung mit Spot-Verkaufspreisen (Kostenweitergabe wie sie Sie eingegangen sind). Alle Verträge aufeinander abzustimmen ist nicht einfach, da dies von der Risikobereitschaft der verschiedenen Lieferanten und Kunden abhängt. Wo die Verträge nicht aufeinander abgestimmt sind, muss das Risiko quantitativ erfasst und berücksichtigt werden.

Es gibt auch eine Möglichkeit, die man einen "hybriden" Ansatz nennen könnte: Hedging. In diesem Fall tritt der Einkauf aktiv und regelmäßig mit dem volatilen Markt in Kontakt, um die Preise für einen definierten Zeitraum zu fixieren. Für eine kleine Einkaufsorganisation mag dies einige rudimentäre Prognosen und Verhandlungen beinhalten, aber für ein Unternehmen, das starken Preisschwankungen ausgesetzt ist - zum Beispiel ein großer Lebensmittelhersteller, der Weizen kauft - kann dies Formen eines hochentwickelten Handelsteams annehmen. Es ist auch möglich, die Hedging-Funktion an eine spezialisierte Organisation outzusourcen.

6. SCM-Hebel

Die Nutzung von SCM-Hebeln, ist vielleicht eine der instinktivsten Methoden, um mit Preisschwankungen umzugehen, schließlich wird sie von Landwirten schon seit Jahrhunderten angewandt: Wenn die Ernte gut und reichlich ist, lagert man sie in den Scheunen und wartet auf den Winter.

In der modernen Supply Chain ist es selbstverständlich etwas komplexer, aber die Grundsätze bleiben die gleichen. In Zeiten eines Überangebots und niedriger Preise sollten Sie Vorräte anlegen und aufbewahren, um sie in Zeiten eines Unterangebots und hoher Preise nutzen zu können.

Im Grunde genommen ist dies eine Methode zur Abflachung der Marktpreise und birgt die gleichen Risiken wie die oben genannten Methoden: Woher wissen Sie, dass der Preis, zu dem Sie jetzt einkaufen, der Beste ist? Darüber hinaus entstehen Kosten für die Lagerung der zusätzlichen Bestände.

Dennoch ist die Nutzung der SCM-Hebel, wenn richtig umgesetzt, ein wirksames Mittel, um den Effekt von Preisschwankungen zu mildern. So ist die kontinuierliche Versorgung auch in Zeiten, in denen der Wettbewerb Mühe hat, mitzuhalten, gewährleistet.

Preisschwankungen im Einkauf: Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Wie der antike griechische Philosoph Heraklit einst verkündete: "Die einzige Konstante im Leben ist Veränderung". Volatile Märkte und Preisschwankungen sind unvermeidlich.

Für einige Warengruppen und Branchen stellen Preisschwankungen ein erhebliches Risiko dar, aber mit einem proaktiven Ansatz kann der Einkauf die Risiken mindern und die Volatilität sogar in einen Wettbewerbsvorteil umwandeln.

Datentransparenz ist die Grundlage aller Maßnahmen in volatilen Märkten und kann als Grundlage für Strategien zur festen oder variablen Preisgestaltung, für die Substitution von Materialien und für kooperatives oder wettbewerbsorientiertes SRM dienen.

Natürlich ist der Umgang mit Marktvolatilität komplex und vielschichtig und die Analyse ist oft datenintensiv und von der Zusammenarbeit mit den Lieferanten abhängig. Wir bei OCM haben Erfahrung im Umgang mit Preisschwankungen im Einkauf. Wenn Sie mehr über unser Modulangebot Einkaufsberatung erfahren möchten und darüber, wie wir Ihnen konkret helfen können, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit.

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