Einkaufsorganisation und Beschaffungsprozesse optimieren

Viele Einkaufsorganisationen kennen die folgende Situation: Einkäufer sind mit Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Zuständigkeitsgebiets beschäftigt oder der Anteil der verfügbaren Zeit für strategische, operative oder Projekt-Themen weicht deutlich vom Sollzustand ab. Oftmals bleiben Aufgaben auch liegen, weil sich niemand zuständig fühlt und unklar ist, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist. Ein unausgeglichenes Arbeitspensum innerhalb der Abteilung oder überforderte Einkäufer sind weitere häufig auftretende Probleme. Diese Situationen sind oftmals Anzeichnen einer suboptimalen Organisationsstruktur. Typische Folgewirkungen sind: erheblich verpasste Einkaufspotentiale, mindere Qualität der Einkaufsdienstleistung und frustrierte Mitarbeiter.

Um eine optimale Organisationsstruktur zu erreichen bietet sich ein Vorgehen in 2 Schritten an: Mittels des Aufgaben-Anforderungsprofils erstellen wir die Aufgaben, Verantwortungen und Tätigkeiten innerhalb der ergebnisoptimalen Soll-Organisationsstruktur. Aus den definierten Warengruppen, der in der Strategie festgelegten übergreifenden Warengruppenstrategie und der Gesamtunternehmensstruktur ergibt sich WAS für Aufgaben (operative Aufgaben, Warengruppen- & Projekteinkaufstätigkeiten, Supportaktivitäten, Führungsaufgaben), WO (zentral, dezentral), WANN und WIE OFT (Zeitpunkt und Häufigkeit) zu erledigen sind. Zu berücksichtigen sind Qualitätsrestriktionen, Budgetrestriktionen, eine lückenlose Aufteilung von Verantwortlichkeiten, notwendige Fähigkeiten und Kenntnisse zur Erfüllung der Anforderungen sowie Personal-, Orts- und Systemrestriktionen. Mit diesem Vorgehen ist gewährleistet, dass die geschäftskritischen Aufgaben sowie die Tätigkeiten mit größtem Einsparungspotential im Fokus stehen, ohne die beschriebenen Restriktionen zu verletzen.

Die definierten Aufgaben und Tätigkeiten werden zu Personalprofilen mit anforderungsähnlichen Fähigkeiten und Kenntnissen zusammengefasst und aus den interagierenden Profilen Teams gebildet. Typische Profile einer Einkaufsorganisation sind strategischer Einkäufer(in), taktische oder Projekteinkäufer(in), operative Einkäufer(in), Spezialfunktionen wie etwa Analysten, e-Procurement Spezialisten, Prozess- und Führungspositionen. Je nach Entwicklungsstand des Einkaufs und Größe der Warengruppen findet im modernen Einkauf zunehmend auch eine Spezialisierung der Mitarbeiter hinsichtlich einzelner Prozessschritte statt (z.B. Verhandlungsexperten, Ausschreibungsexperten, inhaltliche Expertisen, etc.). Ungeachtet der sinnvollsten Profile für Ihr Unternehmen gilt es die Interaktion der Profile miteinander zu optimieren. Hierzu bietet sich in vielen Fällen eine Matrixstruktur aus einer inhaltlichen Dimension (beispielsweise entlang der internen Bearbeitungskette einer Warengruppe) und einer funktionsspezifischen Dimension (z.B. aller Strategen) zur Anordnung der Profile zu fach- und funktionsspezifischen Teams an. Innerhalb jedes Teams werden fach- und funktionsspezifische Verantwortlichkeiten und übergreifende Aufgaben koordiniert und gemanagt, um somit das beste Ergebnis des Teams zu gewährleisten.

Mit den gleichen Ressourcen mehr in der gleichen Zeit zu erreichen verbessert das Ergebnis und ist ein Merkmal guter Einkaufsorganisation. Das ist nichts Neues. Auch nicht, dass man hierzu die Prozesse verbessern muss. Warum also besteht hier bei vielen Unternehmen Optimierungspotential? Die Ursache liegt zumeist an einer nicht ausreichenden Optimierung, Standardisierung oder Implementierung der Einkaufsprozesse. Anzeichen sind oft unnötige Handlungen, die Wiederholung gleicher Schritte im Prozess, eine unterschiedliche Dauer für die gleichen Vorgänge oder Abweichungen zwischen definierten Soll- und gelebten Ist-Prozessen.

Die Folgen suboptimaler Prozesse und Methoden sind weitreichend und können erheblichen Einfluss auf das Ergebnis des Einkaufs haben:

• Ineffiziente Prozesse reduzieren die Mitarbeitereffizienz und Erhöhen somit die Personalkosten
• Einsparungen oder andere Ziele werden nicht im Optimum erreicht, weil ergebnisrelevante Prozessschritte oft ausgelassen oder nicht in der notwendigen Qualität ausgeführt werden

Prozesse und damit auch deren Optimierung finden entlang aller Ebenen der Einkaufspyramide statt – vom strategischen Einkauf bis hin zum operativen Einkauf. Wir unterstützen unsere Kunden in allen Fragestellungen der Beschaffungsprozesse und -methoden, sowohl für einzelne Ebenen des Einkaufs als auch ganzheitlich. 

Beschaffungsprozesse optimieren:

Hierzu sind im ersten Schritt alle Ist-Prozesse, Schnittstellen und Tätigkeiten beziehungsweise ausgetauschten Informationen gemeinsam mit den Mitarbeitern aufzunehmen und hinsichtlich Ihrer Effizienz zur Zielerreichung und dem hierfür benötigtem Aufwand auszuwerten. In Abstimmung mit unserem Kunden entwickeln wir zunächst einzelne optimale Sollprozesse für die Vorgänge und vergleichen diese mit dem Status Quo, um Verbesserungspotentiale sichtbar zu machen. Aufgrund der Vielzahl an verschiedenen Prozessen hängt die Effizienz und nachhaltige Implementierung maßgeblich von der Standardisierung ab. Daher stimmen wir mit unseren Kunden alle einzelnen Einkaufsprozesse hinsichtlich Standardisierung und zugänglicher Vermittlung ab und konzipieren somit für Ihren Einkauf eine optimale, standardisierte Gesamtprozessstruktur. 

Methoden und Richtlinien:

Um die Prozesse zu vermitteln, entwickeln wir mit Ihnen zugängliche und verständliche Richtlinien zur Dokumentation und Veranschaulichung. Zudem bieten wir an, aus Ihren und unseren Best-Practices sowie technologischen Neuerungen Methoden und Tools zu erstellen, welche die Prozesse beschleunigen und Ihrem Einkauf helfen bessere Ergebnisse zu erzielen.

Typische Methoden sind zum Beispiel: ABC/XYZ Analysen, Herstellungskostenanalysen, Lieferantenbewertungen, Linear Performance Pricing, Lebenszykluskonzepte, Balanced-Scorecard, Ausgabenanalysen, Optimale Bestellmengen Modelle, Strategie-Frameworks, TCO-Preisstruktur Analysen, Vertragsbewertungstools.

Nachhaltige Implementierung:

Die Implementierung ist kritisch für die Verbesserung der Beschaffungsprozesse. Unser Hauptfokus liegt dabei auf 3 Elementen:

• Die Prozesse müssen mess- und steuerbar sein, um so deren nachhaltige Einhaltung sicherzustellen,
• Die neuen Richtlinien sowie Handbücher und Trainings zur Nutzung und Einhaltung der neuen Prozesse und Methoden müssen verständlich und eine Einführung in der Organisation sichergestellt sein,
• Ein regelmäßiges Training und Coaching unterstützt die neuen Prozesse nachhaltig zu implementieren und die Fähigkeiten der Einkaufsmitarbeiter mit neuen Methoden weiterzuentwickeln.

Durch neue Einkaufsansätze, Technologien und Regularien sowie den zunehmenden Einfluss des Einkaufs im Unternehmen werden Einkäufer vor neue und komplexere Aufgaben gestellt. In vielen Einkaufsorganisationen wird diesem Thema nicht die notwendige Aufmerksamkeit gewidmet. Damit die Organisation neue Technologien, Konzepte und Methoden wirksam einsetzen kann, bedarf es neben optimalen Arbeitsabläufen und Prozessen fähiger Mitarbeiter sowie einer ausreichenden Weiterbildung und Schulung – kein optimaler moderner Einkauf ohne hierfür ausgebildete Ressourcen.

Wir bieten unseren Kunden ein individuelles Trainingsprogramm zur Entwicklung der Einkäufer an. Der Trainingsansatz von OCM beinhaltet eine Definition von individuellen Anforderungsprofilen für Ihren Einkauf und die darin benötigten Fähigkeiten, Eigenschaften sowie erlernte Methoden und Analysekonzepte. Demnach erfolgt eine Standortbestimmung der Mitarbeiter innerhalb der ihnen vorgesehenen Profile, um hieraus gezielte Trainingsinhalte und -ziele in einem individuellen Ausbildungsplan zu erstellen. Einzelgruppentrainings sollten nach Möglichkeit mit Einzelcoachings ergänzt werden, um individuell auf Trainingsbedürfnisse eingehen zu können. Die Erarbeitung eines Trainings- und Weiterbildungskonzepts geht einher mit einer konsequenten Umsetzung, welche regelmäßig die Fortschritte überprüft und auf die individuellen Bedürfnisse eingeht.