Indirekte Kosten Turnaround
  • Vollständige Ausgaben- und Bedarfstransparenz
  • Erhöhung Kostenbewusstsein, Reduktion Maverick Buying
Transportausschreibung im Pharma-Großhandel
  • Kosten- & Risikoreduktion durch Anpassung des Preismodells
  • Eliminierung nicht wertschöpfender Substrukturen
Einkauf Pharma-Rohstoffe

Fehlende Ressourcen, Ansätze oder Erfahrung in einzelnen Warengruppen?​

  • Hohe Einsparungen je Warengruppe
  • Optimum in Qualität & Konditionen​​

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Florian Dederichs

Florian Dederichs

Gründer & Partner

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Einkaufsstrategie – Königsdisziplin im strategischen Einkauf


Auf Ihre Einkaufsstrategie angesprochen gaben 8 von 10 Einkaufsleitern an, eine Einkaufs- bzw. Beschaffungsstrategie zu haben. Stellt man die gleiche Frage Budgetverantwortlichen Mitarbeitern und Einkäufern, so sinken die Werte auf 2 von 10. Angesprochen darauf, was die Einkaufsstrategie denn konkret für die Maßnahmen und Ausrichtung des Einkaufs für das aktuelle Jahr bedeutet, wird klar: eine Strategie, welche beim betroffenen Team nicht in benennbaren Zielen und konkreten Maßnahmen ankommt, kann nicht zielbringend sein.

Vor diesem Hintergrund ergeben sich Fragestellungen wie:
  • Warum ist eine Einkaufsstrategie wichtig?
  • Was sind die Aufgaben im strategischen Einkauf bzw. der Einkaufsstrategie?
  • Mangelt es an einer gesamtheitlichen Warengruppenstrategie?
  • Ist der strategische Einkauf ausreichend im Unternehmen eingebunden?
  • Mangelt es der Einkaufsstrategie an Innovation und Zukunftsausrichtung?
  • Sorgt Ihre Einkaufsstrategie für die richtige Steuerung, Kosten- und Leistungsmessung?
Im Folgenden möchten wir diese Fragenstellungen diskutieren, Herausforderungen und Lösungsansätze vorschlagen und zusammenfassen welchen entscheidenden Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg der Einkauf mit einer funktionierenden Einkaufsstrategie erbringen kann.

 


 

Warum ist eine Einkaufsstrategie wichtig?

Je nach Unternehmen unterscheidet sich der Anteil der externen Ausgaben an den Gesamtausgaben, oftmals liegt dieser jedoch zwischen 40% und 80%, womit der Einkaufsstrategie eine wettbewerbsentscheidende Bedeutung für viele Unternehmen zukommt. Aus diesem Grund ist auch der Beitrag der Einkaufsabteilung, insbesondere vom strategischen Einkauf, wichtig, um innerhalb der zentralen Ausrichtung des Unternehmens den Einfluss auf die externen Kosten mit zu berücksichtigen. Des Weiteren dient die erarbeitete Einkaufsstrategie der übergeordneten Orientierung in der täglichen Arbeit der Einkaufsorganisation. In der Strategie werden nicht zuletzt auch Richtlinien, Tools und Leitfäden für die gesamte Organisation in Bezug auf externe Ausgaben definiert und so die Weichen für effizientes Kostenmanagement gestellt. 

Die Einkaufsstrategie umfasst für gewöhnlich einen Planungszeitraum von 3 bis 5 Jahren und wird von der Einkaufsleitung und dem strategischen Einkauf in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erarbeitet und im Einklang mit den Unternehmenszielen verabschiedet. Hierüber hinaus werden in regelmäßigen Abständen Status und Ziele der Einkaufsstrategie mit den Unternehmenszielen abgeglichen und gegebenenfalls angepasst.

 

Strategischer Einkauf Aufgaben

 

Abbildung1: Einteilung der Warengruppen in die Leitstrategien des Einkaufs
Abbildung1: Einteilung der Warengruppen in
die Leitstrategien des Einkaufs

Abgeleitet von den Unternehmenszielen ergeben sich für den Einkauf als das verantwortliche Ressort für die externen Unternehmensausgaben entsprechend abgeleitete Zielvorgaben. Die Einkaufsstrategie gibt mittel- und langfristig vor, auf welche Art diese definierten Ziele zu erreichen sind. Folglich ist eine der zentralen Aufgaben der Einkaufsstrategie eine an den Zielvorgaben orientierte Messung und Steuerung der Einkaufsorganisation und ihrer Lieferanten sicherzustellen.

Eine weitere für den strategischen Einkauf wichtige Aufgabe ist Maßnahmen zur Zielerreichung in einer gesamtheitlichen Warengruppenstrategie zu definieren. Diese berücksichtigt, neben den intern und extern gegebenen Umständen der einzelnen Warengruppen, vor allem die Verfügbarkeit und Fähigkeiten der Einkaufsressourcen.

Neben der Kontrollfunktion, Messung und Steuerung des Einkaufs sowie der Maßnahmenerstellung liegt ein Hauptaugenmerk auf der Beantwortung elementarer Fragestellungen des Einkaufs innerhalb der sich ändernden Gegebenheiten. Typische Problemstellungen hierbei sind: Make vs. Buy, Implikationen und Vorgabe eines Lieferantenmix’, Risikomanagement, Abstimmung der Nachfrage- und Angebotsseite der Supply Chain sowie die Ausschöpfung technologischer Neuerungen im Einkauf, zum Beispiel durch Digitalisierung.

 

Gibt es Anzeichen für eine mangelnden Einkaufsstrategie?


Die Anzeichen und Hintergründe für eine mangelnd formulierte oder auch umgesetzte Einkaufsstrategie können sehr vielfältig und im Einzelfall auch unterschiedlich in der Konsequenz sein. Um Anregungen und erste Lösungsansätze zu geben diskutieren wir im Folgenden einige 
typische Fragen der Einkaufsstrategie und des strategischen Einkaufs:

Existiert in Ihrer Organisation ein im Rahmen der Einkaufsstrategie vorgegebener Jahresplan, welcher alle strategischen und taktischen Einkaufsevents und -maßnahmen listet? Oder sind Mitarbeiter des strategischen Einkauf stark durch Projekteinkaufsthemen und die Erledigung von ad hoc Anfragen aus der Organisation ausgelastet, sodass oft keine Zeit für sorgfältige Ausschreibungen oder andere Lieferantenmaßnamen bleibt? Oftmals unterscheiden sich die verschiedenen Warengruppen mancher Einkaufsorganisationen nicht im getätigten Aufwand, den zuständigen Ressourcen, der Tiefe der Integration in die operativen Bereiche oder der investierten Zeit in innovative Einkaufskonzepte. Vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen und unterschiedlicher Wichtigkeit der Warengruppen für das Gesamtunternehmen und dessen Kosten, führt dies nicht zum optimalen Einkaufsergebnis. Folgen sind neben einem signifikant zu hohen Kostenniveau auch oftmals Qualitätseinbußen, Lieferengpässe sowie demotivierte Einkäufer, da diese mit der ihnen gegebenen Zeit selten alle Aufgaben mit einem zufriedenstellenden Ergebnis bearbeiten können.

Basis zur Einführung einer optimalen übergreifenden Warengruppenstrategie ist vollkommene Transparenz und eine marktbezogene Warengruppeneinteilung. Aus dem vorhandenen Preisniveau historischer Einkaufsmaßnahmen und Marktbenchmarks bestimmt sich die Komplexität sowie das Einsparpotential der Warengruppen. Zur Ableitung der übergeordneten Warengruppenstrategien werden, basierend auf dem Einsparpotential sowie der Komplexität, Maßnahmen nebst deren erforderliche Ressourcenaufwendungen abgeleitet. Dabei sollten die gewichtigsten Warengruppen neben den fähigsten Ressourcen ebenfalls mit den ergebnismaximalsten Maßnahmen belegt werden. Aus dieser Betrachtung geht eine Einteilung der Ressourcen und Warengruppen in strategische, taktische und operativ zu betreuende Warengruppen sowie ein Jahresplan an Einkaufsmaßnahmen hervor.

Oftmals liegt die Ursache für nicht optimales Einkaufsverhalten außerhalb des Einkaufs, beziehungsweise in ihm vorgegebenen Rahmenbedingungen. „Silodenken“ innerhalb der Unternehmensfunktionen, schlechte Datentransparenz oder ein zu geringer Fokus auf die Einkaufsstrategie sind Bedingungen unter denen Einkaufspotentiale verborgen bleiben und nicht realisiert werden.

Typische Anzeichen sind:

  • ein reagierendes statt agierendes Einkaufsverhalten
  • Kostenerhöhungen bei Materialien oder Schwankungen im Bedarf gehen zu Lasten der eigenen Marge
  • Haftung und entstandene Kosten bei Mängeln eingekaufter Materialien bleiben im Unternehmen
  • fixierte Vereinbarungen sowie Konditionen zum Kunden unterscheiden sich in Dauer und/oder Gültigkeitszeitraum von denen hin zu den relevanten Lieferanten.

Die optimale Positionierung und Einstellung Ihres Einkaufs bedarf eines vielschichtigen Ansatzes. OCM kann Ihnen dabei helfen, die einkaufsbeeinflussenden Zusammenhänge sichtbar zu machen und Maßnahmen zur Minimierung der zu tragenden Risiken sowie zur Berücksichtigung einkaufskostenrelevanter Fragestellungen in Ihrer Organisation abzuleiten. Die Maßnahmen können dabei einkaufsintern, unternehmensintern sowie kunden- oder lieferantenseitig gerichtet sein. Von entscheidender Bedeutung ist neben der inhaltlichen Erarbeitung ein von der Unternehmensführung aktiv mitgetragenes Change-Management Programm, um insbesondere bereichsübergreifende Kommunikations- und Prozessänderungen in der Organisation einzubetten. 

Ein Beispiel für eine Prozessimplementierung ist die Einführung eines Value Engineering Konzepts, mit welchem der strategische Einkauf eine Kernfunktion im Unternehmen einnimmt. In interdisziplinären Teams wird in Value Engineering Projekten das Ziel verfolgt, das wirtschaftliche Optimum eines Produkts zu generieren. Angestrebt wird die bestmögliche Erfüllung der Kundenwünsche im Einklang zu den geringstmöglichen Kosten. Hierzu werden Konzeptansätze des value orientated design oder auch des design to cost angewendet. Die Fokussierung auf die relevanten Eigenschaften und die Optimierung des Designs sind der Schlüssel zum Erfolg, um eine Kostenminimierung als auch eine Wertmaximierung zu generieren. Value Engineering bietet eine große Chance komplexen Sachverhalten systematisch zu begegnen, weitere Potenziale zu heben und schließlich den Ertrag eines Produktes zu maximieren. Eine erfolgreiche Wertanalyse erfordert daher eine intensive Kooperation von Entwicklung, Einkauf, Marketing und Produktion.

Digitalisierung, Globalisierung, Outsourcing, Nearshoring, Design to Value, e-Procurement, Crowdsourcing – dies sind Trendbegriffe der letzten Jahre. Es stellt sich die Frage, ob dies Marketingmaßnahmen oder kurzweilige, weil nicht durchsetzungsfähige, Konzepte sind. Bemerkenswert ist, dass die Begriffe nahezu allen Managern bekannt sind, Ihre Unternehmen jedoch oft nicht oder in geringem Maße hierauf zugegriffen haben. Innovation kommt im Einkauf als einem eher operativen und handwerklich angesehenen Bereich in den meisten Unternehmen zu kurz. Trotz Ihrer Vor- und Nachteile beinhalten die Konzepte sehr interessante Ansätze, die sicherlich nicht auf jedes Unternehmen passen, jedoch zumindest ausreichend geprüft und ausprobiert werden sollten. Gründe hierfür sind zumeist die geringe Priorisierung von strategischen Fragestellungen, unzureichenden Ressourcen, beziehungsweise nur geringe Erfahrungen in den Bereichen.

Passend zur individuellen Situation erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine auf sie zugeschnittene und innovative Zukunftsausrichtung im Rahmen der Einkaufsstrategie und bewerten diese hingehend ihrer Chancen und Risiken. Wir unterstützen die Entscheidungsfindung und erarbeiten gemeinsam mit Ihrer Organisation den Implementierungsansatz, um eine reibungslose und durchgreifende Einführung sicherzustellen.

Wie performt Ihr Einkauf im Vergleich zum letzten Jahr? Haben Sie sich in Kosten, Qualität und Servicelevel verbessert? Wie hoch ist Ihre Maverick Buying Quote? Was haben die durchgeführten Maßnahmen zur Einkaufsoptimierung bewirkt, beziehungsweise warum sind diese gescheitert? Welche sind Ihre besten Lieferanten und wie haben sich diese entwickelt? Viele Einkaufsorganisationen sind noch nicht so weit diese Fragen zu beantworten. Die drastischsten Folgen sind meist ausgelassenes Einsparungspotential, mittelmäßige bis schlechte Performance Ihrer Lieferanten oder die Zusammenarbeit mit den falschen Lieferanten. Fehl gerichtete oder gescheiterte Maßnahmen verschwenden nicht nur Ressourcen und Potential, sondern frustrieren das beteiligte Team.

Bei der Einführung eines Mess- und Steuersystems im Rahmen der Einkaufsstrategie für Ihren Einkauf helfen wir Ihnen die vorhandenen und zukünftig verfügbaren Daten in zielführende, transparente und vergleichbare Leistungskennzahlen zu transformieren. Zusätzlich gilt es, den Brückenschluss zum Unternehmens-Reporting und insbesondere zur Gesamtheit aller externen Kosten einer Periode sicherzustellen. Im nächsten Schritt erfolgt die Einführung von Mess- und Steuerprozessen sowie einer geeigneten Instrumentalisierung dieser, zum Beispiel durch Softwareunterstützung oder der Einführung einer entsprechenden Ressourcenfunktion.


 

Ergebnis und Mehrwert durch eine gute Einkaufsstrategie


Das Ergebnis einer optimalen Einkaufsstrategie kann bei erfolgreicher Umsetzung wettbewerbsentscheidend sein und lässt sich in 3 Punkten festhalten:

  • Strategischer Plan wie der Einkauf mittel- bis langfristig die gesetzten Unternehmensziele erfüllt: Konkrete Maßnahmen, Organisationsziele, Positionierung sowie Innovation des Einkaufs
  • Ressourcen- und ergebnisoptimale übergeordnete Warengruppenstrategie des Einkaufsportfolios: Ableitung von Teilstrategien, Einführung neuer und innovativer Einkaufsmethoden und -werkzeuge sowie Identifizierung und Definition von Einsparhebeln und -potentialen
  • Messung, Steuerung und Management des Einkaufs: Einführung von zielgerichteten Mess- und Steuerinstrumenten sowie effizienter Prozesse zur Freigabe, Management und Abwicklung aller Beschaffungsprozesse

OCM bietet umfassende Unterstützung bei Gestaltung Ihrer maßgeschneiderten Einkaufsstrategie sowie deren Umsetzung mit dem strategischen Einkauf über unser umfassendes Produktangebot Einkaufsberatung.

Wir verbinden unsere bewährte Vorgehensweise zur Entwicklung einer individuell optimalen Einkaufsstrategie mit Ihrer Einkaufsorganisation den Ressourcenvoraussetzungen und einer realistischen Zukunftsausrichtung in der Digitalisierung Einkauf.
Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer Herausforderungen konkrete Lösungsansätze.

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Unsere Projektmodule im Überblick:

Module Einkaufsberatung

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