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Florian Dederichs

Florian Dederichs

Managing Partner

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Transportausschreibung im Pharma-Großhandel
  • Kosten- & Risikoreduktion durch Anpassung des Preismodells
  • Eliminierung nicht wertschöpfender Substrukturen

Einführung eines Transport Management Systems

 

Der Transport im pharmazeutischen Großhandel ist für seinen intensiven Wettbewerb bekannt. Die Preise sind stark reguliert und das Gesetz schreibt eine Produktverfügbarkeit von mindestens 99 % vor. Da Zahlungsfristen bereits bis auf das Maximum ausgedehnt werden, bleibt nur ein Bereich zur Differenzierung übrig: das Service Level in Transport und Zulieferung.

Bei dem Versuch, Marktanteile zu gewinnen, überbieten sich die Anbieter gegenseitig, um die kürzesten Lieferfristen, die größte Lieferflexibilität oder die höchste Anzahl Belieferungen pro Tag anzubieten. Ein derartiger Wettbewerbsdruck lässt die Gewinnspanne in einem Markt mit ohnehin schon geringen Margen schrumpfen und Anbieter müssen für immer weniger Geld eine immer größere Leistung erbringen.

Unser Kunde, ein führender Pharmagroßhändler mit einem ausgelagerten Fuhrpark von über 1.000 Fahrzeugen, sehnte sich nach Veränderung. Mit dem strategischen Ziel, den Gesamtgewinn durch Kostenführerschaft zu steigern und durch Innovation die Effizienz und das Service Level zu verbessern, beauftragte er OCM.

Der Schwerpunkt lag hierbei auf einem der kostspieligsten, komplexesten und kundenorientiertesten Vorgänge innerhalb des Transportnetzwerkes: die Lieferung auf der letzten Meile. Zuerst konnten durch eine Transportausschreibung die Kosten erheblich gesenkt werden. Doch um sich dauerhaft in der schnelllebigen Branche zu behaupten, war ein weiterer Schritt erforderlich: die Digitalisierung in der Logistik.

Von der Auswahl eines Transport Management Systems über die Softwareintegration bis hin zur Prozessanpassung unterstützte OCM den Kunden, die Digitalisierung in der Logistik zu realisieren. Die Transportsoftware half, die Komplexität der Prozesse zu erfassen, die Kosten zu senken und die steigenden Erwartungen an das Service Level zu erfüllen - und sogar zu übertreffen. In diesem Artikel beschreiben wir die Einführung des Transport Management Systems.

 

Ziele des Digitalisierungsprojekts

 

Zielvorgaben sind der Eckpfeiler jeder Digitalisierungsinitiative. Sie geben die Richtung des Projekts vor und helfen, die technischen Anforderungen zu formulieren. Ohne angemessene Zielsetzung, welche vom Projektteam und den operativen Nutzern verabschiedet wird, kommt es schnell zu unübersichtlichen Digitalisierungsmaßnahmen und zu Meinungsverschiedenheiten zwischen den beteiligten Akteuren.  

In Zusammenarbeit mit dem Kunden formulierte OCM die folgenden Ziele für das Transport Management System 

  • Digitale Unterstützung aller operativen Prozesse: Wenn sich manuelle Prozesse mit digitalen Prozessen überschneiden, gehen viele der hart erkämpften Vorteile der Technologie verloren. Eine nur teilweise Digitalisierung kann ebenso viele Probleme verursachen, wie sie zu lösen vermag. Daher war es notwendig, alle operativen Prozesse auf der letzten Meile durch die Transportsoftware abzudecken. 
  • Alle Subysteme zentral integriert: Eine zerklüftete Technologielandschaft führt zu widersprüchlichen und schlecht ineinandergreifenden Systemen, schlechter Akzeptanz, erhöhtem manuellen Aufwand und vor allem meist zu Frustration. Eine eng integrierte Softwarelandschaft glättet Prozesse und kombiniert Datenströme, verbessert Analysen und gibt Entscheidungsträgern mehr Möglichkeiten. Folglich war ein wichtiges Ziel, alle Systeme und Subsysteme integriert und über ein zentrales Tool zugänglich zu machen.  

  • Besserer Kundenservice: Der Pharmagroßhandel ist wettbewerbsintensiv und die Erwartungen in der Apotheke steigen stetig. Das Transport Management System sollte das Service Level verbessern und Kundenzufriedenheit sicherstellen.  

  • Kosteneinsparungen: Einfach gesagt, sollte die Transportsoftware durch den erhöhten Digitalisierungsgrad die Effizienz steigern und so Kosten einsparen. 

 

Methoden zur Digitalisierung in der Logistik

 

Scrum, agil, Wasserfallmodell: Es gibt viele Möglichkeiten, ein Digitalisierungsprojekt zu organisieren. In Zusammenarbeit mit dem Kunden hat OCM einen robusten Ansatz für das Digitalisierungsprojekt gewählt und es in folgende drei Hauptschritte gegliedert: 

  • Bewertung des Status quo: OCM führte ein umfassendes Assessment aller derzeitigen Prozesse durch, sowohl der digitalen als auch nicht-digitalen. Dadurch ergab sich ein detaillierter Überblick über die Ist-Situation. Mit einer Gegenüberstellung der Projektziele - der Soll-Situation - konnte das Projektteam die Lücken und die adäquate Transportsoftware, um diese Lücken zu schließen, identifizieren. 

  • Umsetzung: OCM nutzte sein umfassendes Wissen über den Markt, die Anbieter und die Preise, um den Kunden bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters und Transport Management Systems zu unterstützen. Dazu gehörten die Kontaktaufnahme mit potenziellen Anbietern, Demonstrationsworkshops und ein strenges Ausschreibungsverfahren. Nach der Auswahl der Transport Software und des Anbieters übernahm OCM das Projektmanagement zu Systemintegration und Erstellung einer Integrations-Roadmap, die Projektleitung für die Integration und das Management der finalen Validierung. 

  • Nachhaltige Integration: Für eine wirklich effektive Digitalisierung sollte die Integration nicht nur auf technischer Ebene erfolgen - die Lösung muss vollständig in die Organisation selbst integriert werden. Dazu gehört die Anpassung aller angrenzenden Prozesse an das Transport Management System und die Schulung neuer Nutzer. OCM führte eine "Super-User"-Schulungsstruktur ein, bei der bestimmte Nutzer bis zu einem "Experten"-Niveau geschult werden, damit sie die Technologie im Unternehmen selbst und eigenständig vorantreiben, ihr Wissen mit ihren Kollegen teilen und als Ansprechpartner für alle alltäglichen Softwareprobleme fungieren können.

 

Die Vorteile des implementierten Transport Management Systems

 

Die gewählte Transportsoftware bestand aus 6 Schlüsselkomponenten, die alle zu einer Reihe von qualitativen und quantitativen Vorteilen führten: 

GPS-Ortung für exaktere Prognosen der erwarteten Ankunftszeit, einen verbesserten Vergleich von Soll- und Ist-Leistung und die Einführung von live tracking. Dies führte zu einem besseren Service für den Kunden, höherer Sicherheit, einer Zeitersparnis von 2-3 % auf den Routen und 2-4 % bei Rechnungsanpassungen.

Multifunktionales Handheld, das in der Lage ist, Barcodes zu scannen, mit den Fahrern zu kommunizieren, die Verfolgung und Rückverfolgung von Fracht zu ermöglichen, einen Empfangsnachweis zu erbringen, die Fahreridentifikation bei der Abfertigung durchzuführen und die Fahrzeugqualität bei der Abfertigung zu überprüfen. Das Gerät führte zu einer verbesserten Rückverfolgbarkeit von Fahrzeugschäden und zu optimiertem track & trace von Fracht und Paketen. Dadurch verringerte sich der Anteil verlorener Fracht um 2-4 %, was zu höherer Lieferqualität und weniger Kundenbeschwerden führte.

Das Fahrereffizienzsystem führt eine Fahrstilanalyse durch, steigert die Fahrerleistung anhand von Incentivierungsprogrammen und erleichtert den Zugang zu Fahrtrainings. Dies führte zu niedrigeren Unfallraten, höherer Fahrerzufriedenheit (durch messbare Anreize), geringerem Kraftstoffverbrauch und reduziertem Verschleiß am Fahrzeug.

Fahrer-Akademie, durch eine mobile App im System verankert: Diese Softwarekomponente konnte die Einstellungsvoraussetzungen prüfen (inklusive Ausbildung und Validierung der Dokumente), Einstellungen zu Inhalten und Sprachen zentral verwalten und ein Bonus-Malus-System für Subunternehmer mit guter oder unzureichender Ausbildung einführen.

Routenoptimierungssoftware, die die Unternehmensziele (z. B. Kosten, Zeit, Kundenzufriedenheit) berücksichtigt, erreichte eine Kostensenkung von 10-15 %.

Anstatt einzelne Eingangsrechnungen mit Versand- und Zahlungsinformationen abzugleichen, konnten Versand-, Zahlungs- und Rechnungsdaten automatisch validiert und Transaktionen mit wenigen manuellen Eingaben durchgeführt werden. Dies senkte den Verwaltungsaufwand und führte zu Preisnachlässen durch zeitnahe Bezahlung der Auftragnehmer.


 

Fazit zur Einführung von Transport Management Systemen

 

Der Transport auf der letzten Meile ist bekanntermaßen schwierig und kostspielig, aber mit einer geeigneten und richtig integrierten Transportsoftware kann dies verhindert werden. Von der Routenoptimierung über Fahrer-Akademie und GPS-Tracking bis hin zu optimierten Auswertungsmöglichkeitenn konnte OCM einen Pharmagroßhändler dabei unterstützen, nicht nur die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken, sondern auch die Qualität der Dienstleistungen für den Endkunden zu verbessern. Auf diese Weise konnte ein potenzielles Problem in einen Wettbewerbsvorteil verwandelt werden. In einem Logistikmarkt, der noch nie so wettbewerbsintensiv war wie heute, wird der Digitalisierungsvorteil für den weiteren Erfolg des Großhändlers von entscheidender Bedeutung sein.

OCM bietet Ihnen umfassende Unterstützung auf Ihrem Weg zur Digitalisierung in der Logistik. Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung Ihrer maßgeschneiderten e-SCM-Strategie sowie bei der Umsetzung, z.B. bei der Auswahl eines Transport Management Systems - auch in Kombination mit unserem umfassenden Dienstleistungsangebot im Bereich SCM & Logistik. Gerne stellen wir Ihnen unseren Ansatz und unsere Module dazu vor oder diskutieren mit Ihnen konkrete Fragestellungen und Lösungsansätze anhand Ihrer Herausforderungen.

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