Wie Sie Ihre Transportausschreibung professionell und erfolgreich gestalten


Transportkosten durch externe Speditionen, Kurierdienste oder andere Transportdienstleister verursachen in vielen Unternehmen einen Gesamtkostenanteil von weit über 10% und sind damit mitentscheidend für das Unternehmensergebnis. Aufgrund des elementaren Beitrags der Transportlogistik für die Wertschöpfung fokussieren sich trotzdem viele Unternehmen ausschließlich darauf, dass die Transportlogistik funktioniert. Die Kosten geraten so zu oft in den Hintergrund.

Neben Kundenzufriedenheit und Lieferfähigkeit bestimmt sich der Mehrwert guter Transportlogistik vor allem daraus Ressourcen effizient einzusetzen. Es geht vor allem darum Fahrzeuge, Fahrer und Fahrten so zu organisieren, dass die Produktivität und damit die Effizienz aller eingesetzten Ressourcen möglichst hoch ist.

Dies wird erheblich dadurch erschwert, dass die Kostenbasis zahlreichen Schwankungsfaktoren unterlegen ist (Marktangebot, Auftragsumfänge und -dauer, allgemeine Auftragslage, Arbeitsmarkt, Treibstoff, Fahrerlöhne, etc.). Die ständigen Schwankungen der Kostenbasis führen in Kombination mit der Fokussierung auf die operativen Abwicklung dazu, dass marktgerechte Preise in vielen Unternehmen nicht erreicht und viel zu selten überprüft werden.

Dabei müssten Unternehmen fortlaufende Transparenz am Markt einholen, um zu gewährleisten, dass die Logistik funktioniert aber auch das Unternehmensergebnis kosteneffizient ist. Neben den Konditionen geraten dabei die Lieferantenstruktur, die Vermeidung von Risiken sowie die Fähigkeit zuverlässige Dienstleister und Fahrer zu finden und zu binden zunehmend in den Vordergrund.

Um eine erfolgreiche und professionelle Transportausschreibung in Ihrem Unternehmen durchzuführen, beleuchten wir folgende Fragen:

  • Welche Probleme sollten Sie mit Ihrer nächsten Transportausschreibung lösen?
  • Welche Aspekte einer Transportausschreibung schaffen den größten Mehrwert?
  • Wie können Kosten gesenkt werden, ohne Gefahr zu laufen Qualität und Zuverlässigkeit zu verlieren?

 


 

Welche Probleme sollten Sie mit Ihrer nächsten Transportausschreibung lösen?


Eine sehr gute Transportausschreibung reduziert die Transportkosten auf ein wettbewerbsfähiges Marktniveau. Zugleich hilft sie dabei die Zusammenarbeit mit den Dienstleistern so auszurichten, dass ein Kostenoptimum erreicht und Ressourcen beider Seiten optimal ausgelastet sind.

Um dies zu erreichen und um unerwünschter Abhängigkeit entgegenzuwirken, werden die für Ihr Unternehmen geeignetsten Dienstleister und Fahrer am Markt für eine Zusammenarbeit identifiziert und einbezogen. In der Vorbereitung der Transportausschreibung werden Abhängigkeiten von einzelnen Dienstleistern, Insolvenzrisiken und nicht benötigte Sub-Strukturen identifiziert und durch Einbezug qualifizierte Alternativdienstleister in die Ausschreibung reduziert.

Eine professionelle Transportausschreibung kann steigenden Kosten auf Dienstleisterseite darüber hinaus auch mit partnerschaftlich entstehenden Synergien begegnen und so weder die Solvenz der guten Bestands-Unternehmer aufs Spiel setzen noch steigende Kosten hinnehmen.

Darüber hinaus kann durch gesamtheitliche Ausschreibung aller Transporte ein neuer Standard geschaffen und sehr effizient implementiert werden, um Risiken, Prozesse, technologische Standards und Qualität in der Transportlogistik einheitlich zu optimieren,.

Die für Ihr Unternehmen individuell optimale Transportausschreibung hilft Ihnen zu gewünschter Qualität und Zuverlässigkeit die jeweils besten Markkonditionen zu erreichen und Ressourcen durch effiziente Ausrichtung der Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten zu optimieren.

 

Welche Aspekte einer Transportausschreibung schaffen den größten Mehrwert?


Aspekt 1: Strategie und Preismodell

 

Abbildung 1: Elemente & Formen der Dienstleisterstruktur
Abbildung 1: Elemente & Formen der Dienstleisterstruktur

Die für Ihr Unternehmen und Ihre Logistik passenden Strategie für die Transportausschreibung hilft Ihnen Ihre Anforderungen, Prozesse und Bedingungen so auszurichten, dass zum einen Ihre Ziele an die Transportlogistik erfüllt werden und zum anderen keine vermeidbaren Kosten auf Dienstleisterseite entstehen.

Welche Lieferantenstruktur, Größe und Professionalisierung sind dabei sinnvoll, um Kosten und Qualität zu optimieren? Oftmals liegen Sub-Sub-Strukturen unter den Dienstleistern vor. Wenn der Kosten-Nutzen eine solchen Struktur rechtfertigt und diese benötigt ist, kann dies sinnvoll sein. In vielen Fällen verstecken sich in Sub-Sub-Strukturen jedoch Margen, die die erbrachte Leistung nicht rechtfertigen.

Ein geeignetes Preismodell kann Sie dabei unterstützten Ihre Kosten und Risiken zu optimieren. Vielfach finden sich jedoch Preismodelle in der Praxis, die ausschließlich das Dienstleisterrisiko erhöhen oder eine effiziente Ressourcenauslastung verhindern. Diese Situation führen dazu, dass Risiko und nicht ausgelastete Kapazitäten von den Dienstleistern anderweitig eingepreist werden.  Das Gesamtsystem wird dadurch in den meisten Fällen deutlich ineffizienter und damit auch teurer, als mit der Intention des Preismodells angestrebt wurde.

 

Aspekt 2: Wettbewerb und geeignete Dienstleister

Gesunder Wettbewerb und geeignete Dienstleister sind die Voraussetzung jeder erfolgreichen Ausschreibung. Wenn beides nicht existiert, so sollten Sie von einer Ausschreibung absehen und gegebenenfalls durch Optimierung der partnerschaftlichen Zusammenarbeit, der Entwicklung eines Dienstleisters oder Insourcing Ihre Transportlogistik optimieren.

Bevor Sie allerdings an dieser Stelle aufhören weiterzulesen – natürlich existiert in der Transportlogistik Wettbewerb und es gibt geeignete Dienstleister. Das Problem der meisten Unternehmen ist jedoch diese zu identifizieren, zu binden und auch den Kontakte mit nicht beauftragten Dienstleistern regelmäßig zu pflegen. Entsprachen die Marktverhältnisse in der Vergangenheit denen eines reinen Nachfragemarktes, in dem die Dienstleister den Unternehmen nur so zugelaufen sind, so haben sich heute die Verhältnisse etwas verschoben und Unternehmen müssen in die Dienstleistersuche investieren, um einen Pool an qualifizierten Dienstleistern für eine Ausschreibung zu gewinnen.

Durch permanente Recherche unterhalten wir eine deutschlandweite Datenbank an Transportdienstleistern, die wir in die von uns ausgeführten Ausschreibungen mit einbeziehen können und so ausreichend Wettbewerb sicherstellen.

 

Aspekt 3: Professionelle Verhandlungsmethodik und -führung

Professionelle Verhandlungsmethodik und -führung sind essentiell für den Erfolg einer Transportausschreibung. Einerseits um Preiskonditionen und Angebote zu validieren und andererseits um in der Zusammenarbeit mit den Bietern diesen Gelegenheit geben ihr bestmögliches Angebote zu unterbreiten. Darüber hinaus spielen faktenbasiertes Feedback und strategische Verhandlungsführung eine große Rolle, wenn Sie statt marktorientierten Preisen, aufwands- oder kostenbezogene Angebote erhalten möchten.

Um Transportausschreibungen in großem Umfang erfolgreich durchführen zu können, benötigt es professioneller Methodik, tiefgreifender Analysefähigkeiten sowie Effizienz und Erfahrung in der Verhandlungsführung – da ansonsten Aufwand, Qualität oder Ergebnisse leiden.

 

Wie können Kosten gesenkt werden, ohne Gefahr zu laufen Qualität und Zuverlässigkeit zu verlieren?


Um das für Ihr Unternehmen erwartete Mindestmaß an Qualität sicherzustellen, sollte in der Ausschreibung neben präzise formulierten und ausreichend detaillierten Mindest-Anforderungen auch Methoden zur Qualitäts- und Eignungsprüfung mit in die Auswahl einbezogen werden. Neben den formellen Möglichkeiten einer Prüfung, sollte unbedingt darauf geachtet werden, Vergütungsbausteine zur Qualität und Leistung zu vereinbaren und vertraglich festzuhalten.

Gute Möglichkeit die Qualität der Dienstleister nachhaltig zu halten oder zu steigern bieten sich zum Beispiel im Lieferantenmanagement oder der Nutzung von digitalen individualisierten Schulungsmöglichkeiten. Mit Hilfe der beschriebenen Methoden gewährleisten Sie, dass die von Ihnen erwartete Qualität eingehalten wird und somit Voraussetzung für die Verhandlung und Reduktion von Kosten werden kann.

Aus der Zusammenarbeit mit Lieferanten ergeben sich neben den Vorteilen eben auch Risiken. Durch ein gewisses Maß an Abhängigkeit, vertragliche Zusagen oder auch insbesondere die oben beschriebene Qualität, die die Dienstleister gegenüber Ihren Kunden sicherstellen sollen, generieren sich mögliche Risiken für Ihr Geschäft. Um diesen Vorzubeugen, empfehlen wir die Risiken, die die Zusammenarbeit mit Dienstleister allgemein, aber sich auch insbesondere durch das Hinzunehmen neuer noch unbekannter Dienstleister ergeben, zu identifizieren und mit Maßnahmen abzusichern.

Abbildung 2: OCM Driver Academy zur Schulung & Bindung von Fahrern
Abbildung 2: OCM Driver Academy zur
Schulung & Bindung von Fahrern

 

Durch geeignete Verträge, Back-Up Pläne der übernommenen Touren und Fahrten, stückweise Implementierung sowie regelmäßige Qualitätskontrollen, können Sie Risiken eng im Blick haben und gegebenenfalls schnell eingreifen, bevor ein Schaden entsteht.

Die wirksamste Maßnahme, um Zuverlässigkeit und Qualität auch nach einer Ausschreibung halten zu können, ist für ausreichende Motivation und Zufriedenheit der Dienstleister zu sorgen. Vertraglich kann dies bedeuten Bonus und Malus Systeme mit zu integrieren oder eben auch Dienstleister und insbesondere Fahrer auf einer persönlichen Ebene zu erreichen, einzubinden und zu motivieren. In unserem Projektmodul Transport Partner Management bieten wir ein breit aufgestelltes Programm an Maßnahmen, um mit Dienstleistern und Fahrern eine langfristige partnerschaftliche Zusammenarbeit zu schaffen.

 

Die folgenden Praxisbeispiele veranschaulichen typische Herausforderungen & Lösungsansätze


Die Ansätze zur Transportausschreibung sind branchenübergreifend erfolgreich, da sie allgemeingültig-waltende Kräfte in der Beziehung Transport-Dienstleister zu Auftraggeber betreffen. Was gute Ergebnisse zu herausragenden werden lässt, ist jedoch das Verständnis der individuellen Unternehmenssituation, Branche und auch der Historie. Die Lösungsansätze sind also so vielfältig wie die Transportlogistik selbst – nachfolgend wollen wir daher anhand von Praxissituationen typische Kundensituationen und Herausforderungen sowie deren Lösung beschreiben.

Wie sieht die optimale Transportdienstleiter Zielstruktur aus? Sollen kleine Subunternehmer aus Kostengründen mit teilweise hohem Ausfallrisiko eingesetzt werden? Oder verlässt man sich doch eher auf einen großen Spediteur mit weniger Betreuungsaufwand, geringerem Einzelausfallrisiko, aber höherem systemischem Risiko und höheren Kosten?

Wie geeignet sind die Unternehmer um strategische Ziele, wie zum Beispiel Synergienetze oder die Einführung von neuen Regularien oder Software, mitzugehen?

Oftmals setzen Unternehmen, aus Treue vielleicht auch aus Bequemlichkeit oder um Ausfallrisiken zu senken, Generalunternehmer für sämtliche Transportservices ein. Diese decken dann einen Großteil des Einkaufsvolumens ab - die Logistiker lassen dann oft keine Gelegenheit aus zu loben, wie professionell der Generalunternehmer in Auftreten und Service ist. Dieser agiert jedoch leider oft nur als Zwischenhändler und reicht die Transportaufträge an Subunternehmer eins zu eins weiter, weiß aber sich geschickt zu positionieren und gut aufzutreten.

Die Frage, die sich Unternehmen in diesen Situationen stellen sollten ist: sind dies wirkliche Mehrwerte zu deren Gunsten wir auf Kontrolle und Durchgriff auf die ausführenden Subunternehmer verzichten und einen höheren Kostenbeitrag leisten? Jede Substruktur schöpft Marge ab – der Mehrwert sollte also genau geprüft werden.

In unseren Projekten investieren wir daher Zeit in die Analyse bestehender Strukturen und Prozesse und zeigen Potentiale durch veränderte Strukturen in Einklang mit Ihren Unternehmenszielen auf. Je nach Ziel und Situation erarbeiten wir mit Ihnen einen mehrstufigen Plan zur Erreichung ihrer Ziele. In einer mehrstufigen Professionalisierungsstrategie ist eine Kostenoptimierung mit zugehörigem flexiblem Preisgefüge oft ein sinnvoller erster Schritt, um weitere Optimierungen zum Beispiel am Transportnetzwerk vornehmen zu können. Ein großer Vorteil von Ausschreibungen ist, dass die Entscheidung über die Dienstleisterstruktur, erst gegen Ende der Ausschreibung getroffen werden muss und bis dahin die Optionen gemeinsam mit den Lieferanten genauer erörtert und ausgearbeitet werden können. Auch bei eingefahrenen Preisstrukturen durch historisch gewachsene Lieferantenstrukturen können Veränderungen im Lieferantenmix ein Verhandlungsinstrument sein, um so das Preisgefüge wieder zu locker.

Bei Projekten im Transporteinkauf ist eine der großen Herausforderungen geeignete Lieferanten passend auf die definierte Zielstruktur zu identifizieren. Wenn Unternehmen zum Beispiel ihr eigenes "Letzte Meile" Netzwerk betreiben, ist dieses aufgrund von Flexibilität oft extern über sogenannte „Frachtführer“ abgebildet. Diese „Frachtführer“ sind zumeist kleine Transportunternehmer, die teilweise selbst noch Fahrten erledigen und in den meisten Fällen keine Internetpräsenz aufweisen. Aufgrund der steigenden Nachfrage an Logistik, werden diese Frachtführer zu einer sehr gefragten Ressource. Ausreichende Frachtführer zu identifizieren, die eine qualitativ zuverlässige Leistung zu adäquaten Konditionen liefern ist eine Aufgabe, der man sich annahmen muss. Ein Defizit an den beschriebenen potenten Frachtführern kann Preissteigerungen, Qualitätseinbußen und Fluktuation zur Folge haben. Entweder müssen für eine durchschnittliche Qualität teils hohe Preise gezahlt werden oder die Qualität fällt bei geringer Bezahlung stark ab.

In unseren Projekten unterstützen wir Kunden darin ein langfristiges Lieferantenmanagement aufzubauen, welches Prozesse zum Aufbau und der Pflege eines Dienstleisterpools enthält. Darüber hinaus verfügen wir durch permanente Recherche eine deutschlandweite Datenbank, um in den von uns ausgeführten Ausschreibungen ausreichend geeignete Unternehmer einbringen zu können. Durch diese Datenbank, das OCM Netzwerk und geeigneten Methoden zur Identifizierung neuer Dienstleister, werden immer ausreichend geeignete Dienstleister für eine Ausschreibung qualifiziert.


 

Fazit


Aufgrund der ständigen Veränderungen in der Kostenbasis sowie von Angebot und Nachfrage gewährleisten Unternehmen nur durch regelmäßige Ausschreibung von Transporten die externe Transportlogistik nicht über dem Marktpreis einzukaufen und so unnötig das Unternehmensergebnis zu schmälern.

Die Durchführung professioneller und strukturierter Transportausschreibungen ist ein gleichsam effizientes wie auch effektives Mittel, um Kostenoptimierung zum gewünschten Qualitätsniveau zu erreichen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten zukunftsfähig auszurichten. Unternehmen mit einem hohen Anteil an Transportkosten haben die Chance durch eine erfolgreiche Transportausschreibung signifikante und nachhaltige Verbesserungen Ihres Unternehmensergebnisses zu erreichen.

Mit der richtigen Strategie und Umsetzung reduzieren Unternehmen Risiken, statt sie einzugehen und können dabei gleichzeitig die Gelegenheit nutzen, die Transportlogistik zukunftsfähig zu gestalten

OCM bietet umfassende Unterstützung bei Gestaltung und Umsetzung Ihrer maßgeschneiderten Transportausschreibung sowie deren Integration in Ihre Supply Chain Strategie oder Digitalisierungsinitiativen.

Wir verbinden unsere bewährte Vorgehensweise zur Verhandlung im Einkauf mit dem Know-How aus Logistik und Supply Chain, um durch die Transportausschreibung ein wettbewerbsfähiges Marktpreisniveau zu erreichen und gleichzeitig Effizienzsteigerungen in der Transportlogistik und der Zusammenarbeit mit Transportdienstleistern zu erreichen.

Kontakt

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Florian Dederichs

Florian Dederichs

Gründer & Partner

M.+49 160 93882573​

E.florian.dederichs@ocmconsulting.de

W.www.ocmconsulting.de​

Unsere Projektmodule im Überblick:

Module Logistik Optimierung & Supply Chain Consulting

Case Studies

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