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Florian Dederichs

Florian Dederichs

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Operativer Einkauf: Aufgaben, Optimierung und Ausblick

 

Um Bedarfe termingerecht und kostenoptimal zu decken, bedarf es neben einem effizienten P2P Prozess einer auf dessen Abwicklung spezialisierten Ressource – dem Operativen Einkauf.

Das Hauptmerkmal eines funktionierenden Operativen Einkauf ist die effiziente Sicherstellung der Materialverfügbarkeit im Kostenoptimum. Dies stellt er vor allem mit Kommunikation und Problemlösungsfähigkeiten entlang des P2P Prozesses, konstruktivem Lieferantenmanagement, schneller Disposition und Bestellmengenoptimierung sicher.

Um zu überprüfen, ob Ihr Operativer Einkauf gut aufgestellt ist und wie er optimiert werden kann, behandeln wir im Folgenden Fragestellungen wie:

  • Operativer Einkauf? Was sind die Aufgaben und wo ist er lokalisiert?
  • Welche Lösungen gibt es, um den Operativen Einkauf zu optimieren
  • Was unterscheidet einen guten von einem erstklassigen Operativen Einkauf?
  • Welche typischen Probleme und Stellschrauben gibt es? 

Im Anschluss an die relevantesten Fragenstellungen, berichten wir von typischen Herausforderungen und Lösungsansätze und geben einen Ausblick über die Zukunft des Operativen Einkaufs.

 

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Aufgaben Operativer Einkauf: was tut und wo sitzt er?


Die täglichen Aufgaben des Operativen Einkaufs reichen von der Bedarfsermittlung bis zur Bedarfsdeckung und Rechnungsprüfung der Zahlung (Purchase to Pay). Der Operative Einkäufer muss vertraut sein mit den verhandelten Konditionen, der Bestellmengenoptimierung über alle Bedarfsabteilungen und der Beschaffungsabwicklung. Darüber hinaus stellt der operative Einkäufer auch einen Gegenpol zur Fachabteilung dar, indem er Bedarfe der Fachabteilung hinterfragt und sich bei Problemen und Verzögerungen vollkommen auf deren Lösung fokussieren kann.

Zu den konkreten Verantwortlichkeiten im Operativen Einkauf zählen: die Bedarfsermittlung, einkaufsseitige Freigaben im Bedarfsfreigabeprozess, Bestands- und Bestellmengenkoordination und -prüfung, die Bestellung des Bedarfs über zugelassene Lieferanten unter Sicherstellung der optimalen Bestellmengen und Konditionen, die Betreuung der Bestellung bis zum Wareneingang, das Reklamationsmanagement sowie die Zahlungsfreigabe nach Rechnungsprüfung. Ziel ist die termingetreue und kostenoptimale Bedarfsdeckung, weshalb die Behebung von Terminverzug, Reklamationen und Ablaufstörungen ebenfalls zu den Aufgaben des Operativen Einkaufs gehören.

 

Aufgaben entlang des P2P-Prozesses (purchase to pay)
Aufgaben des Operativen Einkaufs entlang des P2P Prozesses

 

Die operativen Einkäufer sind tagtäglich mit der termingerechten Bedarfsdeckung und der Sicherung der Beziehung zwischen Lieferanten, Fachabteilung des Unternehmens und der Supply Chain betraut.

Hinsichtlich Lokalisierung gibt es zwei verschiedene Treiber. Für optimale Resultate ist sowohl die Nähe zu den Bedarfsabteilungen als auch zu den Category Managern der Warengruppe relevant. Je nach Organisation kann dies entsprechend der Gegebenheiten bedeuten, dass operative Einkäufer zentral oder lokal in Reichweite der Bedarfsabteilung angesiedelt sind.

 

Welche Lösungen gibt es, um den Operativen Einkauf zu optimieren?


Heutzutage ist die Einbindung und Schulung im ERP System und der Bestellmanagement Software für einem effizienten Operativen Einkauf Voraussetzung. Diese Systeme erleichtern die Aufgaben immens und reduzieren den Prozessaufwand erheblich.

Darüber hinaus gibt es einige sinnvolle Self-Service Software Tools mit denen beispielsweise C-Teile von den Abteilungen direkt selbst beschafft werden können. Konditionen, Lieferanten und Produktvorgaben lassen sich durch den Einkauf steuern und Lieferbedingungen und Bestellgrößen voreinstellen. Diese Tools können Prozesskosten erheblich senken, ohne dabei auf Vorgaben und Konditionen aus dem Einkauf verzichten zu müssen.

Als Kommunikator zwischen Lieferanten, Fachabteilung und Logistik, benötigt der operative Einkauf darüber hinaus effiziente Kommunikationsmöglichkeiten. Kommunikationsplattformen, Video Conferencing, integrierte und automatisch aktualisierte Kontaktverzeichnisse sowie Lieferantenportale zur Identifikation neuer Lieferanten gehören dazu.

Um die Steuerung und Überwachung der Kosten mit zu unterstützen und die eigenen Aufgaben zu monitoren eigenen sich außerdem speziell auf den Operativen Einkauf zugeschnittene Analyse Dashboards. Mit diesen kann jeder Einkäufer, aber auch der Operative Einkauf insgesamt, die eigene Performance sowie mögliche Lieferengpässe überwachen und steuern.


Was unterscheidet einen guten von einem erstklassigen Operativen Einkauf?


Ein ausgezeichneter operative Einkäufer zeichnet sich durch schnelle Handlungsfähigkeit, gute Kommunikation und lösungsorientiertes Handeln aus. Er ist Beziehungspfleger zwischen Lieferantenansprechpartnern, der internen Fachabteilung und den Supply Chain Verantwortlichen.

Er stellt optimale Bestellungen auch durch eine Synchronisation mit Lager, Vertrieb und dem Lieferanten sicher. Er betreibt kontinuierliche Bewertung und Messung der Lieferantenperformance und sichert eine saubere Datengrundlage in den von ihm betreuen Systemen.

Proaktiv identifiziert und kommuniziert er Verbesserungsmöglichkeiten entlang des Beschaffungsprozesses oder abteilungsinterner Prozesse. Er kontrolliert und überwacht die Einhaltung von Rahmenverträgen, Einkaufsrichtlinien und Maverick Buying und sichert so eine Einhaltung der verhandelten Konditionen und getroffenen Optimierungsentscheidungen.

 

Welche typischen Probleme und Stellschrauben gibt es?


Nachfolgend haben wir einige typische Anzeichen für Verbesserungsbedarf im Operativen Einkauf und mögliche Lösungsansätze beschrieben.

Trotz verhandelter Konditionen werden durch Falschabrechnung Einsparungen nicht realisiert und oft fällt dies erst am Jahresende oder manchmal nur durch Zufall auf? Gründe sind oft Nachlässigkeiten, fehlende Verantwortlichkeitszuteilung oder den prüfenden Organen unbekannte Einkaufskonditionen. Ein weiteres Anzeichen für Verbesserungsbedarf im Operativen Einkauf sind anhaltende und zu spät auffallende Qualitätsprobleme – eine Gewährleistung seitens des Lieferanten nach der vertraglich vorgesehenen Wareneingangskontrolle ist meist verfallen. Die Beispiele verdeutlichen, Fehler durch menschliches Versagen im Beschaffungsprozess sind nicht auszuschließen und normal. Um Folgen für das Unternehmen zu vermeiden, gilt es durch Prüf- und Kontrollprozesse diesen Fehlerquellen entgegenzuwirken.

Dem Operativen Einkauf kommt als abwickelndem Organ zwischen Lieferanten und Bedarfsabteilung die Aufgabe zu, den Übergang der Waren zu den vereinbarten qualitativen und kommerziellen Konditionen sicherzustellen. Hierzu gehört die Sicherstellung einer durchgeführten Wareneingangskontrolle mit angeschlossenem Reklamationsmanagement gegenüber dem Lieferanten sowie eine Rechnungsprüfung auf korrekte Abrechnung der bestellten Mengen und vereinbarten Konditionen. Diese Prozessschritte müssen im Operativen Einkauf fest implementiert und messbar gemacht sein, um Fehler durch die Kontrolle transparent zu machen und diese zu korrigieren. Wir unterstützen unsere Kunden in der Prüfung ihres Operativen Einkaufs auf Einhaltung dieser Arbeitsschritte, helfen diese zu implementieren und zu verbessern oder durch den Einsatz von geeigneter Software zu automatisieren.

Der Spagat ausreichend Bedarfe in Menge und Zeitpunkt exakt decken zu können, ohne dabei Kosten durch Haltung hoher Lagerbestände oder Mehrkosten für ad hoc Versand und Kleinstmengenbestellungen zu verursachen, ist eine der größten Herausforderungen vieler operativer Einkäufer. Bedarfsschwankungen, ungenaue Prognosen und fehlende Einbindung in die Bedarfs- und Produktionsplanung erhöhen das Risiko einen Bedarf nicht zu decken und haben Puffer oder unökonomisches Bestellverhalten zur Folge, um einen Produktionsstopp zu verhindern.

Um ein effizientes Bestands- und Bestellmengenmanagement zu etablieren, helfen wir unseren Kunden in einem ersten Schritt die Zusammenhänge transparent zu machen und Ursachen hervorzubringen. Eine häufige Ursache ist die fehlende frühzeitige Einbindung des Operativen Einkaufs in Produktionsplanung und Erstellung von Bedarfsprognosen. Weitere Gründe sind ein oftmals fehlendes Bewusstsein der Bedarfsabteilungen über die monetären Auswirkungen oder auch die unzureichende Berücksichtigung von Bedarfsschwankungen in Lieferantenverträgen. Nachdem Ursachen identifiziert sind, helfen wir durch Anpassungen in Kommunikations-, Informations- und Verantwortlichkeitsprozessen die Planbarkeit zu erhöhen sowie durch einschlägige Reports die Kosten allen Beteiligten bewusst zu machen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit entgegenwirkende Vertragskonditionen und Preismechanismen in den Lieferantenverträgen zu verankern. Hierdurch können Mengenflexibilität, kürzere Leadtimes und eine stückweite Verlagerung der Risiken dabei helfen Mehrkosten und das Risiko von Produktionsausfällen zu minimieren.


 

Ausblick und Fazit zum Operativen Einkauf


Wie sieht die Zukunft des Operativen Einkauf aus? Durch die Digitalisierung und Procurement 4.0 werden sich die Aufgaben, wie im vergangenen Jahrzehnt bereits geschehen, weiter verändern. Die Technologie wird zunehmend Einkehr finden und den Operativen Einkauf weiter unterstützen. Sie wird viele repetitive Aufgaben erleichtern können, aber nicht das zwischenmenschliche Element, welches dann eingreift, wenn es nicht wie geplant oder programmiert läuft, ersetzen können. Die zukünftige Rolle des Operativen Einkaufs wird zunehmen die des Kommunikators, Problemlösers in der täglichen Disposition und zunehmend des Bedieners schneller und präziser Beschaffungssoftware sein. 

Zusammenfassend kann man zum Operativen Einkauf sagen: Oftmals vernachlässigt und doch so wichtig.

Nur die tägliche Umsetzung der vereinbarten Beschaffungsprozesse und Verträge und Preisvereinbarungen stellen letztlich Kostenoptimierung und reibungslose Beschaffung sicher. Der Operative Einkauf ist dabei mehr als der zuverlässige Beschaffer, er ist auch Problemlöser und täglicher Ansprechpartner für Lieferanten, Fachabteilung und Supply Chain.

Einer der Gründe, warum der Operative Einkauf vielleicht aus dem Fokus gerät, sind die wenig schillernden Glanzmomente, mit denen er punkten kann. Vielmehr sichtbar wird die gute Arbeit eines Operativen Einkaufs, wenn es einmal nicht läuft. Die Folgewirkungen von Materialausfällen, Produktionsverzögerungen und falschem Bestellmanagement können immens sein.
Nochmals zusammengefasst die 3 wichtigste Eigenschaften eines guten Operativen Einkaufs sind:

  • Funktionierende Qualitäts-, Mengen- und Rechnungskontrolle
  • Überwachung & Kontrolle des Bestands- & Bestellmanagements zur Sicherstellung von Liefertreue und optimalen Bestandskosten
  • Effiziente Abwicklung und Problemlösung entlang des P2P Prozesses

OCM bietet umfassende Unterstützung bei Gestaltung und Optimierung Ihres Operativen Einkaufs und Beschaffungsprozess Optimierung entlang des P2P Prozesses an.
Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer Herausforderungen konkrete Lösungsansätze.

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