Faktensheet
KPIs
Einsparungen
16%
Adressierte Kosten
25,0m
Analysierte SKUs
3500
Mehrwert
  • Schaffung von Wettbewerb und höherer Unabhängigkeit
  • Anpassung derEinkaufsstrategie an die Unternehmenssituation
  • Optimierung von Bestellverhalten und Einkaufspreisstrategie

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Florian Dederichs

Florian Dederichs

Gründer & Partner

M.+49 160 93882573​

E.florian.dederichs@ocmconsulting.de

W.www.ocmconsulting.de​

Indirekte Kosten Turnaround
  • Vollständige Ausgaben- und Bedarfstransparenz
  • Erhöhung Kostenbewusstsein, Reduktion Maverick Buying
Transportausschreibung im Pharma-Großhandel
  • Kosten- & Risikoreduktion durch Anpassung des Preismodells
  • Eliminierung nicht wertschöpfender Substrukturen

Strategischer Einkauf von Pharma Rohstoffen


Was machte dieses Projekt so besonders?


Die Vision unseres Kunden, eines Lohnherstellers für Pharmazeutika und Nahrungsergänzungsmittel ist langfristig Markführer im B2B Bereich der Pharma- und Healthcare-Industrie zu werden und dabei seinen Kunden herausragende Qualität und Service zu einem wettbewerbsführenden Preisniveau zu bieten.

Durch den Zusammenschluss einiger regionaler Lohnhersteller und dem so gewonnenen breitem Produktspektrum, der Produktionsexpertise sowie durch Einkaufseffekte eines konsolidierten Zentral-Einkaufs wurden die Weichen für die Erreichung der ambitionierten Ziele gesetzt.

Neben der Produktionsexpertise kommt insbesondere dem Einkauf eine mitentscheidende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und somit für die Erreichung der Ziele zu. Der Rohstoffeinkauf kann bei Pharmaherstellern oftmals bis zu 50% der Gesamtkosten ausmachen. Wie bei vielen direkten Materialien gilt insbesondere im Bereich der pharmazeutischen Rohstoffe die Faustregel - je komplexer

Abbildung 1: Umfeld Pharma-Lohnhersteller
Abbildung 1: Umfeld Pharma-Lohnhersteller

die Spezifikation, die Herstellung oder die Lieferantensituation eines Materials, desto höher die Anforderungen, das Einsparpotential und der Druck auf den Einkauf und die gesamte Organisation.

Ein genauerer Blick auf die Supply Chain Situation eines Pharma-Lohnherstellers verdeutlicht die Schwere der Aufgabe des Einkaufs:

Typischerweise erhalten Lohnhersteller Aufträge für die weniger lukrativen Produkte von Unternehmen. Insbesondere in der Pharmaindustrie ist dies vor allem bei Produkten nach Patentablauf oder bei geringen Auflagemengen der Fall. Der einsetzende Wettbewerb beziehungsweise die hohen Produktionskosten im Vergleich zu patentgeschützten Produkten führen dazu, dass viele Pharma-Riesen ihre Produkte an Lohnhersteller vergeben. Diese stehen im Gewinn der Aufträge im Wettbewerb und können sich durch Produktionskosteneffizienz, Flexibilität aber auch vor allem durch Exzellenz im Einkauf auszeichnen. Dafür nehmen Lohnhersteller neben regulatorischen Restriktionen oftmals kundenseitige Vorschriften in der Lieferantennutzung und Qualifikation sowie kürzeste Planungszeiträume bei den Bedarfsmengen in Kauf.

Insbesondere im pharmazeutischen Rohstoff-Einkauf ergeben die strikten und international nicht standardisierten Regularien der Branche in Kombination mit der besonderen Position in der Supply Chain eine besonders anspruchsvolle Situation.

 

Zusätzlich beeinträchtigte die Integration der Einzelgesellschaften sowie die damit einhergehenden notwendige Änderungen in der Organisationsstruktur die Leistungsfähigkeit des Einkaufs. Der strategische Einkauf unseres Kunden wurde zu Lasten des Tagesgeschäfts, welches in der Aufrechterhaltung der Versorgung der Produktion mit den notwendigen Rohstoffen bestand, stark vernachlässigt.

 

 

Ziele und Vorgehensweise des Projekts


Über einen Zeitraum von 8 Monaten unterstützten wir unseren Kunden darin maximale Einsparungen bei verbesserter Verfügbarkeit und mindestens gleichbleibender Materialqualität zu erreichen.

Die größte Herausforderung des Projektes lag zunächst darin, gemeinsam mit unserem Kunden das Geflecht aus Restriktionen und der Vielzahl von 3500 verschiedenen Rohstoffen zu verstehen, Transparenz über alle Abhängigkeiten zu erlangen und die zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient einzusetzen. Die ambitionierten Ziele wurden maßgeblich durch 3 Hebel adressiert:

  • Einsparungen bei Bestandslieferanten über Wettbewerb
  • Einsatz und Qualifikation der besten Alternativlieferanten
  • Optimierung der Einkaufskonditionen und des Einkaufsverhaltens 

Vor diesem Hintergrund wurde das Projekt in 4 Phasen eingeteilt:

Ein alternatives Material hinsichtlich seiner Eignung zu prüfen ist sehr zeit- und ressourcenintensiv. Folglich liegt es nahe dies ausschließlich für diejenigen Materialien vorzunehmen, welche für den Aufwand mit Einsparungspotential oder sonstigen handfesten Vorteilen entschädigen. Gleiches gilt für die Schaffung von Wettbewerb gegenüber den Bestandsdienstleistern – hierfür bedarf es seriöser, vergleichbarer und vor allem besserer Angebote von Wettbewerbern.

Aus diesen Gründen wurden die Materialien zu homogenen Material-Gruppen zusammengeschlossen, welche sich in folgenden Kriterien unterscheiden:

  • Materialfamilie
  • Kostendifferenzierende Merkmale
  • Herstellungsmethoden
  • Marktzugang, Preiseinflüsse & Produzenten 

Auf Basis der konsolidierten Materialgruppenebene, sowie der erwarteten Jahresmengen und Grobspezifikation wurden weltweit Lieferanten für Angebote samt entsprechender Dokumentation angefragt. Zur effizienten Bearbeitung und Berücksichtigung der asiatischen, auf Vertrauen und Einzel-Emails gestützten Marktkultur, wurde dies in Form eines semi-automatisierten E-Mail-Prozesses ausgeführt.

Durch diesen Ansatz konnten die für eine Detailprüfung notwendigen Informationen angefragt und vor allem ein Marktpreisniveau für die meisten Rohstoffe erörtert werden.

Neben dem angefragtem Preispotential bedarf es auch einer Aufwands- und Nutzenbewertung, um die Ressourcen ergebnisoptimal einzusetzen. Daher wurden im zweiten Schritt parallel zu den Preisanfragen intern die Restriktionen und die Komplexität der potenziellen Materialwechsel und Verhandlungen erörtert. Darüber hinaus wurde die Wechselwahrscheinlichkeit und die Erwartung einer notwendigen Preisweitergabe an die patenthaltenden Pharmakonzerne bewertet.

Gemeinsam mit den Ergebnissen der Marktpreisabfrage ergab sich nun ein vollständiges Bild zur Bewertung der optimalen Vorgehensweise. Ein entwickelter Material-ROI aus erwarteten Einsparungen den dafür benötigten Ressourcen und dem Einfluss der jeweiligen Restriktionen und Eintrittswahrscheinlichkeiten bildet den Ausgangspunkt für einen konkreten Maßnahmenplan.

In der dritten Phase wurden eine Strategie und Vorgehensweise je Material zur Umsetzung erarbeitet.

Um den Hebel für die Lieferantenverhandlungen zu maximieren, wurden nachfrageseitige und angebotsseitige Hebel erarbeitet. Die Effektivsten Hebel waren die Erweiterung des Lieferantenmarktes von Lokal auf Global, die Veränderung von einer weitestgehend 1-Lieferanten auf eine 2-Lieferantenstrategie, eine Anpassung der Kontrakt-Preismodelle von fixierten Preisen auf saisonal antizipierbare Spot-Preise und eine Anpassung der Bestellmengen und Supply Chain Abläufe.

 

 

Es wurden 3 maßgebliche strategische Optionen entwickelt:

1)    Händler Ausschreibung:

Bei Rohstoffen, die es von den Mengen oder der Marktlage her nicht erlaubten, direkt mit dem Hersteller zu verhandeln oder aber Händler einen wichtigen Beitrag in der Supply Chain spielen, wurde eine Ausschreibung unter verschiedenen Händlern durchgeführt. Auf diese Weise konnten eine Neu-Qualifikation des Herstellers umgangen werden und durch das Angebot von mehreren Händlern eine Wettbewerbssituation genutzt werden.

2)    Direkt Bezug und Volumenzusagen

Viele Materialien konnten ohne Einschränkungen direkt von den Herstellern gekauft werden und durch verbesserte Abstimmung benötigter Jahresmengen und Abnahmezusagen die Planungsrisiken verringert und Produktionskapazitäten besser ausgelastet werden. Zudem wurden durch das Umgehen einiger Zwischenhändler Margen reduziert. Gemeinsam mit den Herstellern konnte die partnerschaftliche Zusammenarbeit durch verschiedene Initiativen verbessert und die Gesamtkosten der Supply Chain reduziert werden.

3)    Qualifizierung von Alternativen

Für einige Materialien, konnten deutlich günstigere Alternativangebote zu gleicher Qualität identifiziert werden. In Produktbereichen, die keiner Herstellerqualifizierung unterlagen, konnte nach umfangreichen Tests direkt auf die Alternativen zurückgegriffen und die Bestandslieferanten in einem zweiten Schritt unter Wettbewerb verhandelt werden. Bei pharmazeutischen Rohstoffen, welche durch die Zulassung Herstellergebunden waren, wurde bei ausreichend strategischer Relevanz ein Qualifizierungsprozess eingeleitet, um das Beschaffungsrisiko zu senken und eine Alternative Quelle für die Preisverhandlung zu haben

Die Bestandsdienstleister Verhandlungen wurden individuell unter Einbezug von Einkauf und allen Supply Chain Verantwortlichen vorbereitet und brachten Einsparungen von durchschnittlich 7% p.a. ein. Die Händlerausschreibung führte zu Einsparungen von 31%. Das Einsparpotential aus gesicherten Alternativquellen ergab ein Potential von durchschnittlich 48% Einsparungen. Die Neuqualifizierung der Hersteller wurde sukzessive eingeleitet und die Prozessdauer betrug zwischen 6 und 18 Monaten, um die Alternativquelle zu qualifizieren und freigeben zu lassen.



Fazit und Ausblick


Der Rohstoff Einkauf in der Pharmaindustrie ist aufgrund der vielen und weltweit unterschiedlichen Regularien sowie Veränderungen in den Produktionstechniken sehr komplex. Die Spezifikationsanforderungen der Rohstoffe sind äußerst technisch und umfangreich und die Kommunikation insbesondere mit asiatischen Produzenten gestaltet sich als eine Herausforderung.

Diese Herausforderungen bedeuten jedoch zugleich Chancen. Viele europäische Unternehmen und Hersteller der Pharmaindustrie haben aufgrund der hohen Margen und den ursprünglichen Bedenken gegenüber der Qualität aus Übersee und auch deshalb traditionell wenig Erfahrungen in der Zusammenarbeit. Unternehmen, die in der Lage sind Vorurteile abzubauen und mehr in Kommunikation und die Abstimmung mit ausländischen Unternehmen zu investieren, können immense Einsparpotentiale und zusätzliche Lieferalternativen generieren.

Gerne besprechen wir mit Ihnen die Ausrichtung, Möglichkeiten und derzeitige Situation in Ihrem Rohstoff Einkauf.
OCM ist ihr zuverlässiger, innovativer Partner für maßgeschneiderte Einkaufsstrategien sowie deren erfolgreiche Umsetzung.
Wir verbinden unsere bewährte Vorgehensweise zur Ausrichtung und Optimierung Ihrer Einkaufsorganisation mit effektiver Umsetzung von direkten und indirekten Warengruppen. Außerdem bringen wir unsere Erfahrungen im Bereich Supply Chain Management ein, um insbesondere globale Beschaffungsketten gesamtheitlich zu optimieren. Gerne stellen wir Ihnen unsere Ansätze und Module hierzu vor oder diskutieren anhand Ihrer Herausforderungen konkrete Lösungsansätze.

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Gründer & Partner

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E.florian.dederichs@ocmconsulting.de

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Module Logistik Optimierung & Supply Chain Consulting

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