Faktensheet
- Verbesserte Fähigkeiten und Prozesse der lokalen Einkaufsorganisationen durch intensives Training
- Neue PMO-Struktur, um die Aktivitäten der einzelnen Standorte besser zu überwachen und kontinuierlich zu integrieren
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Schulung und Befähigung der Einkaufsorganisation bei geografisch fragmentierten Ausgaben
Geografische Besonderheiten können die Einkaufsorganisation vor große Herausforderungen stellen.
Kundenstandorte, Ressourcenzugang, lokale Produktanforderungen - all diese und weitere Faktoren führen dazu, dass Unternehmen ihre Tätigkeiten auf verschiedene Standorte verteilen. Dies gilt insbesondere für den Einkauf, wo Grenzkontrollen und Logistikkosten die Kluft zwischen den Standorten vergrößern. Das Ergebnis: isolierte Einkaufsorganisationen, inkonsistente Ansätze und separierte Ausgaben, die unzureichend adressiert werden.
Ein globaler Anbieter von technischen Dienstleistungen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern in 70 Ländern beauftragte uns, seine globalen Kosten zu verringern. Aber wie sollten wir mit nur einem Team der Einkaufsberatung die sehr heterogenen, fragmentierten Ausgaben optimieren? Wie konnten wir effektiv arbeiten - in einem Unternehmen, das auf so viele Länder aufgeteilt war, in jedem Land ein eigenes Einkaufsmanagement betrieb und insbesondere unterschiedliche Reifegrade seiner Warengruppen vorwies?
Die Antwort lautete: Einkaufsberatung durch Schulung und Befähigung der Einkaufsorganisationen.
In diesem Artikel erläutern wir, wie wir ein strategisches Einkaufstraining mit einer neuen globalen PMO-Struktur kombinierten, um die lokalen Einkaufsorganisationen zu befähigen und dem Unternehmen zu helfen, jährliche Kosteneinsparungen in Höhe von über 3,3 Millionen Euro zu erzielen.
Eine dezentralisierte Einkaufsorganisation und global verteilte Ausgaben
Der Kunde war ein multinationales technisches Dienstleistungsunternehmen, das Inspektionen und Zertifizierungen für industrielle und technische Systeme anbietet. Das Unternehmen war weltweit tätig und in über 70 Ländern präsent.
Jeder Standort hatte seine eigene Einkaufsorganisation, die Ausgaben in Höhe von 1 bis 30 Mio. EUR tätigte. Zwischen den Abteilungen gab es keine Standardisierung der Einkaufsprozesse, nur wenig genutzte länderübergreifende Synergien und keinen Wissensaustausch. Da es kaum Schulungen gab, trafen viele lokale Einkaufsorganisationen wichtige Entscheidungen nach ihrem „Bauchgefühl“.
Erschwerend kam die globale Managementstruktur hinzu, die stark von oben nach unten ausgerichtet war. Die globalen oder regionalen Einkaufsleiter trafen sich länderspezifisch mit dem jeweiligen Einkaufsmanagement, welches entlang der Organisationsstruktur an sein Teams berichtete. Dies verschärfte die operative Trennung der Länder und verstärkte die Siloarbeit der einzelnen Einkaufsorganisationen.
Kurz gesagt, in den lokalen Einkaufsorganisationen gab es oft viel Optimierungspotential und die durchgeführten transaktionalen Einkaufsprozesse führten kaum zu Einsparungen oder operativen Verbesserungen bei unseren Kunden.
Schulung und Befähigung: Individueller Projektansatz in der Einkaufsberatung
Bei einem typischen Einkaufsberatungs-Projekt führt das Beratungsteam eine eingehende Analyse einer Warengruppe durch, entwickelt eine Einkaufsstrategie und setzt diese Strategie um, oft im Rahmen einer Ausschreibung. Bei Ausgaben in über 70 individuell agierenden Ländern, von denen jedes eine Vielzahl von Warengruppen hat, wird sofort klar, dass dieser "Standardansatz" hier nicht funktioniert.
Durch die Analyse der verfügbaren Einkaufsdaten und die Befragung der Stakeholder in den 25 größten Ländern kamen wir zum Ergebnis, dass die größten und schnellsten Optimierungen durch die Schulung der lokalen Einkaufsorganisationen erzielt werden könnten, um sie zu befähigen, selbst effektive Einkaufsprozesse durchzuführen. Darüber hinaus würde eine neue Managementstruktur dazu beitragen, die Zusammenarbeit und die Eigenverantwortung zu verbessern und die in der Vergangenheit isolierten Einkaufsprozesse zusammenzuführen.
Das Projekt war in drei Teile gegliedert:
- Verbesserung der Fähigkeiten und Prozesse der lokalen Einkaufsorganisationen durch intensives Training
- Einführung eines neuen „Project Management Office“ (PMO), um die Aktivitäten der einzelnen Standorte besser zu überwachen und kontinuierlich zu integrieren
- Umfassende Übergabe unter Berücksichtigung der Kernwerte: Implementierung, Umsetzung und Nachhaltigkeit
Mit unserem Beratungsteam, das die Schulungen vorbereitete und durchführte, konnte das Projekt innerhalb des folgenden Zeitrahmens abgeschlossen werden:
- Monate 1-2: Vorbereitung der Materialien und Inhalte
- Monate 3-6: Vor-Ort-Schulung an den Standorten
- Monate 6-12: Einführung der neuen PMO-Struktur und weitere Coaching-Unterstützung.
Ein umfassendes Schulungsprogramm zur Einkaufsoptimierung
Das Schulungsprogramm hatte zwei Hauptziele: Die Mitarbeiter mit den Fähigkeiten auszustatten, effektive Einkaufsprozesse durchzuführen, und die Verankerung fortschrittlicher Methodiken in den lokalen Einkaufsorganisationen.
Die Schulung wurde je nach Größe und Ausgaben des Landes vor Ort oder über Online-Workshops durchgeführt und dauerte zwischen 3 und 5 Tagen. Die Schulungen folgten dem siebenstufigen strategischen Einkaufsprozess und umfasste die folgenden Module:
Einbindung aller Beteiligten, Festlegung des ungefähren Zeitrahmens und Schaffung der Grundlagen für den Entscheidungsprozess.
Erstellung eines Profils für die Warengruppe anhand von Einkaufsdaten, Vertragsbedingungen und Stakeholder-Interviews.
Worauf bei der Bewertung von externen Märkten zu achten ist, einschließlich Marktstrukturen und Lieferantentypen. Detaillierte Informationen zur Strukturierung und Verwaltung einer Ausschreibung.
Wie man alle anfallenden (Neben-)Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung umfassend darstellt.
Auswahl der am besten geeigneten Warengruppen-Strategie unter Verwendung der strategischen Einkaufshebel. Dazu gehören auch die Berechnung von Einsparungszielen und die Freigabe der Strategie.
Wie man eine effektive Ausschreibung strukturiert und die Verteilung an Lieferanten durchführt.
Wie man ausgefüllte Ausschreibungen qualitativ und quantitativ auswertet und wie man diese Informationen zur Entwicklung von Verhandlungstaktiken und -materialien nutzt.
Die Grundlagen einer faktenbasierten Verhandlung und Lieferantenauswahl.
Wie man Vertragsbedingungen aushandelt und umsetzt sowie KPIs vereinbart.
Wie man neue Verträge umsetzt, die im Ausschreibungsprozess erzielten Ergebnisse aufrechterhält und die Lieferantenbewertung anhand der vereinbarten KPIs strukturiert.
Die Schulung basierte zwar auf der Theorie des Einkaufsmanagements, konzentrierte sich aber auch auf praktische Techniken. Die Teilnehmer wendeten die Schulungsinhalte innerhalb der Trainings auf ihre eigene(n) Kategorie(n) an. So konnten ebenfalls bereits warengruppenspezifische Details mit dem Beratungsteam besprochen werden.
Ein Schlüsselfaktor des Trainings war die Einbeziehung der Einkaufsleiter. So konnten die Führungskräfte miterleben, wie ihr Team neu erworbene Fähigkeiten erwarb, und gleichzeitig ihre eigenen Fähigkeiten zur Durchführung künftiger Schulungen verbessern.
Neben der Schulung führten wir detaillierte „Warengruppen Toolkits“ ein. Diese Toolkits wurden für die größeren Warengruppen erstellt, die in mehreren Ländern vorkamen (z. B. IT). Die Toolkits enthielten alle Informationen und Arbeitsunterlagen, die eine Einkaufsorganisation für die Ausschreibung und Verwaltung einer bestimmten Warengruppe benötigte.
Die Toolkits umfassten:
- Zusammenfassendes Einführungsdokument je Warengruppe
- Unterlagen zur Datenanforderung bei Lieferanten
- Ausschreibungs-Vorlagen
- Vorlagen für Verhandlungen
- Vorlagen für Empfehlungsberichte
- Vertragsvorlagen
Eine neue PMO-Struktur für das Einkaufsmanagement
Um die Struktur des globalen Einkaufsmanagements zu verbessern, führten wir ein neues Einkaufs-PMO ein, das die Interaktion zwischen den Ländern verbesserte und gleichzeitig eine wirksame Führung der Abteilungen gewährleistete.
Dazu gehörten die folgenden Meetings und Berührungspunkte:
- Ein monatliches Management-Update mit globalen und nationalen C-Level-Ressourcen (Top-Level). Dieses Treffen diente dem Austausch über die Unternehmensstrategie, der Erörterung von Schlüsselthemen und -risiken sowie der Verbesserung der Kommunikation und des Wissensaustauschs zwischen den Länderressourcen auf höchster Ebene.
- Ein zweiwöchentliches länderübergreifendes Status-Update auf C1-Ebene: Dieses Treffen sollte dazu dienen, den Einkaufsstatus jedes Landes mit dem Management zu teilen. Ziel war es auch, die Synergien zwischen den Ländern zu verbessern, indem die hochrangigen Ressourcen der verschiedenen Länder zusammengebracht wurden.
- Ein wöchentliches PMO mit Ressourcen auf C2-Ebene: Ein PMO-Gespräch auf unterer Ebene, das sich auf einzelne Einkaufsprojekte und -ziele konzentrierte.
- Die Ressourcen der C3-Ebene würden nur bei Bedarf hinzugezogen, z. B. für Schulungen oder wenn die höheren Ebenen ihre Unterstützung benötigten.
Das OCM-Team bestimmte die Agenda und legte die Ziele für die jeweiligen Meetings fest. Wir moderierten auch die ersten Sitzungen, um sicherzustellen, dass die Struktur und der Zweck vollständig verstanden und umgesetzt wurden. Die Aufnahme neuer Länder in das PMO erfolgte zeitlich gestaffelt, um eine nahtlose Übernahme des neuen Systems zu gewährleisten.
Vorteile des Schulungs- und Befähigungsprogramms im Einkauf
Das Schulungs- und Befähigungsprogramm verbesserte die Einkaufsergebnisse und förderte die Integration der einzelnen Einkaufsorganisationen bei gleichzeitiger Einsparung von Ressourcenzeit. Zu den Vorteilen gehörten:
- Höher qualifizierte Ressourcen in den lokalen Einkaufsorganisationen, mit der Fähigkeit, professionalisierte Einkaufsprozesse durchzuführen, höhere Einsparungen zu erzielen und bessere operative Ergebnisse zu erzielen.
- Eine verbesserte und standardisierte strategische Einkaufsmethodik und ein global eingebettetes Toolkit.
- Geringerer Zeitaufwand der leitenden Mitarbeiter für Schulungen.
- Insgesamt verringerter Zeitaufwand für das Einkaufsmanagement (von 650 Stunden auf 500 Stunden in einem 12-Monats-Zeitraum).
Die geschätzten finanziellen Einsparungen betrugen 3,3 Mio. EUR (6-9 %) durch verbesserte Einkaufsergebnisse. Zusätzliche direkte Personaleinsparungen in Höhe von 100 bis 200 000 EUR wurden durch organisatorische Optimierungen erzielt, wobei leitende Mitarbeiter nun für andere Initiativen zur Verfügung standen.
Abschließende Überlegungen zu Schulung und Befähigung der Einkaufsorganisation
Schulung und Befähigung im Einkauf stärken und organisieren die Einkaufsorganisation, um die besten Einkaufsergebnisse zu erzielen - insbesondere in multinationalen Unternehmen mit heterogenen, fragmentierten Ausgaben und Einkaufsorganisationen, die auf eine große Anzahl von Standorten verteilt sind.
OCM konzipierte und implementierte ein Schulungs- und Befähigungsprogramm für einen multinationalen Anbieter technischer Dienstleistungen. Im Rahmen der Initiative wurden Trainings in über 70 Ländern konzipiert und durchgeführt und ein neu strukturiertes PMO eingeführt, das eine stärkere globale Integration ermöglichte.
Als Ergebnis des Einkaufsberatungs-Projekts konnte der Kunde weltweit Kosteneinsparungen erzielen.
OCM verfügt über umfangreiche Erfahrungen bei der Durchführung von Schulungen im Einkauf und der Optimierung von Einkaufsprozessen. Wenn Sie mehr über unsere Beratungsmodule wissen möchten, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
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