Transformation als Fähigkeit den Einkauf nach vorne zu bringen

Was:

Transformation bezeichnet fundamentale Änderungen im Einkauf als Aktion oder Reaktion auf ein sich änderndes Umfeld. Ein Transformationsprogramm verfolgt eindeutig definierte Ziele, treibt und implementiert diesen Wandel der Organisation über einen gesteckten Zeitraum. Häufige Ziele von Transformationsprogrammen sind:

  • Optimierungen oder Neuausrichtungen hinsichtlich Einkaufsstrategie, Organisation und Prozessen
  • Programme zu weitreichenden Kosteneinsparungen oder Qualitätsverbesserungen
  • Digitalisierung des Einkaufs sowie die Einführung neuer Technologien.

Warum:

Bedarf und Chance für die Transformation entstehen zumeist durch Änderungen am Markt, der Unternehmensstruktur sowie durch technologische Neuerungen. Regulatorische Änderungen, die Einführung einer neuen Produktionstechnologie oder Folgen eines Preisverfalls durch die Globalisierung und Technologisierung der Welt - die Auswirkungen einen Wandel zu verpassen können erheblich sein. Hinzu kommt die immerzu steigende Geschwindigkeit mit der diese Änderungen Unternehmen treffen. Um in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig zu bleiben, ist erfolgreiche Transformation nicht nur Instrument, sondern zugleich ein zunehmend wichtiger Leistungsindikator des Einkaufs.

Wer, wo, wann:

Die Transformation im Einkauf ist nachgelagert zu den strategischen oder organisatorischen Fragestellungen des Einkaufs meist mit deren Umsetzung in der Organisation betraut. Zudem erfolgen Transformationsprojekte oft auf Grundlage vorliegender signifikanter Einsparungspotentiale über mehrere Warengruppen hinweg. Der Zeitdruck und die Expertise in der spezifischen Thematik sowie in der Durchführung eines Transformationsprojektes als solches bedürfen hierauf spezialisierte Projektmanager und -teams. Wenn sich die Rahmenbedingungen Ihres Einkaufs entscheidend ändern oder das letzte große Transformationsprojekt schon länger zurückliegt, empfiehlt es sich die Potentiale zu prüfen.


Ursachen für das scheitern von Transformation im Einkauf sowie Lösungsansätze für erfolgreichen Wandel

Fehlendes Mandat, Priorisierung und Buy-in für die Transformation

Herausforderung:

Wandel beginnt im Kopf - um den Wandel, das Ziel jedes Transformationsprogramms, herbeizuführen bedarf es die involvierten Köpfe zu erreichen, damit diese den Wandel tagtäglich leben. Typische Widerstände der meisten Transformationen im Einkauf ergeben sich aus dem notwendigen Zusatzaufwand und den Änderungen bisher gelebter Verhaltensmuster. Auch wird oft verpasst ein Bewusstsein für die unbedingte Dringlichkeit des Wandels bei jedem Einzelnen sowie in der Priorisierung des Projekts beim Management zu schaffen. Ein weiterer Hauptgrund für das Scheitern vieler Transformationsprogramme ist das Fehlen und eine nicht ausreichend oft wiederholte Kommunikation einer klaren Vision und des gemeinsamen Ziels.

Neben verpassten Projektzielen bedeutet eine gescheiterte Transformation neben der Verschwendung der involvierten Ressourcen eine zusätzliche Portion an Pessimismus gegenüber erfolgreichem Wandel in den Köpfen.

Lösungsansatz:

Zunächst bedarf es der Überzeugung und aktiven Sponsorships des Managements. Nur durch die notwendige Priorisierung des Projektes innerhalb der Organisation sowie regelmäßige Lenkungskreise zur effizienten Vermeidung von Road Blocks und einer schnellen Entscheidungsfindung lässt sich ein Transformationsprojekt erfolgreich gestalten. Bei weitreichenden Transformationsprogrammen empfehlen wir unseren Kunden einerseits rational und andererseits emotional auf allen Ebenen des Unternehmens für den Wandel zu überzeugen. Eine besonders wirksame Methode ist das Aufzeigen einer zugänglichen Vision, welche den positiven und auch den negativen Ausgangsfall der Transformation veranschaulicht. Kombiniert oder einzeln angewandt hilft eine "Burning Platform Speech" einer emotional akzeptierten Führungskraft des Unternehmens die Mitarbeiter und Partner zu erreichen. Darüber hinaus empfehlen wir eine rationale Erklärung, warum diese Richtung sich gegenüber den Alternativen behauptet und wie das Ziel über eine Roadmap zu erreichen ist.

Fehler in Projektplanung, -Steuerung und -Koordination

Herausforderung:

Häufig scheitern Transformationsprojekte daran, dass Projekte durch langsame Entscheidungsprozesse gegen Projektende oder durch Widerstände in der Organisation verzögert werden. Viel Zeit muss auch oftmals auf das Managen von kritischen Stimmen und einer oft wenig proaktiven Kooperationseinstellung verwendet werden. Zur Verbesserung der Kommunikation und Schaffung von Buy-in ist die Einführung eines Kommunikationsplans mit Werkzeugen wie einem "Weekly Newsletter" oder einer "Change Werkstatt" zudem sehr effektiv. Zu guter Letzt scheitern viele Programme daran, dass Erfolge frühzeitig verkündet werden, hierdurch Nachlässigkeiten und alte Muster wiederaufleben und der Wandel somit nicht nachhaltig aufrechterhalten werden kann.

Lösungsansatz:

Um diese Probleme zu vermeiden legen wir in Planung und Steuerung viel Wert auf die frühzeitige und regelmäßige Einbindung der Unternehmensorganisation sowie vordefinierter Abstimmungsschleifen. Denn oftmals spielt der Zeitpunkt und die Art und Weise, wie Informationen geteilt werden eine entscheidende Rolle. In der Realität sind jedoch nicht alle Skeptiker und Zweifler durch Einbindung und Kommunikation zu überzeugen. Daher ist es wichtig durch frühzeitige und regelmäßige Ergebnisse zu überzeugen oder zumindest zwischenzeitlich zu beruhigen, um so Störfeuer zu vermeiden. Das Aufweisen von regelmäßigen Erfolgen kann zudem zu einer positiven Euphorie innerhalb der Organisation führen. Um dem Zeitaufwand der Zusammenarbeit vieler Stakeholder in komplexen und großen Projekten Schuld zu tragen, bedarf es klarer Kommunikationsregeln und einer vorherigen Definition von gegenseitigen Erwartungen. Nachhaltiger Wandel stellt sich am besten durch regelmäßige Kontrolle, das Reporten und somit Erinnern an die Projekterfolge und deren Folgen über das Projekt hinaus ein.

Mangel an ausreichenden Ressourcen, Know-How und Fähigkeiten in Transformationsprojekten:

Herausforderung:

Sind die Projektressourcen mit der Arbeitslast überfordert oder genügt die Qualität der Leistung nicht den Ansprüchen? Fehlt eingebrachten Ideen der Blick für das große Ganze oder einer anderen Perspektive auf die Problemstellung? Die Ursachen für die erwähnten Probleme sind vielschichtig. Zu wenige Ressourcen und fehlende Priorisierung der Aufgaben sind zeitbedingte Einschränkungen. Diesen gegenüber stehen fehlende Fähigkeiten oder Erfahrungen in Transformationsprojekten. Ungeachtet der Ursache steht und fällt ein erfolgreiches Transformationsprojekt vor allem auch mit den verfügbaren Ressourcen, deren Fähigkeiten und Know-how.

Lösungsansatz:

Ein Ansatz ist, durch Einstellung oder Aufbau eigene spezialisierte Transformationsressourcen Unternehmensintern aufzubauen. Diese sind fachlich spezialisiert, weisen zudem eine bessere Kenntnis der unternehmensspezifischen Abläufe und Umstände auf, missen aber meist eine objektive Perspektive und die Erfahrung ähnlicher Situationen bei anderen Unternehmen. Externe Unterstützung ist neben spezialisierten Fähigkeiten geeignet Ressourcenspitzen unregelmäßigen Bedarfs an Transformationsexperten zu decken.


Ergebnisse und mehrwerte erfolgreich durchgeführter Transformationsprojekte im Einkauf

Etablierte Unternehmen, welche stets erfolgreich waren und dies heute noch sind, haben vor allem eins gemeinsam: sie sind wandlungsfähig - es gelingt sich an sich ändernde Marktbedingungen, technologische Neuerungen und unternehmensinterne Veränderungen anzupassen. Gleiches gilt für den Einkauf. Hierzu bedarf es neben der richtigen Strategie und Organisation der Fähigkeit die Transformation erfolgreich durchzuführen - sei es mit eigenem Personal oder mit Unterstützung externer Ressourcen. Transformationsprogramme verfolgen sehr unterschiedliche Ziele - der Erfolg basiert jedoch stets auf 3 Elementen:

  • Maximales Ergebnis als Resultat einer optimalen Strategie und dem richtigen Vorgehen innerhalb einer Transformation. Maßgeblich sind vor allem die Fähigkeiten der Ressourcen, welche neben fachlichen, methodisch und vor allem stark in ihren kommunikativen Fähigkeiten sein sollten
  • Effiziente Projektdurchführung als Resultat strukturierten Projektplans und Projektmanagements in Kombination mit erzeugtem Buy-In der gesamten Organisation
  • Nachhaltigkeit als entscheidender Gratmesser einer erfolgreichen Transformation. Gute und schnelle Ergebnisse sind kostspielig, wenn deren Einhaltung nicht nachhaltig in der Organisation verankert ist