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Florian Dederichs

Florian Dederichs

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Das Negotiation Powerhouse: von intensiven Preisverhandlungen bis hin zur Einkaufsoptimierung

 

Angesichts zunehmender disruptiver Innovationen und immer häufigerer Umschwünge können sich Unternehmen schnell - und manchmal unerwartet - auf einer "burning platform" wiederfinden, unter enormem finanziellen Druck und mit existenziellen Sorgen. Eine Transformation ist unumgänglich, aber der Prozess ist langwierig und die Zeit ist knapp. Besonders für den Einkauf sind die Herausforderungen akut und Maßnahmen zur Einkaufsoptimierung müssen schnell eingeleitet werden. Die Kosten müssen gesenkt werden, trotz sinkender Nachfrage nach Waren und Dienstleistungen, während gleichzeitig Personal abgebaut wird und sich das Produktportfolio verändert.

Doch es gibt eine Lösung, die in nur drei Tagen Abhilfe schaffen kann: Das Negotiation Powerhouse - ein Event intensiver Preisverhandlungen mit dem Ziel, Kosten zu senken und die Lieferantenbasis in kürzester Zeit neu zu strukturieren. Das Negotiation Powerhouse kann sowohl auf direkte als auch auf indirekte Kategorien angewandt werden und ist ein Instrument, das häufig in kritischen Situationen eingesetzt wird. Es kann jedoch ebenso als wettbewerbsfördernde Verhandlungsstrategie des SRM in ruhigerem Fahrwasser dienen.

Das Negotiation Powerhouse ist zweifellos ein wirksames Instrument zur Erzielung erheblicher Einsparungen und sofortiger Einkaufsoptimierung.

 

Phasen des Negotiation Powerhouses
3 Phasen des Negotiation Powerhouses

 

 

Vorbereitung ist der Schlüssel zu erfolgreichen Preisverhandlungen

 

Die erfolgreiche Durchführung einer solch intensiven Veranstaltung zur Einkaufsoptimierung erfordert eine gründliche und detaillierte Vorbereitung, die durch die volle Unterstützung des Managements untermauert werden muss. Die Vorbereitungsphase dauert in der Regel etwa acht Wochen, in denen jedes kleinste Detail geplant wird, von der Auswahl der teilnehmenden Lieferanten bis hin zur Sitzordnung bei den gemeinsamen Mahlzeiten. Die Grundlage des gesamten Prozesses bilden klar definierte Ziele, die mit der Geschäftsleitung abgestimmt werden. Neben den Zielen sollte auch der Umfang des Projekts im Voraus klar definiert und seine Durchführung geplant werden. Auf folgende Punkte sollte in der Planungsphase des Negotiation Powerhouses im Detail eingegangen werden:

  • Einbindung und Unterstützung der Unternehmensleitung
  • Umfang des zu vergebenden Budgets
  • Teilnehmende Lieferanten (ggf. auf der Grundlage der Ergebnisse einer Vorabausschreibung)
  • Ausgewogene Verhandlungsteams, die bestimmten Lieferanten zugewiesen werden
  • Bevollmächtigung der Teams, Preisverhandlungen zu führen und Vereinbarungen zu unterzeichnen
  • Detaillierter Prozess und umfassender Zeitplan für die Verhandlungstage
  • "ASK"- und "BID"-Schwellenwerte für jeden einzelnen Lieferanten

Die letzten Wochen der Vorbereitung werden gezielt genutzt, um die an den Preisverhandlungen beteiligten Personen intensiv zu schulen und vielfältige Verhandlungsstrategien einzuüben, wobei alle Eventualitäten und Gegenargumente der Lieferanten berücksichtigt werden müssen. Bei den Preisverhandlungen gilt es letztlich, als eine Einheit aufzutreten, in der jedes Teammitglied seine klar definierte Rolle spielt.

 

 

Effektive Durchführung des Negotiation Powerhouses

 

Zu Beginn der Veranstaltung ist es wichtig, den Lieferanten die Bedeutung der angestrebten Einkaufsoptimierung zu vermitteln und ihre Bereitschaft zu radikalen Veränderungen zu wecken. Einer der Hauptvorteile des Negotiation Powerhouses besteht darin, dass der zeitliche Rahmen aussagekräftige und wirkungsvolle Beiträge des oberen Managements ermöglicht. Eine "burning platform"-Rede des CEOs oder einer vergleichbaren Person bindet die Lieferanten in den Prozess ein und stimmt sie auf die bevorstehenden Preisverhandlungen ein.

In der Regel führt jedes Verhandlungsteam drei Runden mit bis zu drei Lieferanten durch. Am ersten Tag wird die Forderung eröffnet, am zweiten Tag formulieren die Lieferanten ihre Antworten und die Verhandlungen beginnen. Wenn in der zweiten Runde kein Ergebnis erzielt wird, dient der dritte Tag dem Abschluss der Verhandlungen und der Unterzeichnung einer Geschäftsvereinbarung. Durch die simultan geführten Preisverhandlungen entsteht eine Wettbewerbsdynamik zwischen den ausgewählten Lieferanten. Der Informationsvorsprung kann genutzt werden, und es können sofort verbindliche Vereinbarungen getroffen werden.

 

3 Runden der Verhandlungen
Die 3 Verhandlungsrunden im Negotiation Powerhouse

 

Diese drei Tage sind für die Teilnehmer zweifellos stressig, daher ist es wichtig, dass das Organisationsteam einen ständigen Überblick behält und alle Aktivitäten von einem speziell eingerichteten "War Room" aus koordiniert. Hier stehen die Organisatoren für alle logistischen Fragen rund um die Veranstaltung zur Verfügung. Auch das Führungsteam des Einkaufs und weitere Coaches stehen jederzeit zur Verfügung, um den Verhandlungsführern bei der Entwicklung neuer Argumente zu helfen und sie taktisch und inhaltlich zu unterstützen. Diese Hilfestellungen und Abstimmungen helfen, die besten Entscheidung zu treffen. Parallel werden die Ergebnisse der Preisverhandlungen in Echtzeit analysiert und bewertet, sodass die erreichten Einsparungen kontinuierlich verfolgt werden können. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das War-Room-Team als Ansprechpartner in allen organisatorischen und inhaltlichen Fragen dient und den aktuellen Stand der Verhandlungen verfolgt.

Um die nachhaltige Implementierung der Einkaufsoptimierung zu gewährleisten, gehen das Unternehmen und die ausgewählten Lieferanten nach der Veranstaltung in eine 4-8-wöchige Umsetzungsphase über. Hier werden die unterzeichneten Preisvereinbarungen in die Verträge aufgenommen, umgesetzt und überwacht. Außerdem werden Volumentransfers von einem Lieferanten zum anderen eingeleitet und die erzielten Einsparungen werden gemessen und dokumentiert. Falls erforderlich, können Gegenmaßnahmen eingeleitet werden und der Umbruch genutzt werden, um Kollaborationen anzustoßen, wie z. B. joint sourcing oder Cost-to-Design.

 

 

Unmittelbare Einsparungen und verbessertes SRM

 

Auf wirtschaftlicher Ebene zeigen sich unmittelbare Ergebnisse in Form von Preisnachlässen bei bevorzugten Lieferanten sowie einer Verlagerung zu kostengünstigeren Lieferanten. Ein weiteres häufig eintretendes Ergebnis der Verhandlungen ist eine Vorauszahlung der Lieferanten als Zugeständnis für eine Erhöhung der Auftragsvolumina.

Zusätzlich zu den wirtschaftlichen Ergebnissen werden auch die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert. Die Lieferanten werden für die aktuelle Situation des Unternehmens sensibilisiert und erkennen die Dringlichkeit der Einkaufsoptimierung. Außerdem bieten die mehrtägigen persönlichen Preisverhandlungen und die damit verbundenen Aktivitäten eine gute Gelegenheit, den Lieferantenstamm kennen zu lernen. So fällt letztlich auch das Supplier Relationship Management leichter. Ebenso profitieren involvierte Mitarbeiter durch das intensive Training der Vorbereitungsphase. Das erlangte Wissen kann auch in zukünftigen Preisverhandlungen angewendet werden und der Erfolg der Verhandlungen hilft, das Image des Einkaufs innerhalb des Unternehmens zu stärken.


 

Fazit zum Negotiation Powerhouse

 

Die fünf wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Negotiation Powerhouse sind:

  • Klar definierte Verhandlungsziele, zwischen dem Management-Team und den Verhandlungsführern abgestimmt
  • Auswahl der wichtigsten zukünftigen Lieferanten mit für Verhandlungen ausreichendem Volumen
  • Aufgabenpriorisierung in der Vorbereitungsphase – ausreichend Ressourcen und Vorlaufzeit sind der Schlüssel zum Erfolg
  • Einbeziehen aller relevanten Stakeholder innerhalb der Organisation
  • Regelmäßige Nachbereitung mit den Lieferanten, um nachhaltige Veränderungen sicherzustellen

 

Ob als Teil einer Einkaufsoptimierungs-Initiative oder als letzter Ausweg einer "burning platform", nach unserer Erfahrung bei OCM hilft ein Negotiation Powerhouse, die Weichen für eine erfolgreiche Zukunft zu stellen. Gerne erläutern wir Ihnen das Thema im Detail und besprechen mit Ihnen, wie wir Sie bei der Umsetzung Ihrer Preisverhandlungen unterstützen können.

OCM bietet umfassende Unterstützung bei der Konzeption und Umsetzung Ihres Negotiation Powerhouse. Wir kombinieren unseren bewährten Ansatz des strategischen Einkaufs und der Einkaufsoptimierung mit unserem Wissen und unserer Erfahrung in der zügigen Projektabwicklung, um Sie bei Ihren intensiven Preisverhandlungen und der Verbesserung der Lieferantenbeziehungen zu unterstützen. Gerne stellen wir Ihnen unseren Ansatz und unsere Module dazu vor oder diskutieren konkrete Lösungsansätze auf Basis Ihrer individuellen Herausforderungen.

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